Счёт для государственного заказчика в Германии — это не обычный PDF, отправленный на любой адрес электронной почты. Для многих госзаказов требуется XRechnung: структурированный XML, который ведомство обрабатывает автоматически. Не менее важны правильный Leitweg-ID, предписанный канал и техническая проверка.
Статья объясняет немецкие правила B2G и не заменяет условия договора, юридическую или налоговую консультацию.
Главное вкратце
- XRechnung — XML по EN 16931 и немецким правилам XRechnung; обычный PDF им не является.
- В сентябре 2026 года действует XRechnung 3.0, актуальная спецификация 3.0.2 и Bundle KoSIT 3.0.2 от 31 августа 2026 года. Версия 4.0 пока предварительная.
- Для поставщиков федеральных органов обязанность в целом действует с 27 ноября 2020 года. ERechV предусматривает исключения, в том числе для отдельных прямых заказов до 1 000 евро, но договор может всё равно требовать электронный счёт.
- У земель и муниципалитетов свои порталы и правила. Проверяйте заказ и указания конкретного получателя.
- Переходные сроки B2B, введённые с 2025 года, не отменяют требований B2G.
Всем ли ведомствам нужен XRechnung?
Нет. Для непосредственной федеральной администрации центральным входом служит OZG-RE. Земли, муниципалитеты, университеты и публичные компании могут использовать другие порталы, форматы и исключения. Обзор KoSIT полезен, но обязательны условия заказчика.
§ 3 ERechV содержит исключения для некоторых прямых заказов до 1 000 евро, секретных счетов и отдельных зарубежных закупок. Это не общее разрешение на PDF: тендер или договор может требовать XRechnung.
Что запросить до выставления счёта
- полное наименование и расчётный адрес органа,
- Leitweg-ID или Buyer Reference,
- номер поставщика и заказа, если присвоены,
- ссылки на договор, заказ и проект,
- портал и точный канал передачи,
- электронные адреса продавца и покупателя,
- период услуги, условия платежа, банковские реквизиты и правила вложений.
Переносите ссылки без изменений: один неверный символ может сорвать автоматическую маршрутизацию.
Как указать Leitweg-ID
Leitweg-ID направляет документ нужному подразделению. В федеральном счёте он указывается в BT-10 “Buyer reference”. Идентификатор сообщает заказчик; поставщику собственный Leitweg-ID не нужен. У одного ведомства может быть несколько номеров, поэтому старый нельзя использовать без проверки.
Leitweg-ID, номер заказа и номер поставщика — разные поля. Записи только в свободном тексте или PDF-вложении часто недостаточно.
Обязательные данные XRechnung
XML должен структурированно содержать продавца и покупателя с адресами, дату и уникальный номер счёта, вид и объём услуги, дату/период исполнения, суммы нетто, категории и ставки НДС, налог, итог, а также необходимые указания об освобождении или reverse charge.
Для федеральных счетов § 5 ERechV дополнительно требует Leitweg-ID, банковские данные, условия платежа и электронный контакт выставителя. Номера поставщика и заказа включаются, если заказчик сообщил их при оформлении. XRechnung 3.0 также требует электронные адреса сторон. Обязательные сведения нельзя оставлять только во вложении.
XRechnung, ZUGFeRD и PDF
XRechnung передаётся как XML в синтаксисе UBL или UN/CEFACT CII. Читаемое представление помогает проверить документ, но не является самим XRechnung. ZUGFeRD обычно объединяет PDF/A-3 и встроенный XML; даже если профиль соответствует налоговым правилам, ведомство не обязано его принимать. Обычный PDF не является структурированной электронной фактурой.
Создание XRechnung в Motorica
- Создайте ведомство как клиента и заполните данные получателя.
- Перенесите Leitweg-ID, номера заказа и поставщика.
- Внесите позиции, период услуги, налог, условия платежа и банковский счёт.
- Проверьте читаемый предварительный просмотр.
- Через Электронный счёт экспортируйте XRechnung в структурированном CII XML; ZUGFeRD выбирайте только с согласия получателя.
- Провалидируйте XML и отправьте по предписанному каналу.
