La differenza in breve
Un preventivo propone lavoro, prezzo e condizioni. Una fattura contabilizza la fornitura di beni o servizi. Il contratto nasce di norma da dichiarazioni concordanti, per esempio proposta e accettazione; la fattura non è di per sé il contratto.
A cosa serve?
- Preventivo: Propone il lavoro e le sue condizioni.
- Fattura: Addebita la cessione di un bene o una prestazione.
Quando arriva?
- Preventivo: Di solito prima della conclusione del contratto.
- Fattura: Spesso dopo la prestazione; sono possibili fatture di acconto o parziali.
È sempre necessario?
- Preventivo: No. Un contratto può nascere anche senza un preventivo scritto.
- Fattura: La legge la richiede in alcuni casi, specialmente per operazioni imponibili verso altre imprese.
Qual è l’effetto giuridico?
- Preventivo: L’accettazione di un’offerta sufficientemente precisa e vincolante può concludere il contratto.
- Fattura: Documenta l’addebito; non sostituisce l’offerta né l’accettazione.
Quando il preventivo è vincolante?
Secondo il § 145 del Codice civile tedesco (BGB), una proposta sufficientemente precisa vincola in linea di principio chi la presenta, salvo esclusione del vincolo. L’accettazione entro il termine applicabile può concludere il contratto (§§ 147–148 BGB). Se il cliente cambia un punto essenziale, per esempio prezzo o ambito, si tratta di una nuova proposta da accettare (§ 150 comma 2 BGB). Una stima indicativa non è necessariamente vincolante.
Specifica prestazioni, quantità, prezzo, trattamento IVA, data di esecuzione ed eventuale termine di accettazione. Conserva prova dell’accettazione e delle modifiche. Un accordo può nascere anche via e-mail o oralmente.
Cos’è la fattura e quando emetterla?
Il § 14 comma 1 della legge tedesca sull’IVA (UStG) definisce la fattura dalla sua funzione: un documento che contabilizza beni o servizi, qualunque sia il titolo. Non sostituisce l’accettazione e non prova da sola che il cliente abbia concordato ogni importo. Un preventivo scritto non è un requisito generale per fatturare.
Di solito si fattura dopo il lavoro. Un acconto o una fase concordata si possono fatturare prima. Per alcune prestazioni imponibili ad altre imprese, la fattura va generalmente emessa entro sei mesi dall’esecuzione (§ 14 comma 2 UStG).
Dati obbligatori della fattura
La fattura ordinaria ai sensi del § 14 comma 4 UStG richiede tra l’altro nomi e indirizzi delle parti, numero fiscale o partita IVA tedesca dell’emittente, data, numero progressivo univoco, natura e quantità dei beni o tipo e volume del servizio, data della prestazione, corrispettivo, aliquota e importo IVA oppure motivo dell’esenzione. Gli sconti pattuiti devono essere chiari. Per fatture fino a 250 euro e per piccole imprese valgono regole semplificate (§§ 33 e 34a UStDV). Il numero del preventivo è utile, ma non è generalmente obbligatorio.
Fattura elettronica in Germania nel 2026
Per molte operazioni tra imprese stabilite in Germania è prevista una fattura elettronica strutturata. Un semplice PDF non lo è. Dal 2025 le imprese tedesche devono poter ricevere e-fatture. Per emetterle esistono periodi transitori: si possono usare altre fatture fino alla fine del 2026 e, con fatturato dell’anno precedente non superiore a 800.000 euro, in linea generale fino alla fine del 2027. La carta è consentita nella transizione; un semplice file elettronico come PDF richiede il consenso del destinatario. Le eccezioni, incluse le piccole imprese, vanno valutate a parte. La regola riguarda le fatture, non i preventivi.
Piccole imprese e conservazione
Nel regime tedesco di esenzione IVA per le piccole imprese (Kleinunternehmerregelung) del § 19 UStG non si espone separatamente l’IVA sulle operazioni interessate. Il § 34a UStDV richiede un’indicazione dell’esenzione e consente una fattura non strutturata. Gli affari transfrontalieri possono richiedere dati e regole fiscali ulteriori.
Secondo il § 14b UStG, copie delle fatture emesse e fatture ricevute vanno conservate generalmente per otto anni dalla fine dell’anno di emissione. Altri obblighi o procedimenti aperti possono incidere. Conserva anche preventivo, accettazione e modifiche.
Procedura pratica
- Indica nel preventivo lavoro, prezzo, trattamento fiscale e condizioni.
- Registra l’accettazione o le modifiche proposte dal cliente.
- Documenta il lavoro svolto e le aggiunte concordate.
- Fattura il lavoro effettivo o l’acconto pattuito; controlla dati e formato.
- Collega preventivo, accordo, fattura e pagamento.
Esempio: Proponi una riparazione per 500 euro più l’IVA applicabile. Il cliente accetta e poi approva per iscritto 80 euro di lavoro extra. Puoi inserirlo in fattura documentando la modifica. La fattura non è il contratto per l’extra.
Domande ed errori comuni
Posso fatturare senza preventivo? Sì. Non occorre sempre un preventivo scritto; servono un’operazione concordata e una fattura corretta.
Una fattura firmata conferma l’ordine? Dipende da dichiarazione e circostanze; da sola non prova ogni prezzo.
Ogni preventivo deve mostrare l’IVA? L’elenco dei dati obbligatori della fattura non si applica al preventivo, ma prezzo e imposte devono essere chiari. Per i consumatori possono valere regole sui prezzi.
Errori comuni: scambiare una stima per proposta vincolante, fatturare variazioni non accettate, chiamare e-fattura un PDF e pretendere sempre la partita IVA quando basta il numero fiscale.
Fonti ufficiali e data
Aggiornato al 17 settembre 2026. Informazioni generali sul diritto tedesco; i singoli casi richiedono verifica.