Un documento contabile o ricevuta collega un'operazione alla sua prova: fattura ricevuta o emessa, scontrino o conferma di pagamento. Archiviare subito i documenti facilita le ricerche e rende comprensibili le registrazioni. Questa guida riguarda imprese e lavoratori autonomi in Germania; gli obblighi concreti dipendono dalle norme fiscali e commerciali applicabili.
In breve
- Stabilite un punto di raccolta per carta e file digitali e associate tempestivamente ogni documento all'operazione.
- Conservate di norma in digitale ciò che ricevete digitalmente. I dati strutturati di una vera fattura elettronica non sono sostituiti dalla stampa.
- I termini abituali sono dieci anni per libri e bilanci annuali, otto per documenti contabili e fatture, sei per corrispondenza commerciale. Classificate prima il documento.
- Garantite leggibilità, protezione da modifiche non rilevate, copie di sicurezza ed esportazione.
Dall'arrivo all'archivio
Definite un percorso unico per posta cartacea, allegati e-mail, fatture scaricate e foto di documenti cartacei raccolti fuori ufficio. Verificate tutte le pagine, l'emittente, l'operazione collegata e se si tratta di fattura oppure di semplice conferma del pagamento. Conservate anche fatture emesse e correzioni. L'estratto conto dimostra il pagamento ma non sostituisce automaticamente la fattura.
Usate un riferimento verificabile: data, fornitore o cliente, tipo di documento e numero dell'operazione. Cartelle per anno e tipo facilitano la ricerca; conta soprattutto il collegamento con la registrazione. Distinguete spese private e aziendali. Controllate periodicamente che ogni pagamento registrato abbia la sua prova. Non inventate una fattura mancante: chiarite l'operazione e, se consentito, create un documento interno con motivo, data e importo.
Carta, scansioni e fatture elettroniche
Alle condizioni GoBD, i documenti cartacei possono essere acquisiti come immagini, anche con una foto. Controllate integrità e leggibilità, descrivete la procedura e impedite modifiche non rilevate. La possibilità di distruggere la carta dipende anche da altre regole e dal caso. Scansionate presto gli scontrini termici che sbiadiscono e conservate l'originale finché serve.
I documenti ricevuti elettronicamente vanno in linea di principio conservati nel formato ricevuto. Un PDF o la stampa di una vera fattura elettronica non sostituisce i dati strutturati. Secondo le GoBD attuali è generalmente sufficiente conservare la parte strutturata di una fattura elettronica ai sensi della legge tedesca sull'IVA, se sono rispettati i requisiti GoBD; vanno conservate anche informazioni fiscali aggiuntive contenute altrove. Non ogni PDF inviato per e-mail è una fattura elettronica strutturata. La sola casella e-mail o una cartella modificabile non è una procedura affidabile.
Tempi di conservazione
Il § 147 AO prescrive in generale dieci anni per libri, inventari e bilanci annuali, otto per documenti contabili, sei per corrispondenza commerciale e altri atti indicati. Il § 14b UStG richiede generalmente otto anni per fatture emesse e ricevute. Il termine decorre normalmente dalla fine dell'anno di formazione del documento o di invio o ricezione della lettera. Un documento contabile del 2026 va quindi normalmente conservato fino alla fine del 2034. Una questione fiscale ancora aperta può prolungare il termine; verificate prima di eliminare.
Un sistema affidabile
Descrivete brevemente chi riceve, controlla, registra, corregge, salva ed esporta i documenti. Annotate software, diritti di accesso e modifiche alla procedura. Le correzioni devono lasciare ricostruibile l'operazione originaria. Verificate ricerca, leggibilità, backup, ripristino ed esportazione. Dopo un cambio di sistema devono restare disponibili i dati necessari a un controllo. Un servizio cloud o un consulente fiscale può aiutare, ma la responsabilità resta all'impresa.
Lista di controllo
- Definite l'ingresso di carta, e-mail e download.
- Acquisite documenti completi e leggibili, collegati all'operazione.
- Conservate originali digitali e dati strutturati delle fatture.
- Verificate tipo e termine prima di eliminare.
- Mantenete tracciabili le correzioni.
- Provate backup, ripristino, ricerca ed esportazione.
Domande frequenti
Basta la foto di uno scontrino?
Una foto leggibile può far parte di una procedura documentata. Deve essere completa e corrispondere visivamente alla carta; verificate se l'originale serve per altri motivi.
È necessario ELSTER?
No. ELSTER serve soprattutto per comunicare elettronicamente con il fisco. Conta la procedura effettiva di conservazione, non un software specifico.
Vale anche con EÜR o Kleinunternehmerregelung?
Sì, quando si applicano gli obblighi pertinenti. Il calcolo semplificato dell'utile o il regime tedesco di esenzione IVA per le piccole imprese (Kleinunternehmerregelung) non li elimina automaticamente.
Fonti ufficiali e data
Verificato il 17 settembre 2026: § 147 AO · § 14b UStG · Ministero delle Finanze: modifica GoBD del 14 luglio 2025 · FAQ sulla fattura elettronica. Informazioni generali; rivolgetevi a un professionista per il vostro caso.