- Сохраните XML, квитанцию, статус портала и возможный отказ.
Во всех языках показан одинаковый контролируемый фрагмент Backoffice; заголовок страницы и элементы экспорта полностью видны.
Правильный канал передачи
Недостаточно отправить корректный XML на общий адрес ведомства. OZG-RE поддерживает веб-ввод, загрузку, Peppol и специальный почтовый канал. Для почты используется адрес, выданный платформой; вложения иногда нужно встраивать в XRechnung. У земель и муниципалитетов могут быть иные порталы. Тестовые файлы нельзя отправлять в рабочую систему.
Техническая и содержательная проверка
Валидация проверяет XML-схему, EN 16931, бизнес-правила XRechnung и списки кодов. Используйте правила текущего bundle. Статус «валидно» не подтверждает выполнение заказа, ставку налога или банковский счёт. Отдельно сверьте заказ, подтверждение работ, приёмку, налоги и суммы.
Вложения не заменяют структурированные обязательные данные. Соблюдайте форматы и лимиты; не отправляйте отдельные письма без запроса.
Передача, отказ и хранение
Храните отправленный XML без изменений вместе со временем, каналом, ID транзакции и статусом. Технический приём не означает содержательного одобрения или обещания платежа. При отказе исправьте исходные данные и создайте новый файл.
По немецким правилам НДС счета обычно хранят восемь лет с конца года выставления; другие нормы могут требовать большего срока. Распечатка XML или одна PDF-визуализация не заменяет электронный оригинал.
Типичные ошибки
- считать PDF файлом XRechnung,
- использовать старую версию или неверный портал,
- путать Leitweg-ID, номера заказа и поставщика,
- писать идентификатор только в тексте или вложении,
- пропускать электронный адрес стороны,
- помещать обязательные данные только в PDF,
- получать разные итоги из-за округления,
- отправлять на общий email вместо портала,
- считать технический приём одобрением оплаты,
- не хранить XML и подтверждение передачи.
Проверка перед отправкой
- Ведомство и расчётный адрес верны
- Актуальный Leitweg-ID указан в BT-10
- Номера заказа, поставщика, договора и проекта распределены правильно
- Номер, дата и период услуги заполнены
- Позиции, количество, единицы и описание понятны
- Налоговые коды, ставки и итоги совпадают
- Условия платежа, срок и банковский счёт указаны
- Электронные адреса продавца и покупателя внесены
- XML проверен по актуальным правилам XRechnung
- Портал, канал, вложения и размеры соответствуют заказу
- Файл и квитанция будут сохранены
Частые вопросы
Для каждого госзаказа нужен XRechnung?
Нет. Это зависит от правовой основы, получателя и договора. У федерации есть общая обязанность и исключения; правила земель и муниципалитетов различаются.
Можно отправить PDF?
Только если это допускают получатель и правила. Обычный PDF не заменяет структурированный XML.
Поставщику нужен свой Leitweg-ID?
Нет. Номер для заказа сообщает ведомство; в федеральном счёте он записывается в BT-10.
Принимают ли ведомства ZUGFeRD?
Иногда, если профиль, содержание и канал соответствуют требованиям. Любой ZUGFeRD-PDF автоматически не принимается.
Какая версия действует в сентябре 2026 года?
XRechnung 3.0, спецификация 3.0.2 и bundle от 31 августа 2026 года. Предварительная 4.0 ещё не рабочий стандарт.
«Технически принято» означает оплату?
Нет. Затем следуют содержательная проверка, сопоставление с заказом и внутреннее согласование.
Официальные источники и дата
Актуально на 16 сентября 2026 года. Первичные источники на немецком языке.
- KoSIT: XRechnung и версии
- ERechV
- § 14 UStG и § 14b
- FAQ BMF
- OZG-RE для выставителей и каналы
- FAQ о Leitweg-ID и реализация в землях
Следующий шаг
Запросите Leitweg-ID, ссылки на заказ и канал уже при его принятии. Затем создайте счёт в Motorica, экспортируйте XRechnung, проверьте его и сохраните с квитанцией.
Материал содержит общий обзор немецких требований и не является индивидуальной юридической или налоговой консультацией.