Учётный документ или чек подтверждает хозяйственную операцию: входящий или исходящий счёт, кассовый чек либо платёж. Если сортировать документы сразу, впоследствии их проще найти и объяснить записи. Руководство предназначено для компаний и самозанятых в Германии; состав обязательных документов зависит от применимых налоговых и торговых правил.
Кратко о главном
- Назначьте место для бумажных и цифровых документов и своевременно связывайте каждый с операцией.
- Документы, полученные в цифровом виде, как правило, храните цифровыми. Сохраняйте структурированные данные электронной фактуры; распечатка их не заменяет.
- Обычные сроки: десять лет для книг и годовой отчётности, восемь для учётных документов и счетов, шесть для деловой переписки. Сначала определите вид документа.
- Обеспечьте читаемость, защиту от незаметных правок, резервирование и возможность экспорта.
От получения до архива
Организуйте единый вход для бумажной почты, вложений электронной почты, скачанных счетов и фотографий бумажных документов из поездок. Проверьте все страницы, отправителя, связанную операцию и то, является ли документ счётом или только подтверждением оплаты. Сохраняйте также выставленные счета и исправления. Выписка банка подтверждает платёж, но не всегда заменяет счёт.
Присваивайте понятную связь: дата, поставщик или клиент, вид документа и номер операции. Папки по годам и типам облегчают поиск, однако главное — сохранить связь с записью в учёте. Разделяйте личные и деловые расходы. Регулярно проверяйте наличие подтверждения для каждого отражённого платежа. Не придумывайте отсутствующий счёт; выясните обстоятельства и, если допустимо, составьте внутренний документ с причиной, датой и суммой.
Бумага, сканы и электронные счета
При соблюдении GoBD бумажные документы можно оцифровывать как изображения, в том числе фотографировать. Проверяйте полноту и читаемость, опишите процедуру и исключите незаметные изменения. Можно ли после этого уничтожить бумагу, зависит также от иных правил и обстоятельств. Термочеки сканируйте заранее; храните оригинал, пока он нужен.
Электронно полученные документы в принципе храните в полученном формате. PDF или распечатка настоящего структурированного электронного счёта не заменяет его данные. По действующим GoBD обычно достаточно сохранить структурированную часть электронного счёта по немецкому закону о НДС, если выполнены условия GoBD; дополнительные сведения, значимые для налогов, в другой части тоже надо сохранить. Не каждый PDF в письме является таким счётом. Одного почтового ящика или изменяемой папки недостаточно для надёжной процедуры.
Сроки хранения
§ 147 AO обычно предусматривает десять лет для книг, инвентарей и годовой отчётности, восемь для учётных документов, шесть для деловых писем и иных указанных материалов. § 14b UStG в общем случае требует восемь лет для полученных и выставленных счетов. Срок обычно начинается по окончании календарного года создания документа либо получения или отправления письма. Поэтому учётный документ 2026 года обычно хранится до конца 2034 года. Незавершённое налоговое дело может продлить срок; проверьте исключения перед удалением.
Надёжный порядок
Кратко запишите, кто получает, проверяет, учитывает, исправляет, копирует и экспортирует документы. Укажите программы, права доступа и изменения порядка. Исправления должны сохранять первоначальную операцию прослеживаемой. Проверяйте поиск, читаемость, резервные копии, восстановление и экспорт. После смены системы данные, необходимые для проверки, должны оставаться доступными. Облачный провайдер или налоговый консультант помогает, но ответственность остаётся у компании.
Контрольный список
- Установите вход для бумаги, электронной почты и скачиваний.
- Сохраняйте полные читаемые документы со связью с операцией.
- Храните цифровые оригиналы и структурированные данные электронных счетов.
- Перед удалением проверяйте вид документа и срок.
- Сохраняйте историю исправлений.
- Тестируйте копирование, восстановление, поиск и экспорт.
Частые вопросы
Достаточно ли фото кассового чека?
Читаемое фото может входить в документированную процедуру. Оно должно быть полным и визуально соответствовать бумаге; проверьте, нужен ли оригинал по другим основаниям.
Нужно ли для этого использовать ELSTER?
Нет. ELSTER прежде всего служит для электронного общения с налоговыми органами. Важен реальный порядок хранения, а не конкретная программа.
Применяется ли это при EÜR или Kleinunternehmerregelung?
Да, если действуют соответствующие обязанности учёта. Упрощённое определение прибыли и немецкий режим освобождения малых предприятий от НДС (Kleinunternehmerregelung) обычно их не отменяют.
Официальные источники и дата
Проверено 17 сентября 2026 года: § 147 AO · § 14b UStG · Минфин: поправка к GoBD от 14 июля 2025 года · Вопросы об электронных счетах. Общая информация; индивидуальный случай обсудите с квалифицированным налоговым консультантом.