Добра щомісячна рутина — не мініатюрне річне закриття. Вона узгоджує рахунки, обліковий документ або чек, платежі та строки, поки деталі ще легко з’ясувати. Це спрощує авансову декларацію з ПДВ, EÜR, передачу податковому консультанту й планування ліквідності.
Не кожен податковий обов’язок є щомісячним. Декларацію з ПДВ можна подавати щомісяця, щокварталу або не подавати регулярно — залежно від вашого статусу та рішень Finanzamt. Рутина готує дані, але визначальними залишаються фактичні строки з рішень та ELSTER.
Чотири питання наприкінці місяця
- Чи виставлено та перевірено рахунки за всі виконані послуги?
- Чи всі вхідні рахунки й облікові документи повні та збережені в оригінальному форматі?
- Чи узгоджені банк, каса, платежі та неоплачені рахунки?
- Які декларації, авансові платежі й резерви наступні?
Призначте постійний час, наприклад перший робочий день після завершення місяця. Готівкові операції чекати не можуть: § 146 AO вимагає щоденного обліку надходжень і видатків каси.
Що підготувати
Зберіть банківські операції, касові записи, вихідні й вхідні рахунки, чеки, кредит-ноти, документи сторнування та підтвердження господарських платежів. Додайте договір або підтвердження виконання, якщо воно пояснює операцію. Приватні операції позначайте окремо.
Для електронного рахунку зберігайте отриманий початковий файл. З 2025 року простий PDF не є E‑Rechnung у розумінні німецького ПДВ. XRechnung і дозволені версії ZUGFeRD містять структуровані дані; щонайменше ця частина повинна лишатися неушкодженою в оригінальному форматі.
Крок 1: Завершіть вихідні рахунки
Знайдіть виконані, але ще не виставлені послуги та виставте рахунки своєчасно. Шестимісячний строк § 14 абз. 2 UStG для певних обов’язкових рахунків — крайня межа, а не робоча ціль.
Перевірте назви й адреси, податковий номер або USt-IdNr., дату, унікальний номер рахунку, опис і дату послуги, чисті суми, ставку та суму ПДВ або правильну примітку про звільнення. Для рахунків до 250 євро § 33 UStDV передбачає спрощення. Для німецького режиму звільнення малого бізнесу від ПДВ (Kleinunternehmerregelung) діє § 34a UStDV; ПДВ окремо не зазначається.
Не переписуйте надісланий рахунок. Створіть прозоре виправлення або сторно, щоб початковий документ, виправлення й нова версія залишалися пов’язаними.
Крок 2: Перевірте вхідні рахунки й документи
Кожен обліковий документ або чек прив’яжіть до правильної господарської операції. Перевірте постачальника, дату, суму, ділову мету, ставку податку й реквізити для вхідного ПДВ. Відразу попросіть відсутній або виправлений рахунок. Банківська виписка підтверджує платіж, але не завжди замінює рахунок і змістовне підтвердження витрати.
Сканування спрощує введення, проте електронний оригінал залишається електронним. Не зберігайте лише зображення або PDF-візуалізацію XRechnung; залиште структурований файл і важливі додатки.
Крок 3: Узгодьте банк і касу
Зіставлення банківських надходжень із рахунками означає пов’язати кожен рух коштів із рахунком або документованою операцією. Віднесіть платіж клієнта на неоплачений рахунок; часткові платежі, комісії, повернення, відхилені списання, приватні внески й вилучення записуйте окремо. Невідомі позиції не залишайте без наступної дії.
Для багатьох користувачів EÜR важлива фактична дата оплати: дохід зазвичай належить до року отримання, а витрата — до року сплати (§ 11 EStG). Для певних регулярних платежів на межі року є винятки. Балансовий облік застосовує інші правила періодизації.
Крок 4: Перевірте борги й ліквідність
Розділіть неоплачені, прострочені та спірні рахунки. Перевірте строк, фактичне надходження та попереднє листування. Дружнє нагадування про оплату й офіційна вимога про сплату (Mahnung) — різні етапи; документуйте їх окремо.
Порівняйте очікувані надходження з найближчими витратами та податками. Виручка у виставлених рахунках ще не є готівкою. Плануйте за реалістичними надходженнями й позначайте сумнівні борги.
Крок 5: Визначте ПДВ та E‑Rechnung
Якщо ви подаєте авансову декларацію з ПДВ, звичайний строк подання й оплати — десятий день після звітного періоду (§ 18 UStG). Схвалене Dauerfristverlängerung переносить строк на місяць. Період може бути місяцем або кварталом, а Finanzamt може звільнити від регулярних декларацій.
Kleinunternehmerregelung — не спрощена декларація з прибуткового податку, а німецьке звільнення від ПДВ. З 2025 року воно загалом діє, якщо оборот попереднього року не перевищив 25 000 євро, а поточного — 100 000 євро. Поточна межа працює протягом року. Такі підприємці мають уміти приймати E‑Rechnung з 1 січня 2025 року, але звільнені від обов’язку її виставляти за власні послуги.
Для внутрішнього B2B діє перехід: до кінця 2026 року загалом можна використовувати інший вид рахунку; якщо оборот виставника за попередній рік не перевищив 800 000 євро, це зазвичай можливо до кінця 2027 року. Готовність до приймання діє з 2025 року.
