Une bonne routine mensuelle n’est pas une clôture annuelle miniature. Elle rapproche factures, pièces comptables ou reçus, paiements et échéances tant que les détails restent faciles à clarifier. Cela simplifie la déclaration périodique de TVA, l’EÜR, la transmission au conseiller fiscal et la trésorerie.
Toutes les obligations fiscales ne sont pas mensuelles. La déclaration de TVA peut être mensuelle, trimestrielle ou ne pas être exigée régulièrement, selon votre situation et les décisions du Finanzamt. La routine prépare les données ; les échéances figurant dans vos décisions et ELSTER restent déterminantes.
Quatre questions en fin de mois
- Toutes les prestations réalisées sont-elles facturées et vérifiées ?
- Les factures reçues et autres pièces sont-elles complètes et conservées dans leur format d’origine ?
- Banque, caisse, paiements et factures impayées concordent-ils ?
- Quelles déclarations, avances et réserves arrivent ensuite ?
Fixez un rendez-vous, par exemple le premier jour ouvré après la fin du mois. Les opérations en espèces ne peuvent attendre : le § 146 AO impose l’enregistrement quotidien des entrées et sorties de caisse.
Ce qu’il faut préparer
Rassemblez mouvements bancaires, livre de caisse, factures émises et reçues, reçus, avoirs, annulations et preuves des paiements professionnels. Ajoutez contrat ou preuve de prestation si cela explique l’opération. Séparez clairement les opérations privées.
Pour une facture électronique, conservez le fichier reçu. Depuis 2025, un simple PDF n’est pas une E‑Rechnung au sens de la TVA allemande. XRechnung et les versions ZUGFeRD admises contiennent des données structurées ; au moins cette partie doit rester intacte dans son format d’origine.
Étape 1 : finaliser les factures émises
Identifiez les prestations terminées mais non facturées et émettez rapidement la facture. Le délai de six mois du § 14, al. 2 UStG pour certaines factures obligatoires est une limite maximale, pas une bonne cible de gestion.
Vérifiez noms et adresses, numéro fiscal ou USt-IdNr., date, numéro unique, description et date de la prestation, montants nets, taux et montant de TVA ou mention correcte d’exonération. Pour une facture jusqu’à 250 euros, le § 33 UStDV autorise des mentions simplifiées. Pour le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung), le § 34a UStDV s’applique et la TVA n’est pas indiquée séparément.
N’écrasez pas une facture envoyée. Créez une correction ou annulation traçable reliant l’original, la modification et la nouvelle version.
Étape 2 : contrôler factures reçues et pièces
Affectez chaque pièce comptable ou reçu à la bonne opération. Vérifiez fournisseur, date, montant, objet professionnel, taux et mentions nécessaires à la TVA déductible. Demandez rapidement la facture manquante ou corrigée. Le relevé prouve le paiement, mais ne remplace pas automatiquement la facture ni le contenu de l’achat.
La numérisation facilite la saisie, mais l’original électronique reste électronique. Ne conservez pas seulement une image ou le PDF visualisé d’une XRechnung ; archivez le fichier structuré et les annexes utiles.
Étape 3 : rapprocher banque et caisse
Le rapprochement des paiements relie chaque mouvement professionnel à une facture ou opération documentée. Affectez le paiement à la facture impayée ; enregistrez séparément paiements partiels, frais, remboursements, prélèvements rejetés, apports et retraits privés. Ne laissez pas une écriture inconnue sans prochaine action.
Pour beaucoup d’utilisateurs de l’EÜR, la date réelle compte : la recette est en principe rattachée à l’année d’encaissement et la dépense à l’année du paiement (§ 11 EStG). Des exceptions existent pour certains paiements récurrents autour du changement d’année. Les entreprises au bilan suivent d’autres règles.
Étape 4 : examiner impayés et trésorerie
Séparez factures impayées, échues et contestées. Vérifiez l’échéance, l’encaissement réel et les échanges. Un rappel de paiement amiable et une mise en demeure de payer sont des étapes distinctes ; documentez-les séparément.
Comparez encaissements prévus, dépenses et prochains impôts. Le chiffre d’affaires des factures émises n’est pas encore de la trésorerie. Planifiez sur des encaissements réalistes et signalez les créances douteuses.
Étape 5 : qualifier TVA et E‑Rechnung
Si vous déposez des déclarations périodiques de TVA, le délai normal de dépôt et paiement est le dixième jour après la période (§ 18 UStG). Un Dauerfristverlängerung approuvé le décale d’un mois. La période peut être mensuelle ou trimestrielle et le Finanzamt peut dispenser de dépôt régulier.
Kleinunternehmerregelung n’est pas une déclaration simplifiée d’impôt sur le revenu, mais une franchise allemande de TVA. Depuis 2025, elle s’applique en principe si le chiffre d’affaires précédent n’a pas dépassé 25 000 euros et si celui de l’année en cours ne dépasse pas 100 000 euros. Le plafond courant agit pendant l’année. Ces entreprises doivent pouvoir recevoir des E‑Rechnung depuis le 1er janvier 2025, mais sont exemptées de l’obligation d’en émettre pour leurs prestations.
Pour le B2B national, une transition s’applique : un autre type de facture peut généralement être utilisé jusqu’à fin 2026 ; si le chiffre d’affaires précédent de l’émetteur ne dépasse pas 800 000 euros, cela se prolonge en principe jusqu’à fin 2027. La réception est requise depuis 2025.
Étape 6 : mettre à jour échéances et réserves
Inscrivez uniquement les dates applicables. Les acomptes d’impôt sur le revenu fixés par le Finanzamt sont normalement dus les 10 mars, 10 juin, 10 septembre et 10 décembre (§ 37 EStG). Les acomptes de Gewerbesteuer des activités commerciales sont normalement dus les 15 février, 15 mai, 15 août et 15 novembre (§ 19 GewStG). La décision fixe les montants.
Placez la somme prévue pour TVA et impôts sur les bénéfices sur un compte de réserve ou identifiez-la clairement. Une réserve n’est pas un calcul fiscal, mais évite de considérer l’argent fiscal comme trésorerie libre. Si le bénéfice change fortement, examinez l’ajustement des acomptes avec un conseiller fiscal.
Étape 7 : sécuriser et transmettre le mois
Notez opérations non clarifiées, pièces manquantes, litiges, déclarations envoyées et preuves de paiement. Vérifiez que l’export est complet et la sauvegarde réellement restaurable. Un dossier ou un ordinateur unique n’est pas une sauvegarde robuste.
Pour le conseiller, ajoutez parts privées, achats importants, opérations étrangères, reverse charge, créances douteuses et lacunes. Motorica aide à la préparation des données fiscales et à la transmission ordonnée, sans fournir de conseil fiscal.
Routine de 45 minutes
- 10 minutes : émettre les factures manquantes et vérifier la numérotation.
- 10 minutes : saisir les pièces reçues et conserver les originaux.
- 10 minutes : faire le rapprochement des paiements et marquer les incertitudes.
- 5 minutes : vérifier factures impayées et échues.
- 5 minutes : vérifier TVA, échéances et réserves.
- 5 minutes : terminer dossier, export, sauvegarde et transmission.
Liste mensuelle
- Toutes les prestations achevées sont facturées ou documentées comme ouvertes.
- Numéros, dates, TVA et mentions spéciales sont vérifiés.
- Factures reçues et pièces sont complètes et correctement affectées.
- Fichiers E‑Rechnung structurés et annexes sont conservés dans le format d’origine.
- La caisse a été enregistrée quotidiennement et rapprochée.
- Banque, paiements partiels, frais et remboursements sont affectés.
- Les impayés sont contrôlés ; rappel et mise en demeure restent distincts.
- Déclaration TVA et paiement sont préparés s’ils sont dus.
- Échéances d’impôt sur le revenu et Gewerbesteuer sont au calendrier.
- Réserves fiscales et de trésorerie reflètent les chiffres actuels.
- Lacunes et questions ont une prochaine action.
- Dossier, export, sauvegarde et transmission sont vérifiés.
Erreurs fréquentes
Tout saisir en fin de mois : c’est trop tard pour la caisse et les pièces sont plus difficiles à retrouver. Saisissez au fil de l’eau puis contrôlez mensuellement.
Prendre le PDF pour toute l’E‑Rechnung : les données XML structurées sont déterminantes. Conservez le fichier source.
Confondre facture et paiement : une facture émise n’est pas un encaissement. Reliez les événements sans les confondre.
Planifier chaque impôt chaque mois : TVA, revenu et Gewerbesteuer ont des périodes différentes. Suivez la décision et ELSTER.
Ancienne durée de conservation : factures et pièces comptables sont généralement conservées huit ans depuis 2025. Livres et comptes annuels restent dix ans, correspondance commerciale généralement six ; un dossier fiscal ouvert peut prolonger la durée.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faire la routine ?
Au moins chaque mois, avec enregistrement continu ou quotidien lorsque nécessaire. En cas de volume élevé, un contrôle hebdomadaire est utile.
Combien de temps conserver les factures ?
Les factures reçues et émises sont généralement conservées huit ans selon le § 14b UStG, à compter de la fin de leur année d’émission. Le § 147 AO prévoit pour d’autres documents dix, huit ou six ans.
L’impression d’une E‑Rechnung suffit-elle ?
Non. Au moins la partie structurée doit rester intacte dans son format électronique d’origine.
Tout indépendant déclare-t-il la TVA mensuellement ?
Non. La période peut être mensuelle ou trimestrielle et le Finanzamt peut dispenser du dépôt régulier. Des cas particuliers restent possibles avec Kleinunternehmerregelung.
Que faire si une pièce manque ?
Demandez d’abord facture ou copie au fournisseur. Une pièce interne n’est qu’un recours pour des cas appropriés et vérifiables et ne crée pas de déduction de TVA sans facture correcte.
Peut-on corriger un mois clôturé ?
Oui. Corrigez de façon traçable sans remplacer silencieusement les données initiales. Si les données fiscales sont déposées, vérifiez s’il faut une déclaration rectificative.
Sources officielles et date de contrôle
Vérifié le 23 septembre 2026.
- § 14 et § 14b UStG — factures et conservation
- § 14b UStG — conservation des factures
- § 18 UStG — déclaration périodique de TVA
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 et § 34a UStDV — factures simplifiées
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 et § 147 AO — enregistrement et conservation
- § 11 EStG — encaissement et paiement
- § 37 EStG — acomptes sur le revenu
- § 19 GewStG — acomptes Gewerbesteuer
- Ministère fédéral des Finances — FAQ E‑Rechnung, mars 2026
- Ministère fédéral des Finances — modification GoBD du 14 juillet 2025
Ce guide général ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique individuel en Allemagne. Vos décisions et échéances font foi.