Рахунок малого підприємства має чітко показувати, хто кому, за які товари або послуги та за якою ціною його виставляє. Для операції, звільненої від ПДВ за § 19 UStG, ПДВ окремо не зазначають. Натомість додають пояснення про звільнення. Цей посібник описує звичайні внутрішні операції в Німеччині та містить зразок рахунку, який можна адаптувати.
Коротке пояснення
З 2025 року § 34a UStDV визначає спрощені вимоги до рахунків за звільнені від ПДВ операції малих підприємств. Ідентифікаційний номер платника ПДВ не є обов’язковим: допустима альтернатива — податковий номер Steuernummer, виданий податковою службою. Номер рахунку та дата надання послуги не входять до цього спеціального мінімального переліку, але допомагають вести зрозумілий облік.
Німецький режим звільнення малого бізнесу від ПДВ (Kleinunternehmerregelung) стосується ПДВ, а не організаційно-правової форми чи звільнення від усіх податків. Для підприємств у Німеччині відповідний оборот, як правило, не має перевищувати 25 000 євро за попередній календарний рік і 100 000 євро за поточний. Ідеться про оборот, а не прибуток. Уже вся операція, через яку перевищено поточний ліміт, не підпадає під звільнення за § 19 UStG. У рік початку діяльності діє ліміт 25 000 євро. Після чинної відмови від режиму застосовують звичайні правила ПДВ.
Наведені вимоги стосуються рахунків за операції, які справді звільнені від ПДВ за § 19 UStG. Для міжнародних операцій, перенесення обов’язку сплати ПДВ на отримувача (Reverse Charge) або рахунків державним замовникам перевірте додаткові правила.
Крок за кроком
1. Введіть інформацію, необхідну за законом
Відповідно до § 34a UStDV, такий рахунок повинен містити щонайменше:
- Ваше повне ім’я або найменування та повна адреса, а також повні дані отримувача товарів чи послуг. Для одноосібного підприємця самої комерційної назви недостатньо.
- Податковий номер Steuernummer, виданий податковою службою, ідентифікаційний номер платника ПДВ (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) або ідентифікаційний номер малого підприємства (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer). Достатньо одного з цих номерів. Особистий податковий ідентифікаційний номер не замінює Steuernummer підприємства.
- Дата виписки рахунку.
- Кількість і тип поставлених товарів або обсяг і тип наданої послуги. Одне лише «обслуговування» зазвичай надто неточне; «Розробка логотипу з двома раундами виправлень» зрозуміла.
- Загальна сума винагороди за товари чи послуги та примітка про звільнення малого підприємства від ПДВ за § 19 UStG.
- Позначення «Gutschrift», якщо одержувач послуг або третя сторона, за його дорученням, виставляє рахунок за погодженою процедурою Gutschrift. Мається на увазі виставлення рахунків клієнтом, а не те, що в просторіччі називають виправленням рахунку.
Особливі спрощення розділів 33 і 34 UStDV залишаються застосовними для рахунків на невелику вартість до 250 євро та проїзних квитків. Шаблон із повними деталями практичний навіть для невеликих сум.
2. Додайте посилання на § 19 UStG
Можливе формулювання:
До цієї послуги застосовується звільнення малого бізнесу від ПДВ згідно з § 19 UStG.
Зміст має бути однозначним; конкретного формулювання закон не вимагає. Не додавайте рядок із ПДВ 7 або 19 відсотків. «ПДВ 0%» теж не пояснює звільнення належним чином, адже його можна сплутати з нульовою ставкою. Зазначте загальну суму до сплати й додайте примітку про звільнення.
Якщо попри звільнення окремо зазначити ПДВ, може виникнути обов’язок сплатити його за § 14c UStG. Виявивши помилку, оперативно обговоріть виправлення з податковим консультантом. Бізнес-клієнт не може відняти вхідний ПДВ за правильно оформленим рахунком малого підприємства, оскільки ПДВ не нараховано.
