Cheltuielile de afaceri sunt costuri generate de activitatea independentă în Germania. Chiar și o achiziție mică poate conta. Plata din contul firmei nu transformă automat un cost privat într-o cheltuială deductibilă. Pentru fiecare operațiune păstrați scopul profesional, suma și dovada plății.
Ce este o cheltuială de afaceri?
Potrivit § 4 alin. 4 din Legea germană a impozitului pe venit (EStG), contează legătura cu activitatea. Costul nu trebuie să fie absolut indispensabil, dar unele categorii au limite speciale. Calculul excedentului încasărilor față de cheltuieli (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) compară veniturile și cheltuielile; EÜR nu înseamnă consum privat.
Notați ce a fost cumpărat, când, de la cine, cu cât, cum s-a plătit și pentru ce a servit în afacere. Legați documentul contabil sau chitanța (Beleg), factura (Rechnung) și dovada plății. Extrasul de cont arată plata, dar adesea nu serviciul primit; factura singură nu dovedește mereu data plății.
Ce costuri trebuie documentate?
Exemplele nu garantează automat deducerea fiscală. Utilizarea reală, dovezile și restricțiile speciale sunt decisive.
Costuri curente și servicii
- Materiale și echipamente: papetărie, ambalaje, materii prime și bunuri pentru comenzile clienților. Păstrați comanda și dovada livrării lângă factură.
- Spații și operare: chirie pentru birou sau depozit profesional, energie, internet, telefon, găzduire web, abonamente software și asigurări de afaceri. Separați partea privată.
- Servicii externe și personal: onorarii, contabilitate, consultanță profesională, salarii și costurile angajatorului. Anexați contracte și dovezi de prestare.
- Promovare: site, reclame, materiale tipărite, târguri și comisioane ale platformelor. Mesele de afaceri și cadourile au reguli proprii.
Deplasări și mese de afaceri
Pentru o deplasare profesională notați data, destinația, motivul, traseul și clientul sau comanda. Păstrați bilete, facturi de hotel și parcare. Mașina privată și cea din patrimoniul firmei au tratament diferit. Într-o călătorie mixtă separați justificat partea profesională de cea privată. Masa proprie nu se deduce pur și simplu la valoarea integrală a notei de restaurant.
Pentru protocolul cu parteneri comerciali, § 4 alin. 5 EStG permite, de regulă, deducerea a numai 70% din cheltuielile rezonabile și dovedite. Notați ocazia și participanții și păstrați factura restaurantului. Dreptul la TVA deductibilă se verifică separat. Cadourile către persoane care nu sunt angajați au limite și cerințe de evidență.
Achiziții mari și amortizare
Un laptop, un utilaj sau mobilierul folosit mai mult de un an nu se deduc întotdeauna integral în anul cumpărării. Înregistrați data, costul de achiziție, utilizarea profesională și durata de viață. Costul se poate repartiza prin amortizare (Absetzung für Abnutzung, AfA). § 6 alin. 2 EStG permite, în anumite condiții, deducerea imediată a unui bun mobil care poate fi folosit independent dacă valoarea nu depășește 800 € fără TVA deductibilă. TVA nedeductibilă poate influența costul de achiziție.
Separați uzul privat și cazurile speciale
Când telefonul, internetul sau echipamentul sunt folosite și privat, documentați o metodă rezonabilă de împărțire: linie separată, jurnal de utilizare ori estimare justificată. Nu deduceți partea privată. Biroul de acasă, suma forfetară zilnică și drumul între domiciliu și sediu au condiții distincte. Cheltuielile de trai, impozitul pe venit și retragerile personale nu sunt costuri obișnuite de afaceri. Costurile dinaintea începerii activității pot fi relevante dacă legătura cu afacerea planificată este clară. Un document intern poate explica o operațiune fără factură externă, dar nu creează automat drept la deducerea TVA.
Cheltuiala și TVA deductibilă sunt întrebări diferite
Pentru factura de intrare verificați mai întâi scopul profesional pentru impozitul pe venit, apoi separat deducerea TVA conform § 15 din Legea germană a TVA (UStG). Contează utilizarea în afacere și o factură corectă. În regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung), TVA aferentă cumpărărilor pentru vânzări scutite nu este, în general, deductibilă. Cheltuiala profesională poate totuși reduce profitul pentru impozitul pe venit. TVA afișată pe facturile dumneavoastră către clienți nu decide dacă o achiziție este cost de afaceri.
Exemplu: Un program folosit exclusiv profesional costă 119 €, inclusiv 19 € TVA. Cu drept de deducere și factură corectă, în principiu 100 € reprezintă cost și 19 € TVA deductibilă. Fără drept de deducere pot conta 119 € drept cost, dacă nu se impune alt tratament.
În ce an se recunoaște cheltuiala?
La EÜR se aplică de regulă principiul plății: costul este înregistrat în anul calendaristic al plății. § 11 EStG prevede excepții, de exemplu pentru plăți periodice în jurul sfârșitului de an. Amortizarea și unele cumpărări au reguli proprii. Notați separat data facturii, perioada serviciului și data plății. Contabilitatea pe bază de bilanț are alte reguli de perioadă.
Ce documente se păstrează și cât timp?
Păstrați împreună factura sau chitanța originală, contractul ori comanda dacă există, dovada plății și o explicație scurtă a scopului profesional. La numerar, bonul fiscal este important. Pentru e-facturi păstrați datele structurate originale; o imprimare sau captură de ecran nu este suficientă. Detalii oferă FAQ-ul Ministerului Federal al Finanțelor privind e-factura.
Conform § 147 din Codul fiscal german (AO), documentele contabile justificative se păstrează în general opt ani, registrele și evidențele zece ani, iar anumite alte documente șase ani. Termenul începe de regulă la sfârșitul anului în care a apărut documentul și se poate prelungi în proceduri fiscale deschise. Fișierele digitale trebuie să rămână accesibile, lizibile și protejate împotriva modificărilor neobservate. Respectați și GoBD.
Rutina practică în cinci pași
- Salvați imediat factura, bonul sau e-factura în formatul original.
- Adăugați furnizorul, data, suma, categoria, scopul și plata asociată.
- Marcați partea privată, datele lipsă, achizițiile mari și limitele.
- Comparați lunar documentele cu banca și casa.
- Clarificați cazurile incerte cu un consultant fiscal (Steuerberater) înainte de declarație.
Listă de verificare
- Este clar scopul profesional al fiecărui cost?
- Factura sau bonul sunt asociate plății?
- Partea privată este separată și justificată?
- Dovezile pentru deplasări și protocol sunt complete?
- Achizițiile mari sunt înregistrate pentru amortizare?
- TVA este verificată separat de cost?
- Originalele digitale, mai ales e-facturile, sunt lizibile?
- Cazurile neclare sunt marcate pentru consultanță?
Întrebări frecvente
Este suficient extrasul bancar?
Arată plata, dar adesea nu serviciul și scopul său profesional. Păstrați și factura, bonul sau contractul.
Se pierde costul dacă TVA nu este deductibilă?
Nu. Lipsa dreptului de deducere a TVA nu elimină automat costul la impozitul pe venit.
Pot deduce integral un cost folosit și privat?
În general doar partea profesională justificabilă. Unele categorii au reguli speciale.
Concluzie
Documentația bună arată scopul, plata și perioada fiscală a fiecărui cost. Motorica.io ajută la organizarea documentelor și plăților; încadrarea juridică rămâne o decizie de specialitate.
Acest ghid explică în general dreptul german și nu înlocuiește consultanța fiscală individuală.