Une facture impayée est contrariante, mais elle ne justifie pas des messages précipités ou menaçants. La méthode la plus sûre consiste à documenter chaque étape : vérifier d’abord ses propres dossiers, communiquer clairement, puis choisir le niveau d’escalade adapté. Ce guide concerne les créances relevant du droit allemand et ne remplace pas un conseil juridique individuel.
1. Vérifier la facture, le contrat et les paiements
Avant de contacter le client, excluez une erreur de votre côté. Vérifiez au minimum :
- la raison sociale, l’adresse de facturation et l’interlocuteur ;
- la prestation, sa date, le numéro de facture et le montant ;
- les conditions de paiement prévues dans le contrat, la commande ou le devis accepté ;
- la preuve que la facture est parvenue au client ;
- un avoir, un paiement partiel ou une réclamation ;
- un paiement reçu avec une référence différente.
Le texte de la facture n’est pas le seul élément déterminant. Vérifiez si une date ou un délai a réellement été convenu ou résulte des circonstances. Une échéance indiquée pour la première fois sur la facture ne doit pas être automatiquement considérée comme un accord contractuel. À défaut de règle particulière, la prestation est en principe immédiatement exigible selon le § 271 BGB. La réception des travaux, les défauts ou les demandes reconventionnelles peuvent aussi compter.
2. Envoyer une relance cordiale
Peu après l’échéance applicable, une relance factuelle est souvent la meilleure première étape. Une facture peut avoir été oubliée, envoyée au mauvais service ou bloquée dans une validation. Mentionnez la facture, le montant restant et une nouvelle date précise.
Exemple de relance
Bonjour Madame/Monsieur …, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n° 2026-123 du 1er septembre 2026. Le montant restant dû est de … euros. Merci de vérifier la facture et d’effectuer le virement avant le 24 septembre 2026. Si vous avez déjà payé ou si vous avez une question sur la prestation, un bref message suffit. Merci.
Utilisez un canal dont vous pouvez conserver la preuve, ainsi que la date d’envoi et la réponse. En droit allemand, aucune mention particulière n’est imposée comme titre de la mise en demeure ; la demande de paiement exigible doit surtout être sans ambiguïté.
3. Déterminer le début du retard
Le retard est important, car les intérêts moratoires et d’autres dommages peuvent en dépendre. Selon le § 286 BGB, le débiteur est en principe en retard après une mise en demeure envoyée une fois la créance exigible. Il n’y a pas de retard tant que le non-paiement résulte d’une circonstance dont le débiteur n’est pas responsable.
La mise en demeure peut être inutile si le contrat fixe, par exemple, une date calendaire précise. Pour une créance de paiement, le retard survient au plus tard 30 jours après l’exigibilité et la réception de la facture. Face à un consommateur, cette règle ne s’applique que si la facture signale expressément cette conséquence. Une règle complémentaire existe pour les entreprises lorsque la réception de la facture est incertaine.
Ne comptez pas trop vite sur une exception. Documentez l’exigibilité et la réception, puis envoyez une demande claire. Le dossier sera aussi compréhensible pour un avocat ou un tribunal.
4. Rédiger une mise en demeure claire
Si la relance reste sans effet, le message suivant doit être sans ambiguïté. Le droit allemand n’impose pas une succession de première, deuxième et troisième relances. L’exigibilité, la réception, la mise en demeure et le retard sont notamment déterminants.
Indiquez :
- le numéro et la date de facture ;
- le solde et les paiements partiels comptabilisés ;
- l’échéance applicable ;
- une nouvelle date de paiement précise ;
- les coordonnées bancaires et la référence ;
- un contact pour les contestations de fond ;
- la prochaine étape envisagée.
Exemple de mise en demeure
Bonjour Madame/Monsieur …, malgré notre relance du …, la facture n° 2026-123 reste impayée. Merci de virer le solde de … euros sur le compte ci-dessous au plus tard le 1er octobre 2026. Si vous contestez tout ou partie de la créance, indiquez-nous le motif précis dans ce délai. Sans paiement, nous examinerons les mesures de recouvrement suivantes.
Restez-en aux faits vérifiables. Des frais inventés, une pression publique ou des menaces générales peuvent créer de nouveaux risques juridiques.
5. Vérifier les intérêts et l’indemnité de 40 euros
En cas de retard, le § 288 BGB régit les intérêts légaux. Le taux normal est de cinq points au-dessus du taux de base. Pour les créances de paiement issues d’opérations auxquelles aucun consommateur ne participe, il est de neuf points au-dessus du taux de base.
