Що таке ZUGFeRD?
ZUGFeRD — це гібридне електронне рахункове формату. Він об'єднує читану PDF/A-3-рахунок і вбудовані XML-дані. PDF призначений для людей, а XML-дані можна обробляти програмно та електронно.
Електронний рахунок, PDF/A-3 та XML
ZUGFeRD пояснено: PDF/A-3, XML, профілі та Factur-X
ZUGFeRD є гібридним форматом електронного рахунку: PDF/A-3-файл містить видимий рахунок і вбудовані XML-дані для автоматизованої обробки. Важливі є використаний профіль, повні структуровані дані та технічна та змістова перевірка.
Автор фото: Peaky Frames ©
ZUGFeRD 2.5 об'єднує читабельний PDF/A-3-рахунок і вбудовані XML-дані. Цей формат технічно згортано з Factur-X. Чи задовольняє файл вимогам до електронного рахунку, залежить особливо від профілю, структурованих обов'язкових даних та безпомилкової обробки.
ZUGFeRD спрощує обмін структурованими рахунками, оскільки люди можуть читати PDF-вигляд та бухгалтерські системи використовують вбудоване XML. Звичайний PDF без структурованих даних не є ZUGFeRD-рахунком. Важливими залишаються якісність даних, конкретна ситуація та вимоги отримувача.
Приклад рахунку ZUGFeRD з Motorica
Демонстраційний файл був створений безпосередньо за допомогою генератора рахунків Motorica. Він містить читабельний PDF-рахунок та вбудовані структуровані XML-дані.
Що таке ZUGFeRD?
ZUGFeRD 2.5 є гібридним форматом для електронних рахунків. Версія, яка була опублікована 10 червня 2026 року, об'єднує PDF/A-3 вигляд з вбудованими XML-рахунками. ZUGFeRD та Factur-X технічно підкоряються один одному. Візуальний PDF допомагає людям перевіряти рахунок; XML дозволяє електронне оброблення.
- ZUGFeRD об'єднує PDF та XML в одному файлі
- PDF є читабельним для людей
- XML-дані є оброблюваними для програмного забезпечення
- Формат базується на PDF/A-3 та структурованих рахункових даних
- ZUGFeRD може бути використано у контексті B2B, B2G та B2C
- Для обов'язкового електронного рахунку важливі профілі та повні дані
- Звичайний PDF без структурованих XML-даних не є ZUGFeRD-рахунком.
ZUGFeRD, PDF та XRechnung: Різниця
Звичайний PDF є лише цифровим представленням рахунку. Його можна вислати електронною поштою і прочитати, але без структурованих даний він не містить машиночитабельного електронного рахунку. XRechnung складається з XML-даний та є незначно читабельним без переглядача. ZUGFeRD знаходиться серед них: він містить читабельний PDF і додатково структуровані XML-дані у одному файлі.
- PDF: читабельний, але без структурованих даний не є електронним рахунком
- XRechnung: чиста XML-рахунок для машиночитаності
- ZUGFeRD: PDF/A-3 з вбудованими XML-даними рахунку
- ZUGFeRD є простішим для розуміння багатьма малими підприємствами порівняно з чистими XML-файлами.
- Вбудовані XML-дані є ключовими для електронної обробки
- Для публічних замовників можуть застосовуватися додаткові вимоги, такі як Leitweg-ID або правила платформ
Коли ZUGFeRD є справжньою електронною рахунковою?
З 2025 року простий PDF в межах внутрішньобізнесового обміну (B2B) не задовольняє вимоги до електронної рахункової. ZUGFeRD-рахунок може задовольняти вимоги, якщо використовується підходяще структуроване форматування і повністю містить необхідні рахункові дані. За поглядом управлінства BMF, ZUGFeRD-формати від версії 2.0.1 зазвичай задовольняють вимоги до електронних рахункових форматів, якщо не застосовуються профілі MINIMUM або BASIC-WL.
- Використовувати підходящий ZUGFeRD-профіль
- Не планувати профілі MINIMUM або BASIC-WL для вимог електронної рахункової
- Повністю зберегти обов'язкові дані у структурованому даних-секції
- Зберегти PDF і XML вміст чисто та однорідно
- Перед надсиланням рахунку провести технічну перевірку на валідність
- Зберегти форматування, вимагане отримувачем
- У разі сумнів звернутися до фінансового консультанта або постачальника програмного забезпечення
Які дані входять в ZUGFeRD-рахунок?
Рахунок ZUGFeRD має не лише виглядати повним. Важливі дані рахунку також повинні бути структуровано внесені до XML-частини. Це охоплює звичайні обов'язкові реквізити рахунку та технічно коректні дані, щоб бухгалтерське програмне забезпечення могло правильно його обробити. Якщо відомості є лише в PDF, але відсутні в XML, електронна обробка може завершитися помилкою.
