Depuis le 1er janvier 2025, de nouvelles règles s’appliquent aux factures électroniques en Allemagne. Il faut distinguer réception et émission : les entreprises doivent déjà pouvoir recevoir des factures électroniques, tandis que des périodes transitoires subsistent pour leur émission. Ce guide présente la situation au 14 septembre 2026 et distingue une petite entreprise du statut fiscal allemand de « Kleinunternehmer » au sens du § 19 UStG.
1. Quelles factures sont concernées ?
L’obligation allemande de facturation électronique en matière de TVA s’applique en principe aux prestations entre entreprises lorsque le fournisseur et le client sont tous deux établis en Allemagne et qu’une obligation fiscale d’émettre une facture existe. Elle concerne donc surtout les opérations B2B nationales.
Les factures adressées aux consommateurs privés ne relèvent pas de cette obligation B2B. Si l’une des parties n’est pas établie en Allemagne, l’obligation nationale ne s’applique pas automatiquement. Des règles B2G distinctes peuvent concerner les acheteurs publics.
La taille de l’entreprise ne suffit pas à trancher. Une petite société peut être concernée, tandis qu’un Kleinunternehmer au sens fiscal allemand précis peut bénéficier d’une exception pour l’émission.
2. Quels délais s’appliquent en 2026, 2027 et 2028 ?
Le calendrier du § 27 alinéa 38 UStG est le suivant :
- Depuis le 1er janvier 2025 : tous les entrepreneurs établis en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, y compris les Kleinunternehmer.
- Jusqu’au 31 décembre 2026 : tout émetteur peut encore utiliser une facture papier pour les opérations B2B nationales. Un simple PDF ou autre format électronique non structuré reste possible avec l’accord du destinataire.
- Pendant 2027 : la transition continue pour les émetteurs dont le chiffre d’affaires total de l’année civile précédente ne dépassait pas 800 000 euros. Pour les autres émetteurs concernés, la facture électronique devient en principe obligatoire.
- À partir du 1er janvier 2028 : les factures B2B nationales concernées doivent généralement être émises sous forme électronique. Les exceptions légales subsistent.
Le seuil de 800 000 euros reporte uniquement le début de l’obligation d’émission en 2027. Il ne supprime pas l’obligation de réception en 2025 ou 2026.
3. Quelles exceptions comptent pour une petite entreprise ?
Toutes les factures ne doivent pas être électroniques. Une autre forme reste notamment possible pour :
- les prestations aux consommateurs privés,
- les factures de faible montant jusqu’à 250 euros TTC,
- les titres de transport valant facture,
- de nombreuses opérations exonérées selon le § 4 numéros 8 à 29 UStG,
- les prestations réalisées par un Kleinunternehmer selon le § 19 UStG.
L’exception du Kleinunternehmer pour l’émission figure au § 34a UStDV. Il doit néanmoins pouvoir recevoir des factures électroniques depuis 2025. S’il passe au régime normal de TVA, l’obligation d’émission peut aussi s’appliquer.
4. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon le § 14 UStG, une facture électronique utilise un format structuré permettant le traitement électronique. Depuis 2025, un PDF ordinaire, un scan ou une photo constitue seulement une « autre facture », et non une facture électronique au sens légal.
Formats couramment admis :
- XRechnung : fichier XML structuré sans image PDF intégrée,
- ZUGFeRD : PDF lisible intégrant des données XML ; les profils appropriés à partir de la version 2.0.1 satisfont aux exigences, sauf MINIMUM et BASIC-WL,
- autres formats convenus si les données de TVA obligatoires peuvent être extraites correctement et intégralement.
La validation technique n’est pas toujours une condition de reconnaissance fiscale, mais elle aide à repérer les erreurs avant l’envoi.
5. Organiser dès maintenant une réception fiable
Une boîte e-mail suffit en principe pour assurer la capacité légale de réception. En pratique :
- Définissez une adresse permanente telle que
rechnung@unternehmen.de. - Informez les fournisseurs et surveillez les dossiers spam et quarantaine.
- Désignez la personne qui contrôle, approuve et comptabilise les fichiers XML.
- Testez XRechnung et ZUGFeRD avec un visualiseur ; l’administration fiscale propose le visualiseur ELSTER.
