GoBD هي إرشادات الإدارة الضريبية الألمانية بشأن مسك الدفاتر والسجلات والمستندات الإلكترونية وحفظها وإتاحة الوصول إلى بياناتها. وتشمل المواد ذات الأهمية الضريبية حتى عند حساب الربح بطريقة EÜR أو استخدام نظام الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة للمنشآت الصغيرة (Kleinunternehmerregelung). ولا تفرض برنامجاً بعينه أو «شهادة GoBD» رسمية عامة للبرامج.
أهم القواعد
- سجّل المعاملات كاملة وصحيحة ومنظمة وقابلة للتتبع، واربط بكل قيد المستندات المحاسبية والإيصالات التي يمكن العثور عليها.
- وثّق التصحيحات بحيث يبقى المحتوى الأصلي معروفاً؛ الحذف أو الاستبدال الصامت غير مناسب.
- احتفظ بالمستندات المستلمة إلكترونياً في صيغتها المستلمة من حيث المبدأ. وتعد البيانات المنظمة أساسية في الفاتورة الإلكترونية.
- ميّز مدة الحفظ بحسب نوع المستند: غالباً عشر أو ثماني أو ست سنوات، تبدأ عادة بنهاية السنة التقويمية المعنية.
من تشملهم GoBD؟
تنطبق المتطلبات على الدفاتر والسجلات والمستندات المهمة ضريبياً بصرف النظر عن حجم المنشأة. وتحتاج المنشأة الصغيرة إلى إجراء موثوق للفواتير وإيصالات النقد والبيانات المصرفية وغيرها. ويتحدد النطاق الدقيق بحسب النشاط وواجبات التسجيل. يمكن لمستشار ضريبي مراجعة الإجراء، لكن المسؤولية تبقى على المنشأة.
سجّل المستندات في الوقت المناسب
اجمع الفواتير الواردة والصادرة والإيصالات النقدية وأدلة الدفع في أماكن محددة واربطها بالمعاملات. تُسجل العمليات النقدية يومياً من حيث المبدأ. وإذا لم تُرحّل القيود إلا دورياً، فيجب عموماً تسجيل العمليات غير النقدية مسبقاً في السجلات الأساسية خلال عشرة أيام مع حماية المستندات من الضياع. وهذه ليست مهلة عامة مدتها عشرة أيام لكل قيد. وقد تدعم الأرشفة المنظمة السجلات الأساسية في الحالات المناسبة.
سجّل الإلغاء والتصحيح مع الإشارة إلى المعاملة الأصلية. والمجلد القابل للتعديل بحرية بلا سجل تغييرات ينطوي على مخاطر إذا كان الأرشيف الوحيد. يلزم اكتمال البيانات، وضبط صلاحيات الوصول، وتسجيل التغييرات، وربط المستند بالقيد.
احتفظ بالأصول الرقمية والفواتير الإلكترونية
طباعة فاتورة وصلت بالبريد الإلكتروني ثم حذف الملف الرقمي لا تكفي عادة. احتفظ بالمستندات الإلكترونية المهمة ضريبياً في الصيغة التي وصلت بها، إلا إذا استوفى التحويل المسموح متطلبات الحفاظ على المعلومات. وبالنسبة إلى الفاتورة الإلكترونية وفق المادة 14 من قانون ضريبة القيمة المضافة الألماني UStG، يكفي عموماً حفظ الجزء المنظم، مثل ملف XML. وإذا احتوى الجزء المقروء على معلومات إضافية مهمة ضريبياً، فاحتفظ بها أيضاً. ولا تحل طباعة PDF محل البيانات المنظمة.
يمكن رقمنة المستندات الورقية بإجراء مسح موثق. تحقق من الوضوح والاكتمال ومن احتمال وجوب الاحتفاظ بالأصل الورقي بموجب قواعد أخرى. ومجلد صور بلا إجراء واضح ليس حلاً عاماً موثوقاً.
مدد الحفظ
بموجب المادة 147 من قانون الضرائب الألماني AO، تُحفظ الدفاتر وقوائم الجرد والقوائم السنوية عشر سنوات عموماً. وتسري ثماني سنوات عادة على مستندات القيد؛ وتلزم المادة 14b من UStG بحفظ الفواتير الواردة والصادرة ثماني سنوات كذلك. وتسري ست سنوات غالباً على المراسلات التجارية ومستندات أخرى محددة. تبدأ المدة عادة بنهاية السنة التي نشأ فيها المستند أو أُدخل فيها آخر قيد أو استُلمت أو أُرسلت فيها المراسلة. وقد تفرض قواعد خاصة أو إجراءات ضريبية أو تدقيق جارٍ مدة أطول. افحص الحالة قبل الحذف.
وصف الإجراء والنسخ الاحتياطي والوصول
اشرح كتابةً كيف تصل المستندات وكيف تُفحص وتُسجل وتُصحح وتُحفظ وتُنسخ احتياطياً وتُصدّر. اذكر التطبيقات والأدوار والصلاحيات وتغييرات الإجراء. يمكن أن يتناسب التفصيل مع حجم منشأة صغيرة، بشرط أن يوضح ما يحدث فعلاً. خطط لاستعادة النسخ الاحتياطية وتغيير النظام. ولا تنقل الخدمة السحابية أو مكتب الضرائب مسؤولية المنشأة.
يجب أن تبقى البيانات مقروءة ومتاحة طوال مدة الحفظ. وفي التدقيق الضريبي تستطيع الإدارة الوصول إلى البيانات الإلكترونية المعنية ضمن الحدود القانونية. وقبل تغيير البرنامج، تحقق من إمكان تصدير المستندات وروابطها والبيانات المطلوبة.
ست خطوات عملية
- حدد قنوات ورود الأوراق ومرفقات البريد الإلكتروني والفواتير الإلكترونية.
- سجّل كل معاملة في الوقت المناسب واربطها بمستند ومرجع فريد.
- احفظ الأصول الإلكترونية وبيانات الفاتورة المنظمة في أرشيف محمي.
- وثق التصحيحات بدلاً من الاستبدال الصامت للقيود القديمة.
- اختبر البحث والقراءة واستعادة النسخ والتصدير بانتظام.
- دوّن الإجراء وحدّثه كلما تغير.
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى برنامج GoBD معتمد؟
لا توجد شهادة رسمية عامة للبرامج بموجب GoBD. المهم أن يفي الإجراء الفعلي بالمتطلبات وأن يكون قابلاً للفحص.
هل تكفي نسخة PDF أو طباعة الفاتورة الإلكترونية؟
لا، إذا ضاع بذلك الجزء المنظم. احتفظ بالبيانات الأصلية المهمة ضريبياً وبأي معلومات إضافية ذات صلة في الجزء المقروء.
هل تنطبق القواعد عند استخدام EÜR أو نظام المنشآت الصغيرة؟
نعم، بقدر وجوب مسك السجلات والمستندات المهمة ضريبياً وحفظها. وقد يختلف نوع الالتزامات ونطاقها.
ماذا يحدث عند وجود نواقص؟
تتوقف النتائج على الحالة وخطورة النقص. غياب الأدلة يصعب التدقيق، وقد تثير العيوب الجسيمة الشك في السجلات وتؤدي إلى تقدير ضريبي. وليس لكل خطأ شكلي عقوبة تلقائية.