Электронный счет, XML и государственные заказчики
Что такое XML-формат по EN 16931, когда государственные заказчики требуют XRechnung и что компании должны учитывать при работе в B2B.
Автор фото: Markus Winkler ©
XRechnung — это электронная документация в структурированном формате XML. В отличие от обычного PDF, она не предназначена для прямого восприятия человеком, а для машинной обработки. Это позволяет автоматически извлекать и обрабатывать данные счетов, такие как отправитель, получатель, номер счета, суммы, налоговые ставки, платежные данные и данные о предоставляемых услугах.
Для самозанятых лиц и малого бизнеса XRechnung становится особенно важным при выставлении счетов государственным заказчикам или подготовке к обязательствам по электронному учету. Важно помнить: XRechnung не является просто PDF-счетом с другим названием. Основные данные счета должны быть включены в структурированной части XML. Только тогда счет может быть проверен, обработан и архивирован электронно. Motorica помогает структурировать данные счетов, готовить электронные счета и избегать типичных ошибок при формировании счетов.
Этот пример был создан с помощью генератора XRechnung в Motorica и использует формат XRechnung 3.0 на основе CII.
XRechnung является немецкой версией европейского стандарта EN 16931 для электронных счетов. В настоящий момент рассматривается спецификация XRechnung 3.0.2. Данные счета представлены в структурированном формате XML и могут быть автоматически обработаны. Особенно важен этот формат при выставлении счетов государственным заказчикам; в сфере B2B XRechnung является возможной, но не единственной EN 16931-совместимой версией.
Простой PDF может выглядеть как счет, но не содержит структурированных данных в контексте обязательств по электронным счетам. XRechnung же состоит из XML-данных и без специального просмотщика для людей трудно читаема. ZUGFeRD объединяет обе эти области: представление PDF для людей и встроенные структурированные данные для систем. При этом XRechnung явно ориентирована на машинную обработку.
XRechnung особенно важна, когда вы отправляете счета государственным заказчикам. Это могут быть федеральные органы власти, региональные органы власти, муниципалитеты или другие государственные учреждения. В обычном B2B-бизнесе между компаниями XRechnung не является единственным возможным форматом. Там также допускаются и другие структурированные форматы, такие как ZUGFeRD или согласованные форматы, если они соответствуют законодательным требованиям. Основное условие - счет должен быть способен к электронной обработке и содержать все необходимые данные в структурированном виде.
XRechnung должна содержать структурированные финансовые и налоговые данные, необходимые для учета. Просто скрытие важных данных в приложениях или свободном тексте недостаточно. Основные обязательные сведения должны быть представлены в машинно-читаемой части счета, чтобы его можно было автоматически проверить и обработать. В частности, это касается информации о плательщике, получателе, номере счета, дате счета, услугах или товарах, суммах, налогах и данных для оплаты.
Leitweg-ID используется для уникального направления электронной счёт-фактуры в государственные органы к конкретному получателю счета. Она особенно значима в сфере B2G, то есть при выставлении счетов государственным учреждениям и заказчикам. В обычном бизнесе между компаниями (B2B) Leitweg-ID обычно не требуется. Если вы сдаетесь в государственные органы, уточните перед формированием счёт-фактуры Leitweg-ID и требуемый маршрут передачи.
Перед отправкой XRechnung следует провести её проверку. Проверка означает, что счет будет тщательно изучен с точки зрения технических и профессиональных требований. Это не только о том, чтобы XML-файл был читаем с технической точки зрения. Также важны обязательные поля, суммы, налоги, данные получателя, маршрутный номер, электронные адреса и формальные требования. Валидная XRechnung снижает риск того, что счет будет отклонен получателем или платформой.
XRechnung обычно приходит в виде XML-файла. Без специального программного обеспечения этот файл трудно читать для человека. Поэтому вам понадобится просмотчик или программа, которая будет отображать данные XML-файла в удобном формате. Важно: структурированный XML-файл остаётся ключевым элементом счета. Он не должен быть заменён скриншотом, распечаткой или ручным созданием PDF.
