Продуктивная встреча с налоговым консультантом начинается с полных, упорядоченных и понятных данных. Самозанятому недостаточно переслать несколько счетов: нужны также платежи, договоры и пояснения к необычным операциям. Это руководство поможет подготовить отчетный год или период без дублей и аврального поиска документов.
Важно: список предназначен для общей ориентации предпринимателей в Германии и не заменяет индивидуальную налоговую консультацию. Заранее уточните у налогового консультанта период, метод учета, формат и перечень документов, необходимых его офису.
1. Согласуйте объем и канал передачи
До сбора файлов уточните:
- какой период требуется обработать;
- нужна ли кассовая отчетность, бухгалтерский баланс или только подготовительные материалы;
- к какому клиенту и финансовому году DATEV относятся данные;
- будут ли они передаваться через DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice, согласованный экспорт или другой защищенный канал;
- каковы срок и ответственное лицо;
- какие операции требуют отдельного пояснения.
DATEV — это не один формат файла. PDF, CSV и экспорт бухгалтерских проводок решают разные задачи. Согласованный процесс предотвращает передачу данных, которые невозможно корректно импортировать.
2. Соберите все исходящие счета
Подготовьте все выставленные счета, включая аннулированные и исправленные документы и кредит-ноты. Проверьте непрерывность нумерации и объясните каждый пропуск. Учтите продажи через платформы, интернет-магазины, платежные сервисы и операции в иностранной валюте.
По каждой операции должны быть понятны дата, клиент, сумма нетто, НДС, итоговая сумма, срок и статус оплаты. Если вы применяете немецкий режим освобождения малых предприятий от НДС (Kleinunternehmerregelung), четко это укажите и не смешивайте без пояснения документы с НДС и без него.
3. Дополните входящие документы и расходы
Каждый деловой расход должен подтверждать разборчивый и однозначно относимый учётный документ или чек. Соберите счета поставщиков, чеки, возвраты, командировочные расходы, страховки, аренду, связь, программное обеспечение, рекламу, взносы и обучение. Особенно проверьте подписки и порталы, откуда документы нужно загружать вручную.
Строка в банковской выписке подтверждает оплату, но обычно не заменяет первичный документ. Отметьте смешанные расходы, неясные назначения, иностранный НДС и покупки, которые могут относиться к основным средствам.
4. Проведите сверку платежей
Сверка платежей связывает счета и документы с фактическим движением денег. Выгрузите полные выписки по всем деловым счетам, картам, PayPal и другим платежным сервисам. Они должны включать начальные и конечные остатки, комиссии и возвраты.
Отдельно обозначьте:
- неоплаченные требования и обязательства;
- частичные и групповые платежи;
- переводы между собственными счетами;
- личные внесения и изъятия;
- возвраты и обратные списания;
- комиссии, удержанные до выплаты;
- операции с наличными;
- движения без документа.
Не удаляйте сомнительные операции. Добавьте короткую заметку, чтобы налоговый консультант мог определить правильный учет.
5. Не забудьте кассу, активы, займы и договоры
При работе с наличными передайте полный хронологический кассовый отчет. Остаток не должен становиться отрицательным, а каждое движение должно подтверждаться документом. Для компьютеров, оборудования, мебели, автомобилей и других долгосрочных покупок укажите дату, цену, деловое использование и возможную личную долю.
Приложите новые договоры лизинга, займа, аренды и финансирования с графиками погашения и процентами. Сообщите о субсидиях, компенсациях, продаже активов, переезде, прекращении деятельности или изменении организационно-правовой формы.
6. Сотрудники и вознаграждения
Если у вас есть персонал, соберите договоры и изменения, сведения о приеме и увольнении, учет времени там, где он обязателен, отсутствия, больничные, натуральные выплаты и возмещение расходов. Отделите внешних подрядчиков от работников. Чувствительные данные передавайте только через согласованный защищенный канал.
7. Правильно храните электронные счета
С 1 января 2025 года немецкие предприятия должны уметь принимать электронные счета; обязанность приема относится и к тем, кто применяет Kleinunternehmerregelung. Почтового ящика может быть технически достаточно для получения, но электронный оригинал необходимо сохранить полностью и в читаемом виде.
