Eine Rechnung an eine Behörde ist nicht einfach eine normale PDF per E-Mail. Für viele öffentliche Aufträge in Deutschland verlangt der Empfänger eine XRechnung: einen strukturierten XML-Datensatz, den die Verwaltung automatisch verarbeiten kann. Entscheidend sind außerdem die richtige Leitweg-ID, der vorgegebene Übertragungskanal und eine erfolgreiche technische Prüfung.
Dieser Ratgeber beschreibt die deutschen Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Vorgaben aus deinem Auftrag.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931 und den deutschen XRechnung-Regeln. Eine gewöhnliche PDF ist keine XRechnung.
- Aktuell gilt XRechnung 3.0; der maßgebliche Standard ist 3.0.2. Das KoSIT-Bundle 3.0.2 vom 31. August 2026 enthält die derzeitigen Regeln und Codelisten. XRechnung 4.0 liegt erst als Vorabversion vor und ist noch nicht anzuwenden.
- Beim Bund besteht die Pflicht für Lieferanten grundsätzlich seit 27. November 2020. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes enthält Ausnahmen, unter anderem für bestimmte Direktaufträge bis 1.000 Euro. Auftrag oder Vertrag können trotzdem eine E-Rechnung verlangen.
- Länder und Kommunen haben eigene Regelungen, Portale und Fristen. Prüfe deshalb immer Bestellung, Vertrag und Hinweise des konkreten Empfängers.
- Die B2G-Regeln für Behörden gelten neben den seit 2025 eingeführten B2B-Regeln. Die B2B-Übergangsfristen machen eine behördliche Vorgabe nicht unwirksam.
Gilt XRechnung für jede Behörde?
Nicht pauschal. Für die unmittelbare Bundesverwaltung ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) der zentrale Zugang. Bei Ländern, Kommunen, Hochschulen oder öffentlichen Unternehmen können andere Portale, Formate und Ausnahmen gelten. Die KoSIT veröffentlicht dazu eine Ländersynopse; rechtlich verbindlich bleiben aber die Vorgaben des Auftraggebers.
Auch beim Bund gibt es Ausnahmen nach § 3 ERechV, etwa für bestimmte Direktaufträge bis 1.000 Euro, geheimhaltungsbedürftige Rechnungen und bestimmte Auslandsbeschaffungen. Die Schwelle ist keine allgemeine Freigabe für PDF-Rechnungen: Eine Bestellung, Ausschreibung oder vertragliche Vereinbarung kann XRechnung trotzdem vorgeben.
Diese Angaben solltest du vorab anfordern
Besorge die Empfängerdaten vor dem Schreiben der Rechnung. Besonders wichtig sind:
- vollständiger Name und Rechnungsanschrift der Behörde,
- Leitweg-ID beziehungsweise Buyer Reference,
- Lieferantennummer und Bestellnummer, falls vergeben,
- Vertrags-, Auftrags- oder Projektreferenz,
- zugelassenes Portal und der konkrete Übertragungskanal,
- elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer, soweit verlangt,
- Ansprechpartner, Leistungszeitraum und Abnahmedaten,
- Zahlungsziel, Bankverbindung und erlaubte Anlagenformate.
Übernimm Referenzen exakt aus Bestellung oder Vergabeunterlagen. Schon ein fehlendes Zeichen kann die automatische Zuordnung verhindern.
Leitweg-ID richtig eintragen
Die Leitweg-ID adressiert eine öffentliche Rechnung an die zuständige Stelle. Bei Rechnungen an den Bund gehört sie in das Feld BT-10 „Buyer reference“. Du bekommst sie vom Auftraggeber; als Lieferant beantragst du keine eigene Leitweg-ID. Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs besitzen, deshalb darfst du nicht einfach eine ältere Nummer wiederverwenden.
Leitweg-ID, Bestellnummer und Lieferantennummer sind unterschiedliche Angaben. Trage jede Referenz in das dafür vorgesehene strukturierte Feld ein. Ein Hinweis nur im Freitext oder in einer PDF-Anlage reicht für die maschinelle Verarbeitung häufig nicht.
Welche Daten in die XRechnung gehören
Die XML-Datei muss die für den Geschäftsvorfall erforderlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten. Dazu zählen insbesondere Verkäufer und Käufer mit Anschriften, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Leistungsdatum oder -zeitraum, Nettobeträge, Steuersätze, Steuerbeträge, Gesamtbetrag sowie ein erforderlicher Hinweis auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft.
Für Rechnungen an den Bund verlangt § 5 ERechV zusätzlich unter anderem Leitweg-ID, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen und die elektronische Kontaktadresse des Rechnungsstellers. Lieferantennummer und Bestellnummer müssen aufgenommen werden, wenn der Auftraggeber sie bei der Beauftragung mitgeteilt hat. XRechnung 3.0 verlangt außerdem elektronische Adressen für Verkäufer und Käufer in den vorgesehenen Feldern.
Steuerlich oder fachlich notwendige Informationen dürfen nicht ausschließlich in einer Anlage stehen. Die Behörde muss die maßgeblichen Rechnungsdaten aus dem strukturierten Datensatz verarbeiten können.
XRechnung, ZUGFeRD und PDF unterscheiden
Eine XRechnung wird als XML in einer zugelassenen Syntax wie UBL oder UN/CEFACT CII übertragen. Eine zusätzliche lesbare Ansicht kann hilfreich sein, gehört aber nicht zur eigentlichen XRechnung.
ZUGFeRD kombiniert gewöhnlich eine PDF/A-3-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Ein geeignetes ZUGFeRD-Profil kann umsatzsteuerlich eine E-Rechnung sein, wird von einer Behörde aber nicht automatisch akzeptiert. Der Empfänger entscheidet, welches Format und welcher Kanal zulässig sind. Eine einfache PDF ohne strukturierten Datensatz ist weder XRechnung noch E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
XRechnung mit Motorica erstellen
- Lege die Behörde als Kunden an und erfasse die vollständigen Empfängerdaten.
- Übernimm Leitweg-ID, Bestellnummer, Lieferantennummer und weitere Referenzen aus dem Auftrag.
- Erstelle die Rechnung mit klaren Positionen, Leistungsdatum oder -zeitraum, korrekter Steuerbehandlung, Zahlungsziel und Bankverbindung.
- Kontrolliere die lesbare Vorschau. Sie hilft bei der fachlichen Prüfung, ersetzt aber nicht den XML-Datensatz.
- Erzeuge über E-Rechnung die XRechnung als strukturierte CII-XML-Datei. Die separate ZUGFeRD-Funktion ist nur zu verwenden, wenn der Empfänger dieses Format annimmt.
- Validiere die XML-Datei und sende sie ausschließlich über den vorgegebenen Kanal.
- Bewahre XML, Versandnachweis, Portalstatus und eine eventuelle Ablehnung gemeinsam auf.
Die Animation zeigt denselben kontrollierten Backoffice-Ausschnitt wie die übrigen Sprachfassungen. Der Seitentitel und die für den E-Rechnungs-Export verwendeten Bedienelemente bleiben vollständig sichtbar.
Den richtigen Übertragungsweg verwenden
Eine gültige XML-Datei an irgendeine Behördenadresse zu mailen genