Электронные счета в Германии: что подготовить малому бизнесу?

С 1 января 2025 года в Германии действуют новые правила для электронных счетов. Важно различать получение и выставление: предприятия уже должны уметь принимать электронные счета, а для их выставления пока действуют переходные сроки. Этот материал отражает положение на 14 сентября 2026 года и отличает малое предприятие от налогового статуса “Kleinunternehmer” по § 19 немецкого UStG.

1. Каких счетов касается новое правило?

Требование к электронным счетам в немецком законодательстве об НДС в основном применяется к операциям между предприятиями, если поставщик и заказчик находятся в Германии и существует обязанность выставить счет. Речь прежде всего о внутренних операциях B2B.

Счета частным потребителям не подпадают под это требование B2B. Если одна из сторон не находится в Германии, внутренняя обязанность не применяется автоматически. Для государственных заказчиков могут действовать отдельные правила B2G.

Размер бизнеса сам по себе не является решающим. Небольшая компания может подпадать под правило, а Kleinunternehmer в специальном немецком налоговом смысле может использовать исключение при выставлении.

2. Какие сроки действуют в 2026, 2027 и 2028 годах?

График по § 27 абз. 38 UStG:

• С 1 января 2025 года: все предприниматели в Германии должны уметь получать электронные счета, включая Kleinunternehmer.
• До 31 декабря 2026 года: любой выставляющий счет может еще использовать бумажный документ для внутренних B2B-операций. Обычный PDF или иной неструктурированный электронный формат возможен с согласия получателя.
• В 2027 году: переход сохраняется для выставляющих счета, чей общий оборот в предыдущем календарном году не превысил 800 000 евро. Для остальных охваченных предприятий электронный счет в основном становится обязательным.
• С 1 января 2028 года: охваченные внутренние B2B-счета должны в основном выставляться электронно. Законные исключения сохраняются.

Порог 800 000 евро лишь откладывает начало обязанности выставления в 2027 году. Он не освобождает от приема электронных счетов в 2025 или 2026 году.

3. Какие исключения важны для малого бизнеса?

Не каждый счет нужно выставлять электронно. Иная форма по-прежнему возможна, в частности, для:

• операций с частными потребителями,
• счетов на сумму до 250 евро брутто,
• проездных билетов, признаваемых счетами,
• многих освобожденных от НДС операций по § 4 пунктам 8–29 UStG,
• услуг, оказываемых Kleinunternehmer по § 19 UStG.

Исключение для Kleinunternehmer при выставлении закреплено в § 34a UStDV. Но с 2025 года такой предприниматель всё равно должен уметь получать электронные счета. При переходе на обычное налогообложение может возникнуть и обязанность выставлять их.

4. Что считается электронным счетом, а что нет?

Согласно § 14 UStG, электронный счет имеет структурированный формат, позволяющий электронную обработку. Обычный PDF, скан или фото с 2025 года является лишь “иным счетом”, а не электронным счетом в смысле закона.

Распространенные допустимые форматы:

• XRechnung: структурированный XML-файл без встроенного изображения PDF,
• ZUGFeRD: читаемый PDF со встроенными XML-данными; подходящие профили с версии 2.0.1 соответствуют требованиям, кроме MINIMUM и BASIC-WL,
• иные согласованные форматы, если обязательные данные НДС можно правильно и полностью извлечь.

Техническая проверка не всегда обязательна для налогового признания, но помогает найти ошибки формата и содержания до отправки.

5. Настройте надежный прием уже сейчас

Для законной возможности приема в основном достаточно почтового ящика. На практике следует:

1. Создать постоянный адрес, например rechnung@unternehmen.de.
2. Сообщить его поставщикам и контролировать спам и карантин.
3. Назначить ответственного за проверку, одобрение и учет XML-файлов.
4. Проверить XRechnung и ZUGFeRD в просмотрщике; налоговая администрация предлагает просмотрщик ELSTER.
5. Сохранять исходный полученный файл и связывать его с заказом, одобрением и оплатой.

Для B2B не установлен единственный канал передачи. Возможны e-mail, интерфейс, портал или согласованный способ. Общей обязанности получать официальное подтверждение для каждого электронного счета нет.

6. Подготовьте выставление и основные данные

Даже если в 2026 году вы используете переходное правило, проведите тест. Убедитесь, что программа создает XRechnung или подходящий профиль ZUGFeRD и все обязательные сведения находятся в структурированной части. В зависимости от случая это наименования и адреса, налоговый номер или VAT ID, дата, уникальный номер счета, вид и дата поставки, суммы нетто, ставка и сумма налога либо указание на освобождение.

Запишите предпочитаемые каналы получения бизнес-клиентов. Leitweg-ID обычно не нужен в обычном B2B; он в первую очередь важен для государственных органов. Проведите обмен тестовыми файлами заранее.

7. Храните счета восемь лет

Счета нужно хранить восемь лет по § 14b UStG. Срок начинается в конце календарного года, в котором счет был выставлен.

Как минимум структурированная часть электронного счета должна сохраняться без повреждений в исходной форме. Поэтому XRechnung нельзя хранить только как экранное представление или распечатанный PDF. В ZUGFeRD решающими являются встроенные структурированные данные; при расхождении XML обычно имеет приоритет перед визуальной частью. Доступ, изменения и этапы обработки должны быть прослеживаемыми.

8. Отдельно проверяйте госсектор и зарубежные операции

Налоговое правило B2B не заменяет требования к счетам государственным заказчикам. Федеральные, земельные и муниципальные органы могут требовать портал, Leitweg-ID, пороги и местные правила. Проверяйте документы заказа и E-Rechnung Bund.

Не переносите автоматически внутреннее правило на международные операции. Могут действовать другие правила НДС, особые реквизиты и требования иностранного государства. При необходимости обращайтесь к налоговому консультанту.

9. Практический план на 30 дней

• Неделя 1: определите обычный режим НДС или статус Kleinunternehmer, B2B-операции и нужный срок.
• Неделя 2: настройте почту, ответственность, просмотрщик и неизменное хранение исходных файлов.
• Неделя 3: исправьте данные компании и клиентов, создайте тестовые XRechnung и ZUGFeRD.
• Неделя 4: проверьте файлы, согласуйте процесс с бухгалтерией или консультантом и протестируйте обмен с поставщиком и клиентом.

Кратко опишите получение, проверку, исправление, одобрение, оплату и архивирование, чтобы процесс не зависел от одного человека.

10. Избегайте типичных ошибок

• “Мы маленькие, нас это не касается.” Малая фирма и Kleinunternehmer по § 19 UStG — разные понятия.
• “Наш PDF уже электронный счет.” Без структурированных машиночитаемых данных это иной счет.
• “Можно ждать до 2028 года.” Прием нужен с 2025 года; для более крупных выставляющих обязанность может начаться в 2027 году.
• “Достаточно видимого PDF.” Нужно сохранить исходную структурированную часть.
• “XRechnung только для ведомств.” Он применим и в B2B; B2G добавляет свои требования.
• “Программа автоматически исправит всё.” Проверка формата не заменяет правильных данных компании, услуги и налога.

Motorica поддерживает создание XRechnung и ZUGFeRD, организацию данных и архива. За квалификацию конкретной операции по-прежнему отвечает предприятие и при необходимости его налоговый консультант.

Источники и профессиональное предупреждение

Основные источники: FAQ Федерального министерства финансов, март 2026, письмо BMF от 15 октября 2025 года, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG и § 34a UStDV.

Актуально на 14.09.2026. Материал содержит общую информацию о немецких правилах и не является налоговой или юридической консультацией. Проверяйте конкретный случай и последующие изменения у квалифицированного специалиста или компетентного органа.