GoBD — разъяснения немецкого налогового ведомства о ведении и хранении электронных книг, записей и документов, а также о доступе к данным. Они касаются налогово значимых материалов и при расчёте прибыли методом EÜR, и при применении немецкого режима освобождения малых предприятий от НДС (Kleinunternehmerregelung). Конкретная программа или универсальный официальный «сертификат GoBD» не требуются.
Главное
- Регистрируйте операции полно, правильно, упорядоченно и проверяемо; каждой записи нужен доступный учётный документ или чек.
- Исправления должны сохранять исходные сведения. Незаметное удаление или перезапись недопустимы.
- Полученные в электронном виде документы, как правило, храните в полученном формате. Для электронного счёта важны структурированные данные.
- Учитывайте вид документа: обычные сроки составляют десять, восемь или шесть лет и обычно отсчитываются с конца соответствующего календарного года.
Кого касаются GoBD?
Требования охватывают налогово значимые книги, записи и документы независимо от размера бизнеса. Малой компании тоже нужен надёжный порядок для счетов, кассовых чеков, банковских данных и других материалов. Точный объём зависит от деятельности и обязанностей по учёту. Налоговый консультант может проверить процедуру, но ответственность остаётся у компании.
Фиксируйте операции вовремя
Собирайте входящие и исходящие счета, кассовые чеки и подтверждения платежей в определённых местах и связывайте их с операциями. Операции с наличными, как правило, фиксируются ежедневно. Если бухгалтерские проводки делаются лишь периодически, безналичные операции обычно необходимо предварительно записывать в первичных регистрах в течение десяти дней и защищать документы от утраты. Это не общий десятидневный срок для любой проводки. Упорядоченный архив документов в некоторых случаях помогает вести первичные записи.
Оформляйте отмены и исправления со ссылкой на исходную операцию. Свободно изменяемая папка без истории изменений рискованна в качестве единственного архива. Нужны полнота, права доступа, протоколирование и связь документа с записью.
Сохраняйте электронные оригиналы
Обычно недостаточно распечатать полученный по электронной почте счёт и удалить цифровой файл. Налогово значимые электронные документы, как правило, сохраняют в полученном формате; допустимое преобразование должно сохранять необходимые сведения. Для электронного счёта по § 14 UStG обычно достаточно структурированной части, например XML-файла. Если читаемая часть содержит дополнительные налогово значимые сведения, сохраните и их. PDF-распечатка не заменяет структурированные данные.
Бумажные документы можно сканировать по описанной процедуре. Проверьте читаемость и полноту, а также необходимость сохранить бумажный оригинал по другим правилам. Простая папка с фотографиями не является универсальным надёжным решением.
Сроки хранения
Согласно § 147 AO книги, инвентарные описи и годовая отчётность обычно хранятся десять лет. Для бухгалтерских подтверждающих документов обычно действует восемь лет; § 14b UStG также предусматривает восемь лет для полученных и выставленных счетов. Деловая переписка и некоторые другие документы часто хранятся шесть лет. Срок обычно начинается после окончания года, в котором возник документ, сделана последняя запись или получено либо отправлено письмо. Особые нормы или незавершённая налоговая проверка могут продлить срок. Перед удалением проверьте конкретный случай.
Описание процесса, резервные копии и доступ
Описание процедуры должно показывать, как документы поступают, проверяются, записываются, исправляются, хранятся, резервируются и экспортируются. Укажите программы, роли, права доступа и изменения процесса. Объём описания может соответствовать небольшому бизнесу, но фактический порядок должен быть понятен. Предусмотрите восстановление из копии и смену системы. Облачный сервис или налоговая фирма не снимают ответственности с компании.
Данные должны оставаться читаемыми и доступными весь срок хранения. При налоговой проверке ведомство вправе получить доступ к соответствующим электронным данным в рамках закона. Перед сменой программы проверьте экспорт документов, связей и необходимых данных.
Шесть практических шагов
- Определите, куда поступают бумажные документы, вложения писем и электронные счета.
- Вовремя фиксируйте операцию и присваивайте ей документ и уникальную ссылку.
- Храните электронные оригиналы и структурированные данные счетов в защищённом архиве.
- Протоколируйте исправления вместо незаметной перезаписи записей.
- Регулярно проверяйте поиск, читаемость, восстановление и экспорт.
- Запишите процедуру и обновляйте её при изменениях.
Частые вопросы
Требуется сертифицированная программа GoBD?
Нет. Общей официальной сертификации программ по GoBD нет. Важно, чтобы реальный процесс отвечал требованиям и проверялся.
Достаточно PDF или распечатки электронного счёта?
Нет, если при этом теряется структурированная часть. Сохраняйте исходные данные и дополнительные налогово значимые сведения из читаемой части.
Правила действуют при EÜR и режиме малого бизнеса?
Да, в той мере, в какой нужно вести и хранить налогово значимые записи и документы. Вид и объём обязанностей могут различаться.
Что бывает при недостатках?
Последствия зависят от случая и серьёзности ошибки. Отсутствие доказательств затрудняет проверку; существенные недостатки могут поставить учёт под сомнение и привести к оценке налоговой базы. Небольшая формальная ошибка не означает автоматического штрафа.