- Назва та адреса рахункового виконавця
- Назва та адреса отримувача рахунку
- Податковий номер або Ідентифікаційний номер платника податків, якщо використовується
- Номер рахунку
- Дата рахунку
- Дата виконання або період виконання
- Опис послуги
- Кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю та загальна сума
- Без ПДВ, ПДВ та з ПДВ
- Порада щодо ПДВ або інформація про виключення від ПДВ
- Умови оплати та банківська інформація
- Електронні дані отримувача, якщо це викладено або необхідно
ZUGFeRD-профілі: Чому важливо обирати правильний профіль
ZUGFeRD надає кілька профілів з різним пакетом даних. Не кожен профіль підходить для всіх завдань. Для обов'язкових електронних рахунків повинні бути повністю структуровані умови, що вимагаються з точки зору податку на доданий цінність. Профілі MINIMUM та BASIC-WL не задовольняють цього вимоги. Додатково слід перевірити вимоги отримувача, галузі та органів влади.
- Не обираєте профіль випадково
- MINIMUM і BASIC-WL не планувати для обов'язкових електронних рахунків B2B
- Переводити профілі, що відповідають EN-16931
- Перевіряйте вимоги отримувача
- Звертайте увагу на вимоги платформи при роботі з органами влади
- Конфігуруйте програмне забезпечення так, що б обов'язкові дані виводилися повністю
- Перевірте зміну профілю перед висиланням рахунків у продуктивному режимі
PDF та XML повинні підходять одна до одної
Найбільший практичний перевага ZUGFeRD - це також найпоширеніша джерела помилок: Рахунок має видиму сторінку PDF та структурований XML-частина. Обидва повинні відображати одну і ту ж рахунок. Якщо у PDF є інші суми, інші ставки ПДВ або інші дані клієнта ніж у XML, це призводить до питань та проблем з обробкою. Тому рахунок ZUGFeRD не повинен бути після того як відправлено, мануально змінений.
- Не мануально змінювати PDF
- Не розділяйте XML-дані від видимого контенту рахунку
- Перевірте вартість без ПДВ, суму ПДВ та загальну вартість
- Зберігайте номер рахунку та дату рахунку з усіма деталями
- Постачання послуг або товарів визначте однозначно
- Виправляйте помилки через аннулювання, коригування чи новий рахунок
- Не створюйте окремі версії PDF та XML
Отримання та перевірка ZUGFeRD-рахунків
Коли ви отримуєте рахунок ZUGFeRD, спочатку зазвичай бачите лише PDF. Власне структуровані дані рахунку вбудовані в документ. Тому для бухгалтерського обліку недостатньо переглянути лише видиму PDF-сторінку. Слід перевірити, чи отримано рахунок як файл ZUGFeRD, чи правдоподібні дані та чи правильно програмне забезпечення зчитує XML.
- Зберігайте ZUGFeRD-файл повністю
- Не зберігайте лише скріншот або друковану версію
- Перевірте постачальника, суму та ПДВ
- Контролюйте дані для оплати
- Зчитайте вбудовані XML-дані за допомогою спеціальної програми
- Не записуйте без перевірки при несумісності зображення та даних
- Вирішуйте невизначеності від постачальника
- Зберігайте входний рахунок для податкової та бухгалтерської контролю
Висилання ZUGFeRD: що перевіряти перед висиланням
Перед відправкою ZUGFeRD-рахунку не достатньо перевірити лише дизайн. Важливо, чи рахунок технічно коректний та чи всі важливі дані є у структурованому даний. Зокрема для бізнес-контрагентів, податкових консультантів і автоматичного оброблення помилки виявляються швидше: відсутні змістовні поля, неправильні суми ПДВ, невизначені умови оплати або несумісні XML-дані.
- Заповнюйте всі дані клієнтів
- Перевірте номер рахунку та дату рахунку
- Вкажіть дату або період послуг
- Відомість про послуги формулювати зрозуміло
- Перевірити нерозглянуту, податкову та загальну суму
- Перевірити умови оплати та банк-даниння
- Використати відповідне профіль ZUGFeRD
- Перевірити файл перед надсиланням
- Зберегти рахунок у початковому форматі
ZUGFeRD та офіційні замовники
При випуску рахунків для офіційних замовників достатньо не лише створити технічно припустимий формат. Офіційні організації можуть поставити додаткові вимоги щодо шляху передачі, Leitweg-ID, отримувача рахунку, документів та платформ. У багатьох процесах організацій XRechnung є відомим стандартом. ZUGFeRD може бути припустимий залежно від вимоги, але перед створенням рахунку слід перевірити це з замовником чи вимогами платформи.
- Перевірити вимоги офіційного замовника
- Вчасно запитати Leitweg-ID, якщо потрібно
- Перевірити припустимий формат та профіль
- Звернути увагу на платформу для отримання рахунків
- Правильно передавати документи та використовувати посилання
- При відмові детально проаналізувати повідомлення про помилку
- Не припускаємо автоматично, що кожен профіль ZUGFeRD буде прийняти органами влади
Зберігання: повна ZUGFeRD-файл важлива
Рахунок ZUGFeRD слід зберегти у початковому форматі повністю. Достатньо не лише виводити видиму сторінку PDF чи робити скріншот. Вбудовані XML-дані є важливим елементом електронного рахунка. Для зберігання історичних даних слід мати можливість знайти пізніше рахунок, файл, статус оплати, виправлення та можливе результати перевірки.
