O întâlnire eficientă cu un consultant fiscal începe cu date complete, ordonate și ușor de înțeles. Pentru o persoană independentă nu este suficient să trimită câteva facturi: sunt necesare și plățile, contractele și explicațiile pentru tranzacțiile neobișnuite. Acest ghid vă ajută să pregătiți perioada contabilă fără duplicate și căutări în ultimul moment.
Important: lista oferă orientare generală pentru afaceri din Germania și nu înlocuiește consultanța fiscală individuală. Stabiliți cu consultantul fiscal perioada, metoda contabilă, formatul și documentele de care are nevoie cabinetul.
1. Clarificați domeniul și canalul de predare
Înainte de a strânge fișierele, întrebați cabinetul:
- ce perioadă trebuie închisă;
- dacă este necesară contabilitatea de casă, contabilitatea de angajamente sau doar documentația pregătitoare;
- ce client și exercițiu DATEV se folosesc;
- dacă datele se transmit prin DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice, un export convenit sau alt canal sigur;
- care sunt termenul și persoana de contact;
- ce tranzacții au nevoie de explicații suplimentare.
DATEV nu este un singur format de fișier. Un PDF, un CSV și un export de înregistrări contabile au roluri diferite. Un flux convenit în prealabil previne livrările care nu pot fi importate.
2. Adunați toate facturile emise
Pregătiți toate facturile din perioadă, inclusiv facturile anulate, corectate și notele de credit. Verificați continuitatea numerelor și explicați orice lipsă. Includeți vânzările prin platforme, magazine online, furnizori de plăți și în valute străine.
Pentru fiecare operațiune trebuie să fie vizibile data, clientul, valoarea netă, TVA-ul, totalul, scadența și starea plății. Dacă aplicați regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung), marcați clar acest lucru și nu amestecați documente cu și fără TVA fără explicație.
3. Completați documentele primite și cheltuielile
Fiecare cheltuială profesională trebuie susținută de un document contabil sau chitanță lizibil și identificabil. Strângeți facturi de la furnizori, bonuri, rambursări, călătorii, asigurări, chirie, telefonie, software, publicitate, cotizații și formare. Verificați mai ales abonamentele și portalurile din care documentele trebuie descărcate manual.
Extrasul bancar dovedește plata, dar în mod normal nu înlocuiește documentul. Marcați cheltuielile mixte, descrierile neclare, TVA-ul străin și achizițiile care ar putea fi active amortizabile.
4. Faceți reconcilierea plăților
Reconcilierea plăților leagă facturile și documentele de mișcările reale. Descărcați extrase complete pentru conturile de afaceri, carduri, PayPal și ceilalți furnizori de plăți, inclusiv soldurile inițiale și finale, taxele și rambursările.
Identificați separat:
- creanțele și datoriile încă deschise;
- plățile parțiale sau grupate;
- transferurile între conturi proprii;
- aporturile și retragerile private;
- returnările și chargeback-urile;
- comisioanele reținute înainte de încasare;
- operațiunile în numerar;
- mișcările fără document.
Nu ștergeți tranzacțiile incerte. Adăugați o notă scurtă pentru ca consultantul fiscal să decidă tratamentul corect.
5. Includeți casa, activele, creditele și contractele
Dacă lucrați cu numerar, predați registrul de casă complet și cronologic. Soldul nu poate deveni negativ, iar fiecare mișcare trebuie documentată. Pentru calculatoare, utilaje, mobilier, vehicule și alte achiziții durabile indicați data, prețul, utilizarea profesională și eventuala cotă privată.
Atașați contractele noi de leasing, credit, chirie sau finanțare, cu graficele de rambursare și dobândă. Menționați subvențiile, despăgubirile, vânzările de active, mutările, încetarea activității ori schimbarea formei juridice.
6. Personal și remunerații
Dacă aveți angajați, pregătiți contractele și modificările, angajările și plecările, evidența timpului când este necesară, absențele, concediile medicale, beneficiile și deconturile. Separați colaboratorii externi de angajați. Transmiteți datele sensibile numai prin canalul protejat stabilit cu cabinetul.
7. Păstrați corect facturile electronice
De la 1 ianuarie 2025, întreprinderile naționale trebuie să poată primi facturi electronice; obligația de primire se aplică și celor aflați sub Kleinunternehmerregelung. O căsuță de e-mail poate fi suficientă tehnic pentru primire, însă originalul electronic trebuie păstrat complet și lizibil.
