Les GoBD sont les principes de l’administration fiscale allemande sur la tenue et la conservation des livres, écritures et documents électroniques ainsi que l’accès aux données. Ils concernent les pièces fiscalement pertinentes même en cas de calcul du bénéfice par EÜR ou d’application du régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung). Ils n’imposent ni logiciel précis ni « certification GoBD » officielle générale.
Les règles essentielles
- Enregistrez chaque opération de façon complète, exacte, ordonnée et vérifiable ; chaque écriture doit renvoyer à une pièce comptable ou un reçu retrouvable.
- Une correction doit laisser identifiable le contenu initial. L’écrasement ou la suppression sans trace ne convient pas.
- Conservez en principe les documents reçus sous forme numérique dans leur format numérique d’origine. Pour une facture électronique, les données structurées sont essentielles.
- Appliquez la durée propre à chaque document : souvent dix, huit ou six ans, généralement à compter de la fin de l’année civile concernée.
Qui est concerné par les GoBD ?
Les exigences couvrent livres, écritures et documents pertinents pour l’impôt quelle que soit la taille de l’entreprise. Une petite structure a aussi besoin d’un circuit fiable pour factures, reçus de caisse, données bancaires et autres justificatifs. L’étendue dépend de l’activité et des obligations comptables. Un conseiller fiscal peut examiner le processus, mais l’entreprise reste responsable.
Enregistrer et relier les pièces sans tarder
Regroupez factures reçues et émises, reçus d’espèces et preuves de paiement dans des emplacements définis et reliez-les aux opérations. Les opérations en espèces doivent en principe être notées chaque jour. Si la comptabilisation ne se fait que périodiquement, les opérations sans espèces doivent généralement être d’abord inscrites dans les registres de base dans les dix jours, les pièces étant protégées contre la perte. Il ne s’agit pas d’un délai général de dix jours pour toute écriture. Un classement ordonné peut appuyer ces registres dans les cas adaptés.
Documentez annulations et corrections avec un lien vers l’opération d’origine. Un dossier librement modifiable, sans historique, est risqué comme seule archive. Exhaustivité, droits d’accès, journal des modifications et lien entre pièce et écriture sont essentiels.
Conserver les originaux numériques et les factures électroniques
Imprimer une facture reçue par courriel puis supprimer son fichier numérique ne suffit généralement pas. Conservez les documents électroniques fiscalement pertinents dans leur format reçu, sauf conversion autorisée qui préserve les informations requises. Pour une facture électronique au sens du § 14 UStG, conserver la partie structurée, par exemple le fichier XML, suffit en principe. Si la partie lisible contient d’autres informations fiscales, conservez-les aussi. Un PDF imprimé ne remplace pas les données structurées.
Les documents papier peuvent être numérisés selon une procédure documentée. Vérifiez lisibilité et intégralité et si une autre règle impose de garder l’original papier. Un simple dossier de photos n’est pas une solution générale fiable.
Délais de conservation
Selon le § 147 AO, livres, inventaires et comptes annuels se conservent en principe dix ans. Les pièces comptables sont généralement soumises à huit ans ; le § 14b UStG prévoit aussi huit ans pour les factures reçues et émises. La correspondance commerciale et certains autres documents sont souvent soumis à six ans. Le délai commence généralement à la fin de l’année où la pièce est née, la dernière écriture a été faite ou la lettre a été reçue ou envoyée. Une règle particulière ou une procédure fiscale ou un contrôle en cours peut le prolonger. Vérifiez avant de supprimer.
Documentation du processus, sauvegardes et accès
Décrivez comment les documents arrivent, sont contrôlés, enregistrés, corrigés, stockés, sauvegardés et exportés. Indiquez les applications, rôles, droits d’accès et modifications du processus. Le détail peut être proportionné à une petite entreprise, mais doit décrire la pratique réelle. Prévoyez la restauration des sauvegardes et le changement de système. Un prestataire cloud ou cabinet fiscal ne décharge pas l’entreprise de sa responsabilité.
Les données doivent rester lisibles et disponibles durant toute la conservation. Lors d’un contrôle fiscal, l’administration peut accéder aux données électroniques pertinentes dans le cadre légal. Avant de changer de logiciel, vérifiez l’export des documents, de leurs liens et des données requises.
Six étapes pratiques
- Définissez où arrivent documents papier, pièces jointes et factures électroniques.
- Enregistrez chaque opération rapidement et associez-lui une pièce et une référence unique.
- Conservez originaux numériques et données structurées des factures dans une archive protégée.
- Tracez les corrections plutôt que d’écraser silencieusement les écritures précédentes.
- Testez régulièrement recherche, lisibilité, restauration et export.
- Consignez le processus par écrit et mettez-le à jour lors des changements.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel GoBD certifié ?
Non. Il n’existe pas de certification GoBD officielle générale des logiciels. C’est la conformité vérifiable du processus réel qui compte.
Un PDF ou une impression de facture électronique suffit-il ?
Non si les données structurées sont perdues. Conservez les données fiscales d’origine et les informations pertinentes supplémentaires de la partie lisible.
Cela vaut-il pour EÜR et le régime des petites entreprises ?
Oui, dans la mesure où des registres et pièces fiscaux doivent être tenus et conservés. La nature et l’ampleur des obligations peuvent varier.
Quelles conséquences en cas de défaut ?
Elles dépendent du cas et de la gravité. L’absence de preuve complique le contrôle ; des défauts importants peuvent remettre en cause les écritures et conduire à des estimations. Une petite erreur formelle n’entraîne pas automatiquement une sanction.