- Зберегти оригінальний файл повністю
- Не вилучати вбудовані XML-дані
- Не зберігати рахунок лише як друк або зображення
- Зберігати ідентифікацію файлу та номер документа
- Документувати виправлення та аннулювання
- Приєднувати платежі до рахунку
- Зберігати дані для податкової консультації та перевірки
- Виконувати збереження відповідно до GoBD та забезпечувати правильні права доступу
Звичайні помилки при створенні ZUGFeRD-рахунків
Багато помилок виникає через те, що ZUGFeRD розглядають як звичайний PDF. Це небезпечно. Рахунок не лише має бути правильним графічно, але й структурно. Помилки в XML-части можуть призвести до того, що бізнес-клієнти чи системи обліку не зможуть правильно обробити рахунок. Тому процес повинен бути так структурований, щоб дані рахунка були введеними коректно один раз і після цього автоматично виводились у форматі PDF та XML.
- Вважати звичайний PDF за ZUGFeRD
- Обирати неправильне або неадекватне профіль
- Відсутність або незавершені XML-дані
- Різні суми в PDF та XML
- Податкові суми не збігаються математично
- Відсутність обов'язкових даних в структурованому розділі
- Не перевіряти ZUGFeRD-файл на коректність
- Змінювати файл пізніше вручну
- Зберігати лише PDF, а не повний документ
- Не перевіряти вимоги отримувача
Підтримка Motorica: функціональний стан
Motorica підтримує структуроване введення даних рахунку та виведення XRechnung. Motorica створює ZUGFeRD-рахунки безпосередньо з упорядкованих даних рахунків. Файл об'єднує читабельний PDF-рахунок і вбудовані структуровані XML-дані. Цей матеріал залишається нейтральною фаховою основою.
- Структуроване введення даних клієнтів та послуг
- Проводити рахунки, дату, суми та податки зрозуміло
- Створювати XRechnung і перевіряти перед відправкою
- Зберігати прихідні рахунки та документи у порядку
- Призводити платежі з відкритими позами до рахунків
- Виробляти дані для податкової консультації та бухгалтерського обліку
- Motorica створює ZUGFeRD-рахунки безпосередньо з упорядкованих даних рахунків. Файл об'єднує читабельний PDF-рахунок і вбудовані структуровані XML-дані.
FAQ
Часто задавані питання щодо ZUGFeRD
Чи є ZUGFeRD просто PDF?
Ні. Звичайний PDF не містить структурованих рахункових даних. ZUGFeRD-рахунок, на відміну від цього, містить додаткові XML-дані, які вбудовані у PDF/A-3-файл і можуть бути оброблені машинами.
Чи є ZUGFeRD легальним електронним рахунком?
ZUGFeRD може бути легальним електронним рахунком, якщо використовується підходяще профіль і містить повні структуровані рахункові дані. Профілі MINIMUM та BASIC-WL не рекомендуються для обов'язкових B2B-електронних рахунків.
Яка відмінність між ZUGFeRD і XRechnung?
XRechnung — це чистий XML-рахунок, який без специального переглядачного програмного забезпечення важко прочитати. ZUGFeRD об'єднує, на відміну від цього, читану PDF з вбудованими XML-данними. Обидва формати можуть бути релевантні для електронних рахунків, якщо вони задовольняють законодавчі та технічні вимоги.
Який переваги ZUGFeRD для малого бізнесу?
ZUGFeRD корисний для малого бізнесу, оскільки клієнти все ще отримують читану PDF-рахунок, в той час як системи бухгалтерського обліку можуть обробляти структуровані XML-дані. Це зменшує ручну введення даних і спрощує переход до електронних рахунків.
Чи повинен я використовувати ZUGFeRD з 2025 року?
Ні. ZUGFeRD не є єдиним дозволеним форматом електронних рахунків. У B2B-сферах можна використовувати XRechnung або інші підходящі структуровані формати. Важливо, щоб рахунок задовольняв законодавчі вимоги та міг бути електронно оброблений.
Чи можу я відправляти ZUGFeRD-рахунок електронною поштою?
Загалом можна надсилати електронну рахунок через електронну пошту, якщо це підходить для конкретного шляху передачі між учасниками. Важливо, щоб був надіслано повний файл ZUGFeRD без втрати вбудованих XML-даних.
Як перевіряю рахунок ZUGFeRD?
Перевірте не лише видиме PDF, але і структуровані дані. Використовуйте спеціальне програмне забезпечення чи валідатор для перевірки обов'язкових полів, формату, сум та XML-даних.
Як повинні зберігатися рахунки ZUGFeRD?
Повний файл ZUGFeRD слід зберігати в оригінальному форматі. Вивіскова версія, скріншот або проста PDF-копія без вбудованих XML-даних не підходять, якщо це призводить до втрати структурованого розділу рахунку.
Чи підтримує Motorica виведення ZUGFeRD?
Motorica створює рахунки ZUGFeRD безпосередньо з введених даних рахунку. Файл поєднує читабельний PDF-рахунок із вбудованими структурованими XML-даними. Motorica підтримує структуроване введення даних рахунку, XRechnung і ZUGFeRD.