Păstrați factura structurată în formatul ei original, de exemplu XML, nu doar ca tipărire sau captură de ecran. Pentru formatele hibride păstrați componentele cerute de regulile aplicabile. Evitați conversia, suprascrierea sau redenumirea neclară înainte de arhivare.
8. Respectați termenele de păstrare
Durata depinde de tipul documentului. În general, registrele, inventarele, bilanțurile și anumite conturi se păstrează zece ani; documentele contabile și facturile opt ani; alte documente comerciale sau fiscale relevante șase ani. Termenul începe de regulă la sfârșitul anului calendaristic în care documentul a fost creat sau primit. Procedurile deschise îl pot prelungi.
Nu ștergeți fișiere doar pe baza acestui rezumat. Verificați cu consultantul fiscal categoria, începutul termenului și eventualele suspendări.
9. Pregătiți o predare DATEV verificabilă
Folosiți nume coerente, eliminați duplicatele și separați perioadele. O structură simplă poate conține facturi-emise, facturi-primite, banca, casa, personal, contracte și intrebari. Adăugați o listă cu numărul de fișiere sau înregistrări din fiecare dosar.
Motorica.io vă ajută să organizați facturile, documentele și plățile și să faceți pregătirea datelor fiscale pentru exporturile DATEV. Transferul direct al tuturor documentelor către DATEV este în fază beta sau de pregătire și nu este disponibil în general. Confirmați canalul final cu consultantul fiscal.
10. Plan practic de șapte zile
Cu o săptămână înainte confirmați domeniul și accesul; exportați conturile și furnizorii de plăți; strângeți veniturile; completați cheltuielile; reconciliați plățile; explicați excepțiile; apoi faceți verificarea finală. Predați un singur pachet stabil. Dacă apar corecții, marcați clar noua versiune și descrieți schimbarea.
Lista de verificare înaintea întâlnirii
- Perioada, termenul, metoda și canalul sunt convenite
- Toate facturile emise, inclusiv anulările și creditele
- Toate documentele primite și chitanțele sunt lizibile
- Extrase complete de la bănci, carduri și furnizori de plăți
- Plățile deschise, parțiale și grupate sunt identificate
- Aporturile, retragerile și cotele private sunt explicate
- Casa este verificată și nu are sold negativ
- Activele, creditele, leasingul și contractele sunt documentate
- Datele de personal sunt complete și transmise în siguranță
- Facturile electronice sunt păstrate în formatul original
- Duplicatele sunt eliminate, iar excepțiile notate
- Cabinetul a confirmat predarea și primirea
Greșeli frecvente
Problemele tipice sunt folosirea exclusivă a extrasului bancar, trimiterea mai multor versiuni fără marcarea celei valabile, omiterea conturilor secundare, păstrarea facturii electronice doar ca PDF sau imagine, amestecarea cheltuielilor private și profesionale fără notă și presupunerea că încărcarea unui dosar înseamnă automat o importare DATEV corectă.
Întrebări frecvente
Am nevoie de un cont DATEV propriu?
Nu întotdeauna. Depinde de procesul cabinetului: acesta poate oferi DATEV Unternehmen online, poate utiliza Buchungsdatenservice sau poate conveni un alt canal sigur.
Pot trimite documentele prin e-mail?
Numai dacă cabinetul acceptă și protecția datelor este adecvată. Pentru volume mari și date personale este preferabil un portal securizat.
Ce fac dacă lipsește un document?
Solicitați un duplicat și marcați temporar tranzacția. Un document intern înlocuitor trebuie să rămână o excepție și nu garantează deductibilitatea sau recuperarea TVA.
Trebuie să aduc originalele pe hârtie?
Depinde de document și de proces. Nu distrugeți originalele până când obligația legală și calitatea arhivei digitale nu sunt clarificate.
Concluzie
O bună pregătire DATEV nu înseamnă un dosar uriaș, ci un lanț verificabil: operațiune, document, plată, clasificare și explicație. Cu date complete, reconciliere curată și un canal convenit, consultantul fiscal poate analiza în loc să caute acte lipsă.
Organizați documentele și pregătiți datele fiscale cu Motorica
Surse oficiale consultate
- DATEV: colaborarea digitală cu cabinetul fiscal
- DATEV: Datenservices și Buchungsdatenservice
- BMF: întrebări despre factura electronică
- § 147 AO: păstrarea documentelor
- § 257 HGB: păstrarea documentelor
- BMF: GoBD, modificarea din 14 iulie 2025
Verificare editorială și factuală: 5 octombrie 2026. Normele și situația individuală se pot schimba.