E-Rechnung in Deutschland: Was kleine Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für elektronische Rechnungen. Entscheidend ist dabei die Trennung zwischen Empfang und Ausstellung: Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits empfangen können, während für das Ausstellen noch Übergangsfristen gelten. Dieser Ratgeber erklärt den Stand vom 14. September 2026 und unterscheidet bewusst zwischen einem kleinen Unternehmen und einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

1. Für welche Rechnungen gilt die neue Regel?

Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen Unternehmen, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Sie betrifft also vor allem inländische B2B-Umsätze.

Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese B2B-Pflicht. Ist einer der Beteiligten nicht in Deutschland ansässig, greift die inländische Pflicht ebenfalls nicht automatisch. Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene B2G-Regeln.

Die Betriebsgröße allein entscheidet nicht. Ein kleines Unternehmen kann betroffen sein; ein Kleinunternehmer im steuerlichen Sinn kann dagegen eine besondere Ausnahme für das Ausstellen nutzen.

2. Welche Fristen gelten 2026, 2027 und 2028?

Der Zeitplan nach § 27 Absatz 38 UStG lautet:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
• Bis 31. Dezember 2026: Jeder Rechnungsaussteller darf für inländische B2B-Umsätze noch Papierrechnungen verwenden. Ein einfaches PDF oder ein anderes nicht strukturiertes elektronisches Format ist weiterhin möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
• Im Jahr 2027: Die Übergangsregel bleibt für Aussteller bestehen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für andere betroffene Aussteller wird die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend.
• Ab 1. Januar 2028: Betroffene inländische B2B-Rechnungen müssen grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben bestehen.

Die 800.000-Euro-Grenze verschiebt somit nur den Start der Ausstellungspflicht im Jahr 2027. Sie ist keine allgemeine Grenze dafür, ob ein Unternehmen 2025 oder 2026 E-Rechnungen empfangen muss.

3. Welche Ausnahmen sind für kleine Betriebe wichtig?

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Nach den aktuellen Regeln kann insbesondere weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden bei:

• Leistungen an private Endverbraucher,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG,
• Leistungen, die von Kleinunternehmern nach § 19 UStG erbracht werden.

Die Kleinunternehmer-Ausnahme für das Ausstellen ist in § 34a UStDV geregelt. Wichtig: Kleinunternehmer müssen seit 2025 trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Wechseln sie zur Regelbesteuerung, kann auch die Ausstellungspflicht greifen.

4. Was zählt als E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto ist seit 2025 nur eine „sonstige Rechnung“, nicht aber eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Übliche zulässige Formate sind:

• XRechnung: eine strukturierte XML-Datei ohne eingebautes PDF-Bild,
• ZUGFeRD: ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten; ab Version 2.0.1 erfüllen die geeigneten Profile die Voraussetzungen, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL,
• andere vereinbarte Formate, wenn sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig extrahieren lassen.

Eine technische Validierung ist nicht in jedem Fall Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, hilft aber, Format- und Inhaltsfehler vor dem Versand zu erkennen.

5. Empfang jetzt zuverlässig einrichten

Für den gesetzlichen Empfang reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Praktisch sollte der Prozess mehr leisten:

1. Legen Sie eine feste Rechnungsadresse wie rechnung@unternehmen.de fest.
2. Informieren Sie Lieferanten und überwachen Sie Spam- und Quarantäneordner.
3. Klären Sie, wer XML-Dateien prüft, freigibt und verbucht.
4. Testen Sie XRechnung und ZUGFeRD mit einem Viewer; die Finanzverwaltung bietet einen ELSTER-E-Rechnungsviewer an.
5. Bewahren Sie die empfangene Originaldatei auf und verbinden Sie sie mit Bestellung, Freigabe und Zahlung.

Das Gesetz schreibt für B2B keinen einzigen Übermittlungsweg vor. E-Mail, Schnittstelle, Portal oder ein gemeinsam vereinbarter Weg sind möglich. Eine generelle Pflicht, für jede E-Rechnung eine formelle Empfangsbestätigung einzuholen, besteht nicht.