Структурированный счет сохраняйте в исходном формате, например XML, а не только как распечатку или снимок экрана. Для гибридных форматов храните компоненты, требуемые действующими правилами. Не конвертируйте, не перезаписывайте и не переименовывайте файл неоднозначно до архивирования.
8. Соблюдайте сроки хранения
Срок зависит от вида документа. Как правило, книги, инвентарные описи, балансы и определенные счета хранят десять лет; бухгалтерские первичные документы и счета — восемь лет; иные значимые коммерческие или налоговые документы — шесть лет. Обычно срок начинается в конце календарного года создания или получения документа. Незавершенные производства могут продлить его.
Не удаляйте файлы только на основании этого краткого обзора. Уточните у налогового консультанта категорию, начало срока и возможные приостановки.
9. Подготовьте проверяемую передачу в DATEV
Используйте единые названия, удалите дубли и разделите периоды. Простая структура может включать папки исходящие-счета, входящие-счета, банк, касса, персонал, договоры и вопросы. Добавьте перечень с количеством файлов или записей в каждой папке.
Motorica.io помогает упорядочить счета, документы и платежи, выполнить подготовку налоговых данных и подготовить экспорт DATEV. Прямая передача всех документов в DATEV находится на стадии бета-тестирования или подготовки и пока не является общедоступной. Подтвердите окончательный канал с налоговым консультантом.
10. Практический план на семь дней
За неделю подтвердите объем и доступы; выгрузите данные банков и платежных сервисов; соберите доходы; дополните расходы; сверяйте платежи; поясните исключения; затем проведите финальную проверку. Передайте один стабильный пакет. Последующие исправления обозначайте как новую версию и описывайте изменение.
Контрольный список перед встречей
- Период, срок, метод и канал согласованы
- Все исходящие счета, аннулирования и корректировки собраны
- Все входящие документы и чеки читаемы
- Выписки банков, карт и платежных сервисов полны
- Открытые, частичные и групповые платежи отмечены
- Личные внесения, изъятия и доли объяснены
- Касса проверена, отрицательных остатков нет
- Активы, займы, лизинг и договоры документированы
- Данные персонала полны и переданы безопасно
- Электронные счета сохранены в исходном формате
- Дубли удалены, исключения прокомментированы
- Офис подтвердил получение полной передачи
Частые ошибки
Типичные проблемы: опора только на банковскую выписку, отправка нескольких версий без указания актуальной, пропуск дополнительных счетов, хранение электронного счета только как PDF или изображения, смешивание личных и деловых расходов без пояснения и предположение, что загрузка папки автоматически означает правильный импорт в DATEV.
Частые вопросы
Нужна ли собственная учетная запись DATEV?
Не всегда. Это зависит от процесса офиса: он может предоставить DATEV Unternehmen online, использовать Buchungsdatenservice или согласовать другой защищенный канал.
Можно ли отправлять документы по электронной почте?
Только если офис это допускает и защита данных достаточна. Для большого объема и персональных данных предпочтителен защищенный портал.
Что делать, если документ отсутствует?
Запросите дубликат и временно отметьте операцию. Самостоятельно составленный заменяющий документ должен оставаться исключением и не гарантирует признание расхода или вычета НДС.
Нужно ли приносить бумажные оригиналы?
Это зависит от документа и процесса. Не уничтожайте оригиналы, пока не выяснены юридические требования и качество цифрового архива.
Вывод
Хорошая подготовка к DATEV — это не огромная папка, а проверяемая цепочка: операция, документ, платеж, классификация и пояснение. При полных данных, чистой сверке и согласованном канале налоговый консультант сможет анализировать, а не искать недостающие документы.
Упорядочьте документы и подготовьте налоговые данные с Motorica
Использованные официальные источники
- DATEV: цифровое взаимодействие с налоговой консультацией
- DATEV: Datenservices и Buchungsdatenservice
- BMF: вопросы об электронных счетах
- § 147 AO: хранение документов
- § 257 HGB: хранение документов
- BMF: GoBD, изменение от 14 июля 2025 года
Редакционная и фактическая проверка: 5 октября 2026 года. Нормы и индивидуальные обстоятельства могут меняться.