Крок 6: Оновіть податкові строки й резерви
Записуйте лише строки, що стосуються вас. Авансові платежі прибуткового податку, встановлені Finanzamt, зазвичай сплачують 10 березня, 10 червня, 10 вересня і 10 грудня (§ 37 EStG). Аванси Gewerbesteuer для комерційної діяльності — 15 лютого, 15 травня, 15 серпня і 15 листопада (§ 19 GewStG). Суми визначає рішення.
Кошти на ПДВ і податки з прибутку перемістіть на окремий резервний рахунок або чітко позначте. Резерв не є розрахунком податку, але не дає сприйняти податкові гроші як вільну ліквідність. За суттєвої зміни прибутку обговоріть коригування авансів із податковим консультантом.
Крок 7: Збережіть і передайте місяць
Занотуйте нез’ясовані операції, відсутні документи, спори, подані декларації та підтвердження платежів. Перевірте повноту експорту й реальне відновлення резервної копії. Один каталог або ноутбук не є стійкою копією.
Для консультанта додайте список приватних часток, великих придбань, закордонних операцій, reverse charge, сумнівних боргів і пропусків. Motorica підтримує підготовку податкових даних і впорядковану передачу, але не надає податкових консультацій.
Рутина за 45 хвилин
- 10 хвилин: виставити пропущені рахунки й перевірити нумерацію.
- 10 хвилин: внести вхідні рахунки й зберегти оригінали.
- 10 хвилин: виконати зіставлення платежів і позначити неясне.
- 5 хвилин: перевірити неоплачені й прострочені рахунки.
- 5 хвилин: перевірити ПДВ, строки й резерви.
- 5 хвилин: завершити файл місяця, експорт, копію і передачу.
Контрольний список
- Усі виконані послуги виставлені або записані як відкриті.
- Номери, дати послуг, ПДВ і спеціальні примітки перевірені.
- Вхідні рахунки й документи повні та правильно призначені.
- Структуровані E‑Rechnung і додатки збережені в оригінальному форматі.
- Каса записувалася щодня й узгоджена.
- Банківські рухи, часткові платежі, комісії та повернення зіставлені.
- Борги перевірені; нагадування й Mahnung розділені.
- Декларація ПДВ і платіж підготовлені, якщо вони належать до періоду.
- Строки прибуткового податку й Gewerbesteuer є в календарі.
- Податкові та ліквідні резерви відповідають поточним цифрам.
- Для пропусків і питань визначена наступна дія.
- Файл місяця, експорт, копія й передача перевірені.
Типові помилки
Усе вводити наприкінці місяця: для каси це запізно, а документи важче відновити. Обліковуйте постійно й перевіряйте щомісяця.
Вважати PDF усією E‑Rechnung: визначальними є структуровані XML-дані. Збережіть джерело.
Плутати рахунок і платіж: виставлений рахунок не означає отримання грошей. Пов’яжіть події, але не ототожнюйте.
Планувати кожен податок щомісяця: ПДВ, прибутковий і Gewerbesteuer мають різні періоди. Дотримуйтеся рішення й ELSTER.
Стара тривалість зберігання: рахунки й бухгалтерські документи з 2025 року загалом зберігають вісім років. Книги й річна звітність — десять, ділове листування — переважно шість; відкрита податкова справа може подовжити строк.
Поширені запитання
Як часто виконувати рутину?
Щонайменше щомісяця, з безперервним або щоденним обліком там, де це потрібно. За великої кількості документів корисна щотижнева перевірка.
Скільки зберігати рахунки?
Вхідні й вихідні рахунки загалом зберігають вісім років за § 14b UStG, від кінця року їх виставлення. § 147 AO встановлює для інших документів десять, вісім або шість років.
Чи достатньо роздрукувати E‑Rechnung?
Ні. Принаймні структурована частина має лишитися неушкодженою в оригінальному електронному форматі.
Чи всі самозайняті подають ПДВ щомісяця?
Ні. Період може бути місячним або квартальним, а Finanzamt може звільнити від регулярного подання. Спеціальні випадки можливі й при Kleinunternehmerregelung.
Що робити без документа?
Спочатку попросіть рахунок або копію в постачальника. Внутрішній документ — лише запасний варіант для придатних і доказових випадків і не створює права на вхідний ПДВ без належного рахунку.
Чи можна виправити закритий місяць?
Так. Виправляйте прозоро, не замінюючи мовчки початкові дані. Якщо податкові дані вже подано, перевірте потребу в уточненій декларації.
Офіційні джерела й дата перевірки
Перевірено 23 вересня 2026 року.
- § 14 і § 14b UStG — рахунки та зберігання
- § 14b UStG — зберігання рахунків
- § 18 UStG — декларація ПДВ
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 і § 34a UStDV — спрощені рахунки
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 і § 147 AO — записи та зберігання
- § 11 EStG — надходження і сплата
- § 37 EStG — аванси прибуткового податку
- § 19 GewStG — аванси Gewerbesteuer
- Федеральне міністерство фінансів — FAQ E‑Rechnung, березень 2026
- Федеральне міністерство фінансів — зміна GoBD від 14 липня 2025
Цей загальний матеріал не замінює індивідуальної податкової або правової консультації в Німеччині. Визначальними є ваші рішення та строки.