3. Використовуйте змістовну додаткову інформацію
Унікальний номер рахунку, дата або період надання послуги, номер клієнта, погоджений строк оплати й банківські реквізити полегшують облік та оплату. Ці відомості не входять до спеціального мінімуму § 34a UStDV. Інші законні вимоги, наприклад до реквізитів зареєстрованого товариства в діловому листуванні, та умови договору залишаються чинними.
Присвойте номери рахунків відповідно до зрозумілої системи, наприклад 2026-0042. Описуйте послуги таким чином, щоб клієнт міг призначити їх до замовлення. Якщо є кілька позицій, кількість, окрема ціна та загальна сума мають математично збігатися.
4. Практичний приклад рахунку малого підприємства
Наступні імена та адреси є вигаданими. Замініть будь-які заповнювачі вашою фактичною інформацією. Номер, дата надання послуги та кінцевий термін оплати тут включені як корисна додаткова інформація.
Рахунок № 2026-0042
Постачальник: Lara Beispiel · Графічний дизайн · Musterstraße 10 · 10115 Berlin
Податковий номер: [податковий номер вашої компанії]
Отримувач: Max Muster · Beispielweg 5 · 10117 Berlin
Дата рахунку: 5 жовтня 2026 р
Дата надання послуги: 30 вересня 2026 р
Послуга: Дизайн логотипу з двома раундами виправлень
Кількість: 1 ·Ціна: 450,00 євро
Сума рахунку: 450,00 євро
До цієї послуги застосовується звільнення малого бізнесу від ПДВ згідно з § 19 UStG.
Будь ласка, перерахуйте 450,00 EUR до 19.10.2026 на погоджений банківський рахунок: [власник рахунку та IBAN]. У призначенні платежу зазначте 2026-0042.
ПДВ не додається. Загалом клієнт сплачує 450,00 євро. Шаблон підходить для простої послуги, яка не оподатковується в Німеччині; це не універсальний шаблон для транскордонних або інших специфічних транзакцій.
5. Виберіть правильний формат рахунку
Для операцій, звільнених за § 19 UStG, § 34a UStDV дозволяє малим підприємствам і надалі видавати неструктуровані рахунки («sonstige Rechnung»), наприклад на папері або як звичайний PDF. Електронне надсилання такого PDF потребує згоди отримувача, яка може також випливати з його поведінки. Цей виняток з обов’язку видавати структуровані електронні рахунки не обмежений перехідним періодом 2026 року.
З 1 січня 2025 року вітчизняні малі підприємства також повинні мати можливість отримувати електронні рахунки для своїх бізнес-покупок. Зазвичай для цього достатньо електронної скриньки. Простий PDF-файл не є структурованим електронним рахунком-фактурою. Поширеними форматами є XRechnung і відповідні профілі ZUGFeRD. Переконайтеся, що ви можете читати, переглядати та зберігати структуровані дані.
Незалежні специфікації електронних рахунків можуть застосовуватися до рахунків для державних замовників. Якщо ви переходите на стандартне оподаткування, ви повинні переглянути відповідні вимоги, включаючи можливі перехідні періоди.
6. Надсилайте та зберігайте таким чином, щоб їх можна було відстежити
Копії виставлених рахунків і отримані рахунки, як правило, зберігають вісім років. Строк за § 14b UStG починається з кінця календарного року, у якому виставлено рахунок. Для рахунку за жовтень 2026 року він зазвичай спливає 31 грудня 2034 року. Податкові обставини можуть вимагати довшого зберігання.
Цифрові рахунки мають залишатися читабельними та придатними до перевірки протягом усього строку зберігання. Зокрема, структуровану частину електронного рахунку потрібно зберігати неушкодженою в оригінальному форматі: самої паперової роздруківки недостатньо. Пов’язуйте рахунок із замовленням і платежем. Документуйте виправлення, замість непомітно перезаписувати вже надіслану версію.
