Le spese d'impresa sono costi causati dall'attività autonoma in Germania. Anche una piccola spesa può essere rilevante; pagarla dal conto aziendale non trasforma però un acquisto privato in un costo deducibile. Conserva per ogni operazione lo scopo professionale, l'importo e la prova del pagamento.
Che cosa è una spesa d'impresa?
Secondo il § 4 comma 4 della legge tedesca sull'imposta sul reddito (EStG), conta il legame con l'attività. Una spesa non deve essere assolutamente indispensabile, ma alcune categorie hanno limiti specifici. Il calcolo dell'eccedenza delle entrate sulle uscite (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) confronta ricavi e costi.
Registra che cosa hai acquistato, quando, da chi, per quale importo, come hai pagato e perché serviva all'attività. Collega il documento contabile o ricevuta (Beleg), la fattura (Rechnung) e la prova del pagamento. L'estratto conto spesso non descrive il bene o servizio; la sola fattura non prova sempre la data di pagamento.
Quali costi documentare?
Gli esempi non garantiscono una deduzione automatica. Contano uso effettivo, prove e limitazioni particolari.
Costi correnti e servizi
- Materiali e strumenti: cancelleria, imballaggi, materie prime e merci per i clienti. Conserva ordine e prova di consegna con la fattura.
- Locali e gestione: affitto di ufficio o magazzino, elettricità, internet, telefono, hosting, software e assicurazioni aziendali. Se c'è uso privato, separane la quota.
- Servizi esterni e personale: compensi, contabilità, consulenze professionali, salari e oneri del datore di lavoro. Conserva anche contratti e prove della prestazione.
- Promozione: sito, pubblicità, stampati, fiere e commissioni delle piattaforme. Pasti d'affari e regali seguono regole proprie.
Trasferte, viaggi e pasti d'affari
Per una trasferta annota data, destinazione, motivo, percorso e cliente o incarico. Conserva biglietti, fatture alberghiere e parcheggi. L'auto privata e quella appartenente all'impresa hanno trattamenti diversi. In un viaggio misto dividi in modo giustificabile le parti professionali e private. Il pasto personale non si deduce semplicemente per l'intero conto del ristorante.
Per l'ospitalità a motivo d'affari, il § 4 comma 5 EStG consente di norma di dedurre solo il 70% delle spese ragionevoli e documentate. Annota occasione e partecipanti e conserva la fattura del ristorante. La verifica dell'IVA a credito è separata. I regali a persone diverse dai dipendenti hanno limiti e obblighi di registrazione speciali.
Acquisti importanti e ammortamento
Un computer, una macchina o un mobile utilizzato per più di un anno non è sempre deducibile interamente nell'anno d'acquisto. Registra data, costo, quota d'uso professionale e vita utile. Il costo può essere ripartito mediante ammortamento (Absetzung für Abnutzung, AfA). Il § 6 comma 2 EStG permette, a certe condizioni, la deduzione immediata di un bene mobile utilizzabile autonomamente se il costo non supera 800 € al netto dell'IVA detraibile. L'IVA non detraibile può incidere sul costo d'acquisto.
Separa uso privato e casi particolari
Se telefono, internet o attrezzatura servono anche per scopi personali, documenta una ripartizione ragionevole: linea separata, registro d'uso o stima motivata. Non dedurre la quota privata. Studio domestico, forfait giornaliero e tragitto tra casa e sede hanno requisiti distinti. Spese di vita, imposta sul reddito e prelievi personali non sono normali costi d'impresa. Le spese prima dell'avvio dell'attività possono essere pertinenti se il collegamento con il progetto è chiaro; conserva le prove del progetto. Un documento interno può spiegare un'operazione senza fattura esterna, ma non crea automaticamente il diritto a detrarre l'IVA.
Spesa d'impresa e IVA detraibile sono verifiche diverse
Per una fattura ricevuta controlla prima lo scopo professionale ai fini dell'imposta sul reddito, poi separatamente l'eventuale detrazione dell'IVA secondo il § 15 della legge tedesca sull'IVA (UStG). Occorrono, tra l'altro, uso aziendale e fattura regolare. Nel regime tedesco di esenzione IVA per le piccole imprese (Kleinunternehmerregelung) l'IVA sugli acquisti destinati alle vendite esenti di norma non è detraibile. Il costo aziendale può comunque ridurre l'utile imponibile. L'IVA indicata nelle tue fatture ai clienti non decide se l'acquisto è una spesa d'impresa.
Esempio: Un software usato solo per lavoro costa 119 €, di cui 19 € d'IVA. Con diritto alla detrazione e fattura corretta, in linea di principio 100 € sono costo e 19 € IVA a credito. Senza diritto alla detrazione può rilevare il costo di 119 €, salvo altre regole.
In quale anno conta la spesa?
Per l'EÜR vale in genere il principio di cassa: il costo si rileva nell'anno solare del pagamento. Il § 11 EStG prevede eccezioni, per esempio per pagamenti periodici a cavallo d'anno. Ammortamento e alcuni acquisti hanno regole proprie. Registra separatamente data della fattura, periodo della prestazione e data del pagamento. La contabilità per competenza segue criteri diversi.
Quali documenti conservare e per quanto?
Tieni insieme fattura o ricevuta originale, eventuale contratto o ordine, prova del pagamento e breve nota sullo scopo professionale. Per i contanti è importante lo scontrino. Per le fatture elettroniche conserva i dati strutturati originali; la sola stampa o schermata non basta. Vedi le FAQ del Ministero federale delle finanze.
Secondo il § 147 del codice tributario tedesco (AO), i documenti contabili si conservano generalmente per otto anni, libri e registrazioni per dieci e alcuni altri documenti per sei. Il termine decorre normalmente dalla fine dell'anno in cui nasce il documento e può prolungarsi per pratiche fiscali ancora aperte. I file devono restare reperibili, leggibili e protetti da modifiche non rilevate. Osserva le regole GoBD.
Routine pratica in cinque passi
- Salva subito fattura, scontrino o e-fattura nel formato originale.
- Registra fornitore, data, importo, categoria, scopo e pagamento collegato.
- Segnala quota privata, dati mancanti, grandi acquisti e limiti.
- Confronta ogni mese documenti, banca e cassa.
- Chiarisci i dubbi con un consulente fiscale (Steuerberater) prima della dichiarazione.
Lista di controllo
- Lo scopo aziendale di ogni spesa è chiaro?
- Fattura o scontrino sono collegati al pagamento?
- La quota privata è separata e motivata?
- Le prove di viaggi e pasti d'affari sono complete?
- I grandi acquisti sono registrati per l'ammortamento?
- L'IVA è verificata separatamente dal costo?
- Gli originali digitali, soprattutto le e-fatture, sono leggibili?
- I casi incerti sono segnalati per consulenza?
Domande frequenti
Basta l'estratto conto bancario?
Prova il pagamento, ma spesso non la prestazione e il suo scopo. Conserva anche fattura, scontrino o contratto.
La spesa si perde senza detrazione IVA?
No. La mancanza del diritto alla detrazione IVA non esclude automaticamente il costo ai fini dell'imposta sul reddito.
Posso dedurre integralmente un costo a uso misto?
Di norma solo la parte aziendale giustificabile. Alcuni costi hanno regole particolari.
Conclusione
Una buona documentazione mostra scopo, pagamento e periodo fiscale di ogni spesa. Motorica.io aiuta a ordinare documenti e pagamenti; la qualificazione giuridica resta una valutazione professionale.
Questa guida illustra in generale il diritto tedesco e non sostituisce la consulenza fiscale individuale.