Dobar sastanak s poreznim savjetnikom počinje potpunim, urednim i razumljivim podacima. Samozaposlenoj osobi nije dovoljno poslati nekoliko računa: potrebne su i uplate, ugovori te objašnjenja neuobičajenih transakcija. Ovaj vodič pomaže pripremiti poslovnu godinu ili obračunsko razdoblje bez duplikata i traženja dokumenata u posljednji trenutak.
Važno: popis je opća pomoć za poslovanje u Njemačkoj i ne zamjenjuje individualno porezno savjetovanje. S poreznim savjetnikom dogovorite razdoblje, metodu knjiženja, format i dokumente koje ured treba.
1. Prvo dogovorite opseg i kanal predaje
Prije prikupljanja datoteka pitajte ured:
- koje se razdoblje obrađuje;
- treba li EÜR, dvojno knjigovodstvo ili samo pripremna dokumentacija;
- na kojeg DATEV klijenta i poslovnu godinu se predaja odnosi;
- šalju li se podaci putem DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice, dogovorenog izvoza ili drugog sigurnog kanala;
- koji su rok i kontaktna osoba;
- koje transakcije traže dodatno objašnjenje.
DATEV nije jedan format datoteke. PDF, CSV i izvoz knjiženja služe različitim svrhama. Unaprijed dogovoren postupak sprječava predaju podataka koji se ne mogu uvesti.
2. Prikupite sve izlazne račune
Pripremite sve račune iz razdoblja, uključujući stornirane i ispravljene račune te odobrenja. Provjerite neprekinutost brojeva i objasnite svaku prazninu. Uključite prodaju preko platformi, internetskih trgovina, pružatelja platnih usluga i u stranim valutama.
Za svaku transakciju trebaju biti vidljivi datum, kupac, neto iznos, PDV, ukupni iznos, dospijeće i status plaćanja. Ako primjenjujete njemački režim oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung), to jasno označite i ne miješajte dokumente s PDV-om i bez njega bez objašnjenja.
3. Dopunite ulazne dokumente i troškove
Svaki poslovni trošak treba imati čitljivu i povezivu knjigovodstvenu ispravu ili potvrdu. Prikupite račune dobavljača, potvrde, povrate, putne troškove, osiguranja, najamninu, telefoniju, softver, oglašavanje, članarine i edukacije. Posebno provjerite pretplate i portale s kojih dokumente treba ručno preuzeti.
Stavka na bankovnom izvodu dokazuje plaćanje, ali obično ne zamjenjuje ispravu. Označite mješovite troškove, nejasne opise, inozemni PDV i kupnje koje bi mogle biti dugotrajna imovina.
4. Provedite usklađivanje uplata
Usklađivanje uplata povezuje račune i isprave sa stvarnim novčanim tokovima. Preuzmite potpune izvode svih poslovnih računa, kartica, PayPala i drugih pružatelja plaćanja, uključujući početna i završna stanja, naknade i povrate.
Odvojeno označite:
- otvorena potraživanja i obveze;
- djelomične ili skupne uplate;
- prijenose između vlastitih računa;
- privatne uplate i isplate;
- povrate i chargebackove;
- naknade odbijene prije isplate;
- gotovinske transakcije;
- promet bez odgovarajuće isprave.
Ne brišite nejasne transakcije. Dodajte kratku napomenu kako bi porezni savjetnik mogao odlučiti o pravilnom tretmanu.
5. Uključite blagajnu, imovinu, zajmove i ugovore
Ako poslujete gotovinom, predajte potpunu kronološku blagajničku evidenciju. Saldo ne smije biti negativan, a svaki promet mora imati ispravu. Za računala, strojeve, namještaj, vozila i drugu dugotrajnu kupnju navedite datum, cijenu, poslovnu uporabu i mogući privatni udio.
Priložite nove ugovore o leasingu, zajmu, najmu ili financiranju s planovima otplate i kamatama. Navedite potpore, naknade štete, prodaju imovine, preseljenje, prestanak poslovanja ili promjenu pravnog oblika.
6. Zaposlenici i naknade
Ako imate zaposlenike, prikupite ugovore i izmjene, prijave i odjave, evidenciju radnog vremena gdje je potrebna, izostanke, bolovanja, primitke u naravi i povrate troškova. Vanjske suradnike odvojite od zaposlenika. Osjetljive podatke šaljite samo dogovorenim zaštićenim kanalom.
7. Pravilno čuvajte e-račune
Od 1. siječnja 2025. domaća poduzeća moraju moći primati elektroničke račune; obveza primitka vrijedi i za one koji primjenjuju Kleinunternehmerregelung. Sandučić e-pošte tehnički može biti dovoljan za primitak, ali elektronički izvornik mora ostati potpun i čitljiv.
Strukturirani račun čuvajte u izvornom formatu, primjerice XML-u, a ne samo kao ispis ili snimku zaslona. Kod hibridnih formata čuvajte sastavnice koje zahtijevaju važeća pravila. Prije arhiviranja izbjegavajte pretvorbu, prepisivanje i nejasno preimenovanje.
8. Poštujte rokove čuvanja
Trajanje ovisi o vrsti dokumenta. U pravilu se knjige, inventari, bilance i određeni računi čuvaju deset godina; knjigovodstvene isprave i računi osam godina; drugi važni poslovni ili porezni dokumenti šest godina. Rok obično počinje krajem kalendarske godine u kojoj je dokument nastao ili primljen. Otvoreni postupci mogu ga produljiti.
Ne brišite datoteke samo na temelju ovog sažetka. S poreznim savjetnikom provjerite kategoriju, početak roka i eventualne obustave.
9. Pripremite provjerljivu predaju za DATEV
Koristite dosljedne nazive, uklonite duplikate i odvojite razdoblja. Jednostavna struktura može sadržavati izlazni-racuni, ulazni-racuni, banka, blagajna, zaposlenici, ugovori i pitanja. Dodajte popis s brojem datoteka ili zapisa u svakoj mapi.
Motorica.io pomaže organizirati račune, dokumente i uplate te pripremiti DATEV izvoze. Izravni prijenos svih dokumenata u DATEV u beta je fazi ili pripremi i nije općenito dostupan. Konačni kanal potvrdite s poreznim savjetnikom.
10. Praktičan plan od sedam dana
Tjedan prije potvrdite opseg i pristupe; izvezite podatke banaka i pružatelja plaćanja; prikupite prihode; dopunite troškove; uskladite uplate; objasnite iznimke; zatim provedite završnu kontrolu. Predajte jedan stabilan paket. Naknadne izmjene jasno označite novom verzijom i opisom promjene.
Kontrolni popis prije sastanka
- Dogovoreni su razdoblje, rok, metoda i kanal
- Prikupljeni su svi izlazni računi, storna i odobrenja
- Sve ulazne isprave i potvrde su čitljive
- Izvodi banaka, kartica i pružatelja plaćanja su potpuni
- Otvorena, djelomična i skupna plaćanja su označena
- Privatne uplate, isplate i udjeli su objašnjeni
- Blagajna je provjerena i nema negativnih salda
- Imovina, zajmovi, leasing i ugovori su dokumentirani
- Podaci zaposlenika su potpuni i sigurno poslani
- E-računi su sačuvani u izvornom formatu
- Duplikati su uklonjeni, a iznimke opisane
- Ured je potvrdio primitak potpune predaje
Česte pogreške
Najčešći problemi su oslanjanje samo na bankovni izvod, slanje više verzija bez oznake važeće, izostavljanje dodatnih računa, čuvanje e-računa samo kao PDF-a ili slike, miješanje privatnih i poslovnih troškova bez napomene te pretpostavka da prijenos mape automatski znači ispravan DATEV uvoz.
Česta pitanja
Trebam li vlastiti DATEV račun?
Ne uvijek. To ovisi o postupku ureda, koji može omogućiti DATEV Unternehmen online, koristiti Buchungsdatenservice ili dogovoriti drugi sigurni kanal.
Smijem li dokumente poslati e-poštom?
Samo ako ured to prihvaća i zaštita podataka je primjerena. Za veći opseg i osobne podatke sigurni je portal obično bolji.
Što ako isprava nedostaje?
Zatražite duplikat i privremeno označite transakciju. Vlastita zamjenska isprava mora ostati iznimka i ne jamči priznavanje troška ili pretporeza.
Moram li donijeti papirnate izvornike?
Ovisi o dokumentu i procesu. Ne uništavajte izvornike dok nisu razjašnjene zakonske obveze i kvaliteta digitalne arhive.
Zaključak
Dobra priprema za DATEV nije golema mapa, nego provjerljiv slijed: transakcija, isprava, plaćanje, razvrstavanje i objašnjenje. Uz potpune podatke, čisto usklađivanje i dogovoren kanal, porezni savjetnik može analizirati umjesto tražiti nedostajuće dokumente.
Organizirajte dokumente i pripremite porezne podatke uz Motorica
Korišteni službeni izvori
- DATEV: digitalna suradnja s poreznim uredom
- DATEV: Datenservices i Buchungsdatenservice
- BMF: pitanja o e-računu
- § 147 AO: čuvanje dokumenata
- § 257 HGB: čuvanje dokumenata
- BMF: GoBD, izmjena od 14. srpnja 2025.
Urednička i činjenična provjera: 5. listopada 2026. Propisi i pojedinačne okolnosti mogu se promijeniti.