Контрольний список
- Відповідно до розділу 19 UStG послуга фактично не оподатковується.
- Імена та адреси обох сторін повні.
- Зазначено один із допустимих податкових номерів постачальника.
- Дата рахунку, опис послуги та загальна сума правильні.
- Включено посилання на звільнення для малого бізнесу.
- Окремо ПДВ не вказується.
- Перевірено корисну додаткову інформацію, таку як номер рахунку та дату платежу.
- Було уточнено формат доставки, зберігання та будь-які спеціальні правила.
Типові помилки
- Вважати номер платника ПДВ обов’язковим:Податковий номер компанії є допустимою альтернативою. Не чекайте без потреби ідентифікаційний номер платника ПДВ, якщо у вас уже є відповідний податковий номер.
- Використовувати шаблон із нарахуванням ПДВ:Перевіряйте рядки ПДВ, підсумки та примітки разом. Згадка про звільнення сама собою не усуває наслідків помилкового зазначення ПДВ.
- Вважати всі малі підприємства однаковими:Kleinunternehmerregelung і Kleingewerbe – різні терміни. Ваш статус щодо ПДВ має вирішальне значення для конкретної послуги.
- Неточні послуги або відсутні дані одержувача:Попросіть правильні дані й оформіть виправлення, яке можна простежити. Формальна помилка рахунку не припиняє автоматично право вимагати оплату за відповідною операцією.
Часті запитання
Чи обов’язково потрібен послідовний номер рахунку?
У спеціальному мінімальному переліку § 34a UStDV такої вимоги немає. Утім, зрозуміла система нумерації допомагає впорядковувати та однозначно зіставляти документи. За звичайного режиму ПДВ загальні вимоги до рахунків інші.
Чи можу я написати рахунок іншою мовою?
В принципі, рахунок іноземною мовою можливий. Інформація має бути зрозумілою та повною; податкова може вимагати переклад. Німецька або двомовна версія часто є практичною для німецьких бізнес-клієнтів. Переклад не змінює факту застосування німецьких податкових правил.
Малий бізнес – це те саме, що працювати без податків?
Ні. Режим стосується ПДВ за охопленими ним операціями. Податок на доходи, у відповідних випадках промисловий податок (Gewerbesteuer) та інші обов’язки залишаються. Деякі міжнародні операції також можуть створювати зобов’язання з ПДВ.
Що робити, якщо клієнт просить рахунок з податком із продажу?
Не зазначайте ПДВ лише тому, що цього просить клієнт. Спершу перевірте, чи справді операція звільнена від ПДВ. Відмова від Kleinunternehmerregelung — податкове рішення для всього підприємства, яке, як правило, є обов’язковим щонайменше п’ять календарних років.
Висновок
Хороший рахунок для малого бізнесу потребує правильної інформації про сторони та послуги, допустимий податковий номер, дату рахунку, загальну суму та посилання на § 19 UStG. Завдяки чіткому номеру, чіткому терміну оплати та надійному зберіганню він стає документом, який допомагає вам і вашим клієнтам у повсякденному житті.
Наступний крок
Motorica.io дозволяє впорядковувати рахунки та інформацію про клієнтів в одному місці. Перш ніж надсилати вперше, перевірте, чи ваш податковий статус і інформація в шаблоні рахунку відповідають вашому бізнесу.
Джерела та стан
Юридичний статус: 5 жовтня 2026 р. Ця стаття містить загальну інформацію про німецьке законодавство та не замінює індивідуальну податкову чи юридичну консультацію.
- § 34a UStDV – Рахунки від малих підприємств
- § 19 UStG – Звільнення від податків для малих підприємств
- § 14 UStG – Форми рахунку та передачі
- § 14b UStG – Зберігання рахунків
- § 14c UStG – Помилкове або неправомірне зазначення ПДВ у рахунку
- BMF – Запитання та відповіді щодо електронного виставлення рахунків
- BMF – нові правила для малого бізнесу з 2025 року