Le taux de base est redéfini les 1er janvier et 1er juillet. Utilisez pour chaque période le taux publié par la Deutsche Bundesbank, et non une valeur enregistrée une fois pour toutes.
Pour une créance de paiement contre un débiteur non consommateur, le § 288 BGB prévoit aussi une indemnité forfaitaire de 40 euros. Elle ne doit pas être ajoutée automatiquement face à un consommateur privé. Les autres frais de recouvrement ne sont remboursables que si les conditions légales sont réunies, et l’indemnité s’impute sur le remboursement dû de ces frais. Faites vérifier le calcul en cas de doute.
6. Traiter d’abord les objections du client
Si le client conteste la facture, la transmettre automatiquement à une société de recouvrement est rarement la bonne première étape. Clarifiez :
- quel poste est contesté ;
- si une réception ou une preuve de prestation manque ;
- si seule une partie du montant est contestée ;
- si une correction de la prestation a été convenue ;
- si la partie non contestée peut être payée immédiatement.
Confirmez les appels par écrit et fixez un délai pour les documents ou la réponse. Une correction ou un avoir justifié vaut mieux qu’une escalade inutile. En cas de vrai litige sur le contrat, les défauts ou une créance opposée, l’avis d’un avocat est généralement plus adapté qu’une procédure standard d’injonction de payer.
7. Convenez les échéances par écrit
Si le client veut payer mais ne le peut que temporairement, un échéancier peut être économiquement utile. Consignez la créance totale, le montant et la date des versements, le moyen de paiement, le traitement des intérêts et frais ainsi que les conséquences d’un impayé. Affectez chaque versement à la créance concernée.
Évaluez le délai et le risque de perte. Pour un montant élevé, des doutes sur la solvabilité ou des effets incertains sur la reconnaissance et la prescription, faites vérifier l’accord.
8. Choisir recouvrement, avocat ou injonction de payer
Lorsque la créance est exigible, documentée et non sérieusement contestée, trois voies sont possibles :
Société de recouvrement : utile pour déléguer la communication et le recouvrement. Vérifiez le prestataire, ses frais et son inscription au registre officiel des services juridiques.
Avocat : indiqué pour un montant élevé, des objections juridiques, des preuves incertaines, une prescription imminente ou d’autres demandes.
Procédure allemande d’injonction de payer (gerichtliches Mahnverfahren) : procédure simplifiée pour les créances monétaires. La demande peut être préparée sur le portail officiel des Mahngerichte. Lors de l’émission, le tribunal ne vérifie pas entièrement le bien-fondé de la créance. Si le débiteur forme opposition, une procédure contentieuse peut suivre. Sans opposition, le créancier peut demander un titre exécutoire.
Surveillez la prescription. Le délai de droit commun est de trois ans selon le § 195 BGB et commence en principe à la fin de l’année concernée sous les conditions du § 199 BGB. Une relance ou mise en demeure ordinaire ne suspend pas automatiquement la prescription. La signification d’une injonction peut la suspendre selon le § 204 BGB. Consultez rapidement en cas d’urgence.
9. Préparer le dossier de recouvrement
Conservez :
- contrat, commande ou devis accepté ;
- preuves de prestation, livraison et réception ;
- facture et preuve de réception ;
- relevés bancaires et paiements partiels ;
- relances et mises en demeure avec dates d’envoi ;
- e-mails, notes d’appels et réclamations ;
- calcul compréhensible des intérêts et frais.
Un logiciel de bureau peut réunir délais, créances et documents. Il ne remplace ni la vérification de la créance ni le conseil juridique.
10. Liste de contrôle
- Vérifier paiement, contrat, facture et exigibilité.
- Envoyer et documenter une relance avec une date précise.
- En l’absence de paiement, adresser une demande sans ambiguïté.
- Vérifier correctement retard, intérêts et éventuelle indemnité.
- Séparer les objections des montants partiels non contestés.
- Convenir les échéances clairement et par écrit.
- Vérifier la prescription ; les relances ne la suspendent pas automatiquement.
- Choisir recouvrement, avocat ou procédure judiciaire selon la créance.
Sources et avertissement juridique
Sources vérifiées : § 271 BGB — date de la prestation, § 286 BGB — retard, § 288 BGB — intérêts moratoires, §§ 195 et 199 BGB — prescription et § 204 BGB — suspension par action en justice. Voir aussi la Deutsche Bundesbank, les Mahngerichte et le registre des services juridiques.
Vérifié le 14 septembre 2026. Cet article fournit des informations générales pour l’activité professionnelle, pas un conseil juridique. Demandez un avis professionnel pour les créances contestées, élevées ou proches de la prescription.