При XRechnung структурированная часть должна храниться таким образом, чтобы быть доступной, читаемой и неизмененной в течение срока хранения. В целях налога на добавленную стоимость входящие и исходящие счета-фактуры должны храниться в течение основного периода восьми лет. Просто распечатанный PDF или чистая графическая представление недостаточно, если это приводит к утрате оригинальной XML-файла. Поэтому архивация должна быть организована таким образом, чтобы счета-фактуры, XML-файлы, результаты проверки и другие документы могли быть найдены позже.
Многие проблемы с XRechnung возникают не из-за XML-формата, а из-за неполных или противоречивых данных в счете. Если обязательные поля отсутствуют, суммы не согласованы, ID маршрута указан неверно или получатель недостаточно точно адресован, счет может быть отклонен. Особенно опасно считать PDF-счет электронным и хранить XML-файл после отправки только в виде PDF.
Перед отправкой следует проверить каждую XRechnung. Проверка не должна быть сложной, но она должна быть последовательной. Соответствуют ли данные клиента, получателя, суммы, налоговая логика, период оказания услуг и информация о платежах? Необходимо ли ID маршрута? Является ли счет технически корректным? Особенно важно это делать для государственных заказчиков, так как ошибочные счета часто не могут быть просто исправлены вручную, а отклоняются системой.
Motorica собирает данные о счетах структурированно и поддерживает выпуск, а также техническую проверку XRechnung. Перед отправкой следует дополнительно проверить требования получателя, обязательные сведения по предмету и требуемый путь передачи. Motorica создает ZUGFeRD-счета напрямую из обновленных данных счетов.
FAQ
XRechnung — это электронный счет в структурированном XML-формате. Он предназначен для машинного чтения и позволяет автоматически обрабатывать данные счета, такие как получатель, номер счета, суммы, налоговые ставки и платежные данные.
Нет, простая PDF-файл не является XRechnung. XRechnung состоит из структурированных XML-данных. Хотя PDF может выглядеть как счет, он без структурированных данных не соответствует требованиям к электронным счетам.
XRechnung — это XML-счет без отдельного PDF-представления. ZUGFeRD сочетает читаемый PDF-файл с встроенной структурированной информацией счета. Оба формата могут быть актуальны для электронных счетов, если они соответствуют законодательным требованиям.
Идентификатор маршрута требуется в основном при отправке счетов государственным заказчикам. Он гарантирует, что электронный счет будет правильно передан соответствующему получателю в административной системе. В обычном B2B-сегменте между компаниями идентификатор маршрута обычно не требуется.
С 1 января 2025 года немецкие компании обязаны быть способными принимать электронные счета. По данным BMF (Bundesministerium der Finanzen) для приема достаточно иметь электронную почту. Однако для обработки и хранения все равно требуется подходящая организация.
Нет, XRechnung не является единственным допустимым форматом электронного счета. Кроме того, действуют переходные правила и исключения. В сфере B2B могут быть допускаемы другие структурированные форматы, такие как ZUGFeRD, если они соответствуют требованиям.
XRechnung представляет собой XML-документ и для человека без специальных средств трудно читаема. Вам потребуется просмотрщик или программное обеспечение, которое будет представлять данные XML в понятном виде. Саму XML-файл все равно следует сохранить как оригинальный документ.
Проверка на корректность устанавливает, соответствует ли XRechnung техническим и содержательным требованиям. Это позволяет выявить отсутствующие обязательные поля, неверные суммы, недействительные данные получателя или форматные ошибки до отправки счета.
Структурированный XML-документ следует хранить в оригинале. Чистая PDF-представление или распечатка не заменяют XRechnung счета. Важно, чтобы счет был доступен, читаем и воспроизводим на протяжении срока хранения.
Да, Motorica поддерживает структурированное получение и выпуск счетов в формате XRechnung, а также их техническую проверку на корректность. Перед отправкой следует проверить специфические требования получателя, налоговые вопросы и метод передачи данных. Motorica создает счета ZUGFeRD напрямую из обновленных данных счетов.