6. Ausstellung und Stammdaten vorbereiten

Auch wenn Ihr Betrieb 2026 noch eine Übergangsregel nutzt, lohnt sich ein Probelauf. Prüfen Sie, ob die Rechnungssoftware XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil erzeugt und ob alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Dazu gehören je nach Fall unter anderem Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Zeitpunkt der Leistung, Entgelte, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Erfassen Sie außerdem die bevorzugten Empfangskanäle Ihrer Geschäftskunden. Eine Leitweg-ID wird im normalen B2B-Verkehr grundsätzlich nicht benötigt; sie ist vor allem bei Rechnungen an Behörden relevant. Vereinbaren Sie Tests mit wichtigen Kunden, bevor eine Frist abläuft.

7. Acht Jahre richtig aufbewahren

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine XRechnung darf deshalb nicht nur als Bildschirmansicht oder ausgedrucktes PDF abgelegt werden. Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten strukturierten Daten maßgeblich; weichen XML und Bildteil voneinander ab, ist grundsätzlich der strukturierte Teil führend. Zugriffe, Änderungen und Verarbeitungsschritte sollten nachvollziehbar organisiert sein.

8. Behörden und Ausland getrennt prüfen

Die umsatzsteuerliche B2B-Pflicht ersetzt nicht die Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Bund, Länder und Kommunen können Portale, Leitweg-ID, Schwellenwerte und landesrechtliche Vorgaben gelten. Prüfen Sie die Ausschreibungs- oder Auftragsunterlagen und die Informationen auf E-Rechnung Bund.

Bei grenzüberschreitenden Leistungen ist nicht einfach dieselbe Inlandspflicht zu unterstellen. Hier können andere umsatzsteuerliche Regeln, besondere Pflichtangaben und ausländische Vorgaben gelten. Prüfen Sie solche Fälle separat, bei Bedarf mit steuerlicher Beratung.

9. Praktischer 30-Tage-Plan

• Woche 1: Klären, ob Sie regelbesteuert oder Kleinunternehmer sind, welche B2B-Umsätze Sie haben und welche Frist gilt.
• Woche 2: Empfangspostfach, Zuständigkeiten, Viewer und unveränderte Ablage einrichten.
• Woche 3: Kunden- und Firmendaten bereinigen und mit der Rechnungssoftware je eine XRechnung und ZUGFeRD-Testdatei erzeugen.
• Woche 4: Dateien validieren, mit Steuerberatung oder Buchhaltung abstimmen und den Austausch mit einem Lieferanten und einem Kunden testen.

Dokumentieren Sie kurz, wie Rechnungen eingehen, geprüft, korrigiert, freigegeben, bezahlt und archiviert werden. Das verhindert, dass die technische Umstellung nur bei einer einzigen Person bekannt ist.

10. Typische Fehler vermeiden

• „Wir sind klein, also betrifft uns das nicht.“ Kleine Unternehmen müssen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG unterschieden werden.
• „Unser PDF ist bereits eine E-Rechnung.“ Ohne strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten ist es nur eine sonstige Rechnung.
• „Wir kümmern uns erst 2028.“ Empfang ist bereits seit 2025 nötig; für größere Aussteller kann die Ausstellungspflicht 2027 beginnen.
• „Für die Ablage reicht das sichtbare PDF.“ Der strukturierte Originalteil muss erhalten bleiben.
• „XRechnung ist nur für Behörden.“ XRechnung kann auch im B2B-Verkehr eingesetzt werden; B2G bringt lediglich zusätzliche Vorgaben mit.
• „Die Software macht jede Rechnung automatisch richtig.“ Formatprüfung ersetzt nicht korrekte Stamm-, Leistungs- und Steuerdaten.

Motorica unterstützt das Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Organisation von Rechnungsdaten und Ablage. Die fachliche Einordnung des konkreten Umsatzes bleibt dennoch Aufgabe des Unternehmens und gegebenenfalls seiner Steuerberatung.

Quellen und fachlicher Hinweis

Grundlage sind die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG und § 34a UStDV.

Stand: 14.09.2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren konkreten Fall und spätere Rechtsänderungen mit einer qualifizierten Beratung oder der zuständigen Stelle.