- Conservez le fichier original reçu et reliez-le à la commande, à l’approbation et au paiement.
La loi B2B n’impose pas un canal unique. E-mail, interface, portail ou autre voie convenue sont possibles. Il n’existe pas d’obligation générale d’obtenir un accusé de réception formel pour chaque facture électronique.
6. Préparer l’émission et les données de référence
Même si votre entreprise utilise encore la transition en 2026, effectuez un test. Vérifiez que le logiciel crée XRechnung ou un profil ZUGFeRD adapté et que toutes les mentions obligatoires figurent dans la partie structurée. Selon le cas : noms et adresses, numéro fiscal ou TVA, date, numéro unique, nature et date de la prestation, montants hors taxe, taux et montant de TVA ou mention d’exonération.
Enregistrez aussi les canaux préférés de vos clients professionnels. La Leitweg-ID n’est généralement pas nécessaire dans le B2B ordinaire ; elle concerne surtout les autorités. Testez les échanges avec les clients importants avant l’échéance.
7. Conserver les factures pendant huit ans
Les factures doivent être conservées huit ans selon le § 14b UStG. Le délai commence à la fin de l’année civile au cours de laquelle la facture a été émise.
Au minimum, la partie structurée doit rester intacte dans sa forme d’origine. Une XRechnung ne peut donc pas être conservée uniquement comme vue écran ou PDF imprimé. Pour ZUGFeRD, les données structurées intégrées sont déterminantes ; si le XML diffère de la partie visuelle, la partie structurée prévaut généralement. Accès, modifications et traitements doivent rester traçables.
8. Vérifier séparément le secteur public et l’international
L’obligation TVA B2B ne remplace pas les règles applicables au secteur public. Les administrations fédérales, régionales ou municipales peuvent exiger un portail, une Leitweg-ID, des seuils et des règles locales. Consultez les documents du marché et E-Rechnung Bund.
N’appliquez pas automatiquement la règle nationale aux opérations transfrontalières. D’autres règles de TVA, mentions particulières et exigences étrangères peuvent intervenir. Vérifiez ces cas séparément, avec un conseil fiscal si nécessaire.
9. Un plan pratique sur 30 jours
- Semaine 1 : déterminer le régime normal ou Kleinunternehmer, les opérations B2B et l’échéance applicable.
- Semaine 2 : configurer la boîte de réception, les responsabilités, le visualiseur et la conservation inchangée des originaux.
- Semaine 3 : corriger les données de l’entreprise et des clients, puis générer un test XRechnung et ZUGFeRD.
- Semaine 4 : valider les fichiers, coordonner avec la comptabilité ou le conseil fiscal et tester avec un fournisseur et un client.
Documentez brièvement la réception, le contrôle, la correction, l’approbation, le paiement et l’archivage pour que le processus ne dépende pas d’une seule personne.
10. Éviter les erreurs fréquentes
- « Nous sommes petits, cela ne nous concerne pas. » Petite entreprise et Kleinunternehmer selon le § 19 UStG ne sont pas synonymes.
- « Notre PDF est déjà une facture électronique. » Sans données structurées lisibles par machine, ce n’en est pas une.
- « Nous pouvons attendre 2028. » La réception est obligatoire depuis 2025 ; l’émission peut le devenir en 2027 pour les émetteurs plus importants.
- « Le PDF visible suffit pour l’archive. » La partie structurée originale doit être conservée.
- « XRechnung est réservée aux autorités. » Elle peut aussi être utilisée en B2B ; le B2G ajoute des exigences.
- « Le logiciel rend automatiquement chaque facture correcte. » Le contrôle de format ne remplace pas des données commerciales, fiscales et de prestation exactes.
Motorica prend en charge la création de XRechnung et ZUGFeRD ainsi que l’organisation des données et de l’archivage. La qualification de l’opération concrète reste la responsabilité de l’entreprise et, le cas échéant, de son conseil fiscal.
Sources et avertissement professionnel
Sources principales : FAQ du ministère fédéral des Finances, mars 2026, lettre du BMF du 15 octobre 2025, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG et § 34a UStDV.
Mise à jour : 14.09.2026. Cet article fournit des informations générales sur les règles allemandes et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Vérifiez votre cas et les évolutions ultérieures avec un professionnel qualifié ou l’autorité compétente.