Різниця коротко
Комерційна пропозиція описує роботу, ціну й умови. Рахунок оформлює розрахунок за товар або послугу. Договір зазвичай виникає внаслідок узгоджених волевиявлень, зокрема пропозиції та її прийняття; сам рахунок договором не є.
Для чого потрібна?
- Комерційна пропозиція: Пропонує роботу та її умови.
- Рахунок: Оформлює розрахунок за товар або послугу.
Коли з’являється?
- Комерційна пропозиція: Зазвичай до укладення договору.
- Рахунок: Часто після виконання; можливий рахунок на аванс або часткову оплату.
Чи завжди обов’язкова?
- Комерційна пропозиція: Ні. Договір може виникнути й без письмової пропозиції.
- Рахунок: Закон вимагає її в окремих випадках, зокрема для оподатковуваних послуг іншим підприємствам.
Що має юридичне значення?
- Комерційна пропозиція: Прийняття достатньо визначеної та обов’язкової пропозиції може утворити договір.
- Рахунок: Фіксує розрахунок, але не замінює пропозицію та її прийняття.
Коли пропозиція зобов’язує?
За § 145 Цивільного кодексу Німеччини (BGB) достатньо визначена пропозиція зазвичай зобов’язує її автора, якщо він не виключив обов’язковості. Прийняття у відповідний строк може утворити договір (§§ 147–148 BGB). Якщо клієнт змінює важливу умову, наприклад ціну чи обсяг, це нова пропозиція, яку ще треба прийняти (§ 150 абз. 2 BGB). Приблизний кошторис не завжди є обов’язковою пропозицією.
Чітко зазначайте обсяг, кількість, ціну, режим ПДВ, строк виконання та, за потреби, строк прийняття. Зберігайте підтвердження прийняття й змін. Домовленість можлива також електронною поштою або усно.
Для чого рахунок і коли його виставляти?
§ 14 абз. 1 UStG визначає рахунок за функцією: це документ для розрахунку за постачання чи послугу незалежно від назви. Він не замінює прийняття пропозиції й сам собою не доводить згоду клієнта на кожну суму. Письмова пропозиція не є загальною умовою для виставлення рахунка.
Зазвичай рахунок оформлюють після роботи. Узгоджений аванс або етап можна рахувати раніше. Для певних оподатковуваних послуг іншому підприємству рахунок зазвичай потрібно виставити протягом шести місяців після виконання (§ 14 абз. 2 UStG).
Обов’язкові реквізити рахунка
Звичайний рахунок за § 14 абз. 4 UStG містить імена й адреси сторін, податковий номер або ідентифікаційний номер платника ПДВ виставника, дату, унікальний послідовний номер, вид і кількість товару чи обсяг послуги, дату виконання, вартість, ставку й суму ПДВ або підставу звільнення. Узгоджені знижки слід пояснити. Спрощені правила діють для рахунків до 250 євро та малого бізнесу (§§ 33, 34a UStDV). Номер пропозиції допомагає звірці, але загалом не є обов’язковим реквізитом.
Е-рахунки в Німеччині у 2026 році
Для багатьох операцій між компаніями, що перебувають у Німеччині, потрібен структурований електронний рахунок. Звичайний PDF ним не є. З 2025 року німецькі підприємства мають уміти приймати е-рахунки. Для їх виставлення діє перехідний період: інші рахунки дозволено до кінця 2026 року, а за обороту попереднього року не більш ніж 800 000 євро — як правило, до кінця 2027 року. Папір у цей час допустимий; простий електронний документ, наприклад PDF, потребує згоди отримувача. Винятки, зокрема для малого бізнесу, перевіряють окремо. Це вимоги до рахунка, а не пропозиції.
Малий бізнес і зберігання
За німецьким режимом звільнення малого бізнесу від ПДВ (Kleinunternehmerregelung) згідно з § 19 UStG ПДВ для охоплених операцій окремо не зазначають. § 34a UStDV вимагає вказати звільнення й дозволяє інший формат рахунка. Транскордонні операції можуть мати додаткові вимоги.
Копії виданих та отримані рахунки за § 14b UStG зазвичай зберігають вісім років від кінця року видачі. Інші обов’язки й незавершені провадження можуть впливати на строк. Зберігайте пропозицію, прийняття й зміни.
Практичний порядок
- Вкажіть у пропозиції роботу, ціну, податки й умови.
- Зафіксуйте прийняття або зміни клієнта.
- Документуйте виконання й погоджені доповнення.
- Виставте рахунок за фактичну роботу чи погоджений аванс; перевірте реквізити й формат.
- Зв’яжіть пропозицію, договір, рахунок та оплату в одній справі.
Приклад: Ви пропонуєте ремонт за 500 євро плюс належний ПДВ. Клієнт погоджується, а потім письмово замовляє додаткову роботу за 80 євро. Її можна додати до рахунка, зберігши доказ зміни. Рахунок сам собою не є договором про цю роботу.
Запитання й типові помилки
Чи можна виставити рахунок без пропозиції? Так. Письмова пропозиція не є загальною вимогою, але потрібна погоджена операція та належний рахунок.
Підписаний рахунок — підтвердження замовлення? Це залежить від тексту й обставин; сам рахунок не доводить згоду на кожну ціну.
Чи треба зазначати ПДВ у кожній пропозиції? Перелік реквізитів рахунка до пропозиції не застосовується, але ціна й податковий режим мають бути зрозумілими. Для споживачів можливі додаткові правила цін.
Помилки: плутати оцінку з обов’язковою пропозицією, виставляти неузгоджені доплати, вважати PDF структурованим е-рахунком і вимагати номер ПДВ там, де достатньо податкового номера.
Офіційні джерела й дата
Станом на 17 вересня 2026 року. Загальна інформація про німецьке право; окремі випадки потребують перевірки.