Un document contabil sau chitanță leagă o tranzacție de dovada ei: o factură primită sau emisă, un bon fiscal ori confirmarea plății. Sortarea imediată ușurează căutarea și explicarea evidențelor. Ghidul se adresează firmelor și lucrătorilor independenți din Germania; obligațiile concrete depind de normele fiscale și comerciale aplicabile.
Pe scurt
- Stabiliți un loc de intrare pentru documentele pe hârtie și digitale; asociați-le prompt tranzacțiilor.
- Documentele primite digital se păstrează, de regulă, digital. Datele structurate ale unei facturi electronice nu sunt înlocuite de tipărire.
- Termenele uzuale sunt zece ani pentru registre și situații anuale, opt pentru documente contabile și facturi, șase pentru corespondența comercială. Întâi clasificați documentul.
- Asigurați lizibilitatea, protecția împotriva modificărilor neobservate, copii de siguranță și exportul.
De la primire la arhivă
Organizați un circuit unic pentru poștă, atașamente e-mail, facturi descărcate și fotografii ale documentelor pe hârtie realizate pe teren. Verificați toate paginile, emitentul, tranzacția și dacă aveți o factură sau doar confirmarea plății. Păstrați și facturile emise și corecțiile. Extrasul bancar dovedește plata, dar nu înlocuiește automat factura.
Folosiți o referință verificabilă: data, furnizorul sau clientul, tipul documentului și numărul operațiunii. Dosarele pe ani și tipuri ajută căutarea; esențială este legătura cu înregistrarea contabilă. Separați cheltuielile private de cele profesionale. Verificați periodic existența dovezii pentru fiecare plată înregistrată. Nu inventați o factură lipsă; clarificați operațiunea și, dacă este admisibil, întocmiți un document intern cu motivul, data și suma.
Hârtie, scanare și facturi electronice
În condițiile GoBD, documentele pe hârtie pot fi capturate ca imagini, inclusiv fotografiate. Verificați integritatea și lizibilitatea, descrieți procesul și preveniți modificările neobservate. Distrugerea ulterioară a hârtiei depinde și de alte reguli și de caz. Scanați din timp bonurile termice care se pot decolora și păstrați originalul cât este necesar.
Documentele primite electronic se păstrează, în principiu, în formatul primit. Un PDF sau o tipărire a unei facturi electronice autentice nu înlocuiește datele structurate. Potrivit GoBD actuale, păstrarea părții structurate a unei facturi electronice în sensul legii germane a TVA este în general suficientă dacă cerințele GoBD sunt respectate; informațiile fiscale suplimentare din altă parte trebuie păstrate și ele. Nu orice PDF trimis prin e-mail este o asemenea factură. Un simplu inbox sau dosar editabil nu constituie un proces sigur.
Cât timp se păstrează?
§ 147 AO prevede în general zece ani pentru registre, inventare și situații anuale, opt pentru documentele contabile și șase pentru corespondența comercială și alte acte menționate. § 14b UStG cere în principiu opt ani pentru facturile emise și primite. Termenul începe de obicei la sfârșitul anului în care documentul a apărut ori scrisoarea a fost primită sau trimisă. Un document contabil din 2026 se păstrează astfel, în mod normal, până la sfârșitul lui 2034. Un dosar fiscal deschis poate prelungi termenul; verificați excepțiile înainte de ștergere.
Un sistem sigur
Notați pe scurt cine primește, verifică, înregistrează, corectează, salvează și exportă documentele. Indicați programele, drepturile de acces și modificările procedurii. Corecțiile trebuie să lase operațiunea inițială trasabilă. Testați căutarea, lizibilitatea, copiile de siguranță, restaurarea și exportul. După schimbarea sistemului, datele necesare controlului trebuie să rămână accesibile. Un furnizor cloud sau consultant fiscal poate ajuta, dar firma rămâne responsabilă.
Listă de verificare
- Definiți primirea hârtiei, e-mailurilor și descărcărilor.
- Salvați documente complete și lizibile, asociate operațiunilor.
- Păstrați originalele digitale și datele structurate ale facturilor.
- Verificați categoria și termenul înainte de ștergere.
- Mențineți corecțiile trasabile.
- Testați copiile, restaurarea, căutarea și exportul.
Întrebări frecvente
Ajunge fotografia unui bon fiscal?
O fotografie lizibilă poate face parte dintr-un proces documentat. Trebuie să fie completă și să corespundă vizual hârtiei; verificați dacă originalul mai este necesar din alte motive.
Trebuie să folosesc ELSTER?
Nu. ELSTER servește mai ales comunicării electronice cu autoritățile fiscale. Contează procesul real de arhivare, nu un produs anume.
Se aplică și pentru EÜR (situația germană a veniturilor și cheltuielilor) sau Kleinunternehmerregelung?
Da, în măsura obligațiilor relevante de evidență. Calculul simplificat al profitului sau regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) nu le elimină automat.
Surse oficiale și dată
Verificat la 17 septembrie 2026: § 147 AO · § 14b UStG · Ministerul Finanțelor: modificarea GoBD din 14 iulie 2025 · Întrebări despre factura electronică. Informații generale; consultați un specialist pentru cazul dvs.