Une facture adressée à une administration allemande n’est pas un simple PDF envoyé à n’importe quelle adresse. De nombreux marchés exigent une XRechnung, c’est-à-dire un XML structuré et exploitable automatiquement. L’identifiant Leitweg-ID, le canal imposé et la validation sont tout aussi importants.
Ce guide présente les règles B2G allemandes. Il ne remplace ni le contrat ni un conseil juridique ou fiscal individuel.
L’essentiel
- XRechnung est un XML conforme à EN 16931 et aux règles allemandes ; un PDF ordinaire n’est pas une XRechnung.
- En septembre 2026, XRechnung 3.0 s’applique, avec la spécification 3.0.2 et le Bundle KoSIT 3.0.2 du 31 août 2026. La version 4.0 n’est qu’une préversion.
- Pour les fournisseurs fédéraux, l’obligation s’applique en principe depuis le 27 novembre 2020. L’ERechV prévoit des exceptions, notamment certains marchés directs jusqu’à 1 000 euros, mais le contrat peut néanmoins exiger l’e-facture.
- Länder et communes peuvent avoir d’autres portails et règles. Les documents du destinataire font foi.
- Les transitions B2B depuis 2025 n’annulent pas les exigences B2G.
Toute administration exige-t-elle XRechnung ?
Non. OZG-RE est le point d’entrée central de l’administration fédérale directe. Länder, communes, universités et entreprises publiques peuvent employer d’autres portails, formats et exceptions. La synthèse KoSIT est utile, mais la commande et le contrat sont contraignants.
Le § 3 ERechV vise par exemple certains marchés directs jusqu’à 1 000 euros, les factures classifiées et certaines acquisitions étrangères. Ce n’est pas une autorisation générale d’envoyer un PDF.
Données à demander avant la facture
- dénomination complète et adresse de facturation,
- Leitweg-ID ou Buyer Reference,
- numéro fournisseur et numéro de commande, s’ils existent,
- références du contrat, du projet et de la commande,
- portail et canal exact,
- adresses électroniques exigées du vendeur et de l’acheteur,
- période de prestation, conditions de paiement, compte bancaire et règles des pièces jointes.
Recopiez les références sans modification : un seul caractère erroné peut bloquer le routage.
Bien saisir le Leitweg-ID
Le Leitweg-ID achemine la facture vers l’unité compétente. Dans une facture fédérale, il va dans BT-10 « Buyer reference ». L’administration le communique ; le fournisseur n’en demande pas pour lui-même. Une administration peut posséder plusieurs identifiants.
Leitweg-ID, numéro de commande et numéro fournisseur sont des champs distincts. Une mention uniquement dans le texte ou un PDF est souvent insuffisante.
Contenu obligatoire
Le XML doit contenir sous forme structurée vendeur et acheteur avec leurs adresses, date et numéro unique, nature et quantité de la prestation, date/période, montants nets, catégories et taux de TVA, TVA, total et mentions nécessaires d’exonération ou d’autoliquidation.
Pour le niveau fédéral, le § 5 ERechV impose aussi Leitweg-ID, coordonnées bancaires, conditions de paiement et contact électronique de l’émetteur. Les numéros fournisseur et commande sont ajoutés s’ils ont été communiqués. XRechnung 3.0 exige aussi les adresses électroniques des parties. Les données obligatoires ne peuvent rester uniquement dans une annexe.
XRechnung, ZUGFeRD et PDF
XRechnung est un XML UBL ou UN/CEFACT CII. Une visualisation lisible aide au contrôle mais n’est pas la XRechnung. ZUGFeRD combine généralement PDF/A-3 et XML ; une administration n’est pas obligée de l’accepter même s’il est fiscalement valable. Un PDF simple n’est pas une e-facture structurée.
Création dans Motorica
- Créez l’administration comme client et complétez le destinataire.
- Reprenez Leitweg-ID, numéros de commande et fournisseur.
- Saisissez lignes, période, taxe, conditions de paiement et compte.
- Contrôlez l’aperçu lisible.
- Avec Facture électronique, exportez la XRechnung en CII XML ; utilisez ZUGFeRD seulement s’il est accepté.
- Validez puis transmettez par le canal indiqué.
- Conservez XML, accusé, statut et éventuel rejet.
Toutes les langues montrent le même cadre Backoffice contrôlé, avec titre et commandes entièrement visibles.
Canal, validation et annexes
Envoyer le XML à une adresse générique ne suffit pas. OZG-RE propose saisie web, upload, Peppol et son propre canal e-mail avec l’adresse et les règles de la plateforme ; les annexes peuvent devoir être intégrées. D’autres autorités utilisent d’autres portails. N’envoyez pas de test en production.
La validation contrôle schéma XML, EN 16931, règles XRechnung et listes de codes avec le Bundle en vigueur. « Valid » ne confirme ni la prestation, ni la TVA, ni le compte : comparez commande, preuve, réception et montants. Une annexe ne remplace pas les données structurées.
Envoi et conservation
Conservez le XML transmis sans modification avec heure, canal, ID de transaction et statut. L’acceptation technique n’est ni validation du fond ni promesse de paiement. Après un rejet, corrigez les données source et générez un nouveau fichier.
Pour la TVA allemande, les factures sont en principe conservées huit ans à compter de la fin de l’année d’émission ; d’autres règles peuvent imposer plus. Une impression XML ou le seul PDF ne remplace pas l’original électronique.
Erreurs fréquentes
- appeler un PDF « XRechnung »,
- utiliser une ancienne version ou le mauvais portail,
- confondre Leitweg-ID, commande et fournisseur,
- placer l’identifiant seulement dans le texte/annexe,
- omettre une adresse électronique,
- réserver les données obligatoires au PDF,
- créer des totaux incohérents par arrondi,
- utiliser un e-mail générique au lieu du portail,
- confondre réception technique et paiement,
- ne pas archiver XML et accusé.
Liste de contrôle
- Administration et adresse exactes
- Leitweg-ID actuel dans BT-10
- Références dans les bons champs
- Numéro, date et période complets
- Lignes, quantités, unités et descriptions claires
- Catégories TVA, taux, montants et totaux cohérents
- Conditions, échéance et compte présents
- Adresses électroniques des parties présentes
- XML validé selon les règles actuelles
- Portail, canal, annexes et limites conformes
- Fichier et accusé seront archivés
Questions fréquentes
Tout marché public exige-t-il XRechnung ?
Non. Cela dépend de la base juridique, du destinataire et du contrat ; fédération, Länder et communes diffèrent.
Puis-je envoyer un PDF ?
Seulement si les règles l’autorisent. Un PDF simple ne remplace pas le XML.
Le fournisseur doit-il avoir son propre Leitweg-ID ?
Non. L’administration fournit celui de la commande ; au niveau fédéral, il va dans BT-10.
ZUGFeRD est-il accepté ?
Parfois, si profil, contenu et canal respectent les exigences. Pas automatiquement.
Quelle version s’applique en septembre 2026 ?
XRechnung 3.0, spécification 3.0.2 et Bundle du 31 août 2026. La préversion 4.0 n’est pas encore le standard de production.
« Acceptée techniquement » signifie-t-il payée ?
Non. Suivent contrôle du fond, rapprochement avec la commande et validation interne.
Sources officielles et date
Mise à jour : 16 septembre 2026. Sources primaires en allemand.
- KoSIT : XRechnung et versions
- ERechV
- § 14 UStG et § 14b
- FAQ du BMF
- OZG-RE pour émetteurs et canaux
- FAQ Leitweg-ID et mise en œuvre dans les Länder
Prochaine étape
Demandez Leitweg-ID, références et canal dès l’acceptation. Puis créez la facture dans Motorica, exportez XRechnung, validez-la et conservez-la avec l’accusé.
Ces informations générales sur l’Allemagne ne sont pas un conseil individuel.