Una buona routine mensile non è una piccola chiusura annuale. Allinea fatture, documenti contabili o ricevute, pagamenti e scadenze quando i dettagli sono ancora facili da chiarire. In questo modo semplifica la dichiarazione IVA periodica, l’EÜR, il passaggio al consulente fiscale e la pianificazione della liquidità.
Non ogni obbligo fiscale è mensile. La dichiarazione IVA può essere mensile, trimestrale o non richiesta periodicamente, a seconda della situazione e dei provvedimenti del Finanzamt. La routine prepara i dati, ma contano le scadenze effettive nei provvedimenti e in ELSTER.
Quattro domande a fine mese
- Tutti i servizi completati sono stati fatturati e controllati?
- Le fatture ricevute e gli altri documenti sono completi e conservati nel formato originale?
- Banca, cassa, pagamenti e fatture non pagate coincidono?
- Quali dichiarazioni, acconti e riserve vengono dopo?
Fissa un appuntamento, per esempio il primo giorno lavorativo dopo la fine del mese. Le operazioni in contanti non possono attendere: il § 146 AO impone la registrazione giornaliera di entrate e uscite di cassa.
Cosa preparare
Raccogli movimenti bancari, registri di cassa, fatture emesse e ricevute, scontrini, note di credito, storni e prove dei pagamenti aziendali. Aggiungi contratto o prova della prestazione quando spiega il movimento. Separa chiaramente le operazioni private.
Per la fattura elettronica conserva il file ricevuto. Dal 2025 un semplice PDF non è E‑Rechnung ai fini IVA tedeschi. XRechnung e le versioni ZUGFeRD ammesse contengono dati strutturati; almeno questa parte deve restare integra nel formato originale.
Passo 1: Completa le fatture emesse
Individua i servizi svolti ma non ancora fatturati ed emetti la fattura tempestivamente. Il limite di sei mesi del § 14, comma 2 UStG per determinate fatture obbligatorie è un termine massimo, non un obiettivo operativo.
Controlla nomi e indirizzi, numero fiscale o USt-IdNr., data, numero univoco, descrizione e data della prestazione, imponibile, aliquota e IVA oppure la corretta indicazione di esenzione. Per fatture fino a 250 euro il § 33 UStDV consente dati semplificati. Per il regime tedesco di esenzione IVA per le piccole imprese (Kleinunternehmerregelung) vale il § 34a UStDV e l’IVA non viene esposta separatamente.
Non sovrascrivere una fattura inviata. Crea una correzione o uno storno tracciabile che colleghi originale, modifica e nuova versione.
Passo 2: Controlla fatture ricevute e documenti
Associa ogni documento contabile o ricevuta all’operazione giusta. Verifica fornitore, data, importo, finalità aziendale, aliquota e dati necessari per detrarre l’IVA. Richiedi subito una fattura mancante o corretta. L’estratto prova il pagamento, ma non sostituisce automaticamente la fattura e il contenuto dell’acquisto.
La scansione facilita l’inserimento, ma l’originale elettronico resta elettronico. Non conservare soltanto l’immagine o il PDF visualizzato di una XRechnung: archivia il file strutturato e gli allegati rilevanti.
Passo 3: Riconcilia banca e cassa
La riconciliazione dei pagamenti collega ogni movimento aziendale a una fattura o operazione documentata. Abbina il pagamento alla fattura non pagata; registra separatamente pagamenti parziali, commissioni, rimborsi, addebiti respinti, apporti e prelievi privati. Non lasciare voci sconosciute senza un’azione successiva.
Per molti utilizzatori dell’EÜR conta la data effettiva: il ricavo appartiene di regola all’anno dell’incasso e il costo all’anno del pagamento (§ 11 EStG). Esistono eccezioni per alcuni pagamenti periodici a cavallo d’anno. Le imprese in contabilità ordinaria seguono regole diverse.
Passo 4: Controlla insoluti e liquidità
Separa fatture non pagate, scadute e contestate. Verifica scadenza, incasso effettivo e comunicazioni. Un promemoria di pagamento amichevole e un sollecito formale di pagamento (Mahnung) sono fasi diverse; documentale separatamente.
Confronta incassi attesi, spese e prossime imposte. Il ricavo nelle fatture emesse non è ancora liquidità disponibile. Pianifica su incassi realistici e segnala i crediti dubbi.
Passo 5: Inquadra IVA ed E‑Rechnung
Se presenti dichiarazioni IVA periodiche, il termine ordinario di invio e pagamento è il decimo giorno dopo il periodo (§ 18 UStG). Un Dauerfristverlängerung approvato lo sposta di un mese. Il periodo può essere mese o trimestre e il Finanzamt può esonerare dalle dichiarazioni periodiche.
Kleinunternehmerregelung non è una dichiarazione semplificata dei redditi, ma un’esenzione IVA tedesca. Dal 2025 si applica in generale se il fatturato dell’anno precedente non ha superato 25.000 euro e quello corrente non supera 100.000 euro. Il limite corrente opera durante l’anno. Queste imprese devono poter ricevere E‑Rechnung dal 1° gennaio 2025, ma sono escluse dall’obbligo di emetterla per le proprie prestazioni.
Per il B2B interno c’è una transizione: in generale si può usare un altro tipo di fattura fino a fine 2026; se il fatturato precedente dell’emittente non supera 800.000 euro, ciò continua normalmente fino a fine 2027. La ricezione è richiesta dal 2025.
Passo 6: Aggiorna scadenze e riserve
Registra solo le date applicabili. Gli acconti dell’imposta sul reddito fissati dal Finanzamt scadono normalmente il 10 marzo, 10 giugno, 10 settembre e 10 dicembre (§ 37 EStG). Gli acconti Gewerbesteuer per attività commerciali scadono normalmente il 15 febbraio, 15 maggio, 15 agosto e 15 novembre (§ 19 GewStG). Gli importi risultano dal provvedimento.
Sposta l’importo per IVA e imposte sul reddito su un conto di riserva o identificalo chiaramente. La riserva non è un calcolo fiscale, ma evita di considerare denaro fiscale come liquidità libera. Se l’utile cambia molto, valuta con il consulente fiscale l’adeguamento degli acconti.
Passo 7: Salva e consegna il mese
Annota movimenti non chiariti, documenti mancanti, controversie, dichiarazioni inviate e prove di pagamento. Verifica la completezza dell’esportazione e il reale ripristino del backup. Una cartella o un portatile non sono un backup resistente.
Per il consulente aggiungi quote private, acquisti importanti, operazioni estere, reverse charge, crediti dubbi e lacune. Motorica supporta la preparazione dei dati fiscali e la consegna ordinata, ma non offre consulenza fiscale.
Routine da 45 minuti
- 10 minuti: emetti le fatture mancanti e controlla la numerazione.
- 10 minuti: registra i documenti ricevuti e conserva gli originali.
- 10 minuti: esegui la riconciliazione dei pagamenti e segnala i dubbi.
- 5 minuti: controlla fatture non pagate e scadute.
- 5 minuti: controlla IVA, scadenze e riserve.
- 5 minuti: completa fascicolo, esportazione, backup e consegna.
Lista di controllo mensile
- Tutti i servizi svolti sono fatturati o documentati come aperti.
- Numeri, date, IVA e indicazioni speciali sono controllati.
- Fatture ricevute e documenti sono completi e associati correttamente.
- File E‑Rechnung strutturati e allegati sono nel formato originale.
- La cassa è stata registrata ogni giorno e riconciliata.
- Banca, parziali, commissioni e rimborsi sono abbinati.
- Insoluti controllati; promemoria e Mahnung restano distinti.
- Dichiarazione IVA e pagamento sono preparati se dovuti.
- Scadenze di imposta sul reddito e Gewerbesteuer sono in calendario.
- Riserve fiscali e di liquidità riflettono i dati correnti.
- Lacune e domande hanno una prossima azione.
- Fascicolo, esportazione, backup e consegna sono verificati.
Errori tipici
Registrare tutto solo a fine mese: per la cassa è tardi e i documenti sono più difficili da recuperare. Registra durante il mese e controlla alla fine.
Trattare il PDF come tutta l’E‑Rechnung: contano i dati XML strutturati. Conserva il file originale.
Confondere fattura e pagamento: una fattura emessa non è un incasso. Collega gli eventi senza identificarli.
Pianificare ogni imposta mensilmente: IVA, reddito e Gewerbesteuer hanno periodi differenti. Segui il provvedimento e ELSTER.
Usare il vecchio periodo: fatture e documenti contabili si conservano generalmente otto anni dal 2025. Libri e bilanci restano dieci anni, la corrispondenza commerciale di norma sei; una questione fiscale aperta può prolungare il termine.
Domande frequenti
Ogni quanto eseguire la routine?
Almeno ogni mese, con registrazione continua o giornaliera dove necessaria. Con molti documenti è utile un controllo settimanale.
Quanto si conservano le fatture?
Fatture ricevute ed emesse si conservano in generale otto anni ai sensi del § 14b UStG, dalla fine dell’anno di emissione. Il § 147 AO prevede per altri documenti dieci, otto o sei anni.
Basta stampare una E‑Rechnung?
No. Almeno la parte strutturata deve restare integra nel formato elettronico originale.
Ogni autonomo presenta l’IVA mensilmente?
No. Il periodo può essere mensile o trimestrale e il Finanzamt può esonerare dall’invio regolare. Restano possibili casi speciali anche con Kleinunternehmerregelung.
Cosa fare se manca un documento?
Chiedi prima fattura o copia al fornitore. Un documento interno è solo un ripiego per casi adatti e verificabili e non crea la detrazione IVA senza fattura corretta.
Posso correggere più tardi un mese chiuso?
Sì. Correggi in modo trasparente senza sostituire silenziosamente i dati iniziali. Se i dati fiscali sono già inviati, verifica se serve una rettifica.
Fonti ufficiali e data di verifica
Verificato il 23 settembre 2026.
- § 14 e § 14b UStG — fatture e conservazione
- § 14b UStG — conservazione delle fatture
- § 18 UStG — dichiarazione IVA periodica
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 e § 34a UStDV — fatture semplificate
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 e § 147 AO — registri e conservazione
- § 11 EStG — incasso e pagamento
- § 37 EStG — acconti sul reddito
- § 19 GewStG — acconti Gewerbesteuer
- Ministero federale delle finanze — FAQ E‑Rechnung, marzo 2026
- Ministero federale delle finanze — modifica GoBD del 14 luglio 2025
Questa guida generale non sostituisce la consulenza fiscale o legale individuale in Germania. Sono decisivi i tuoi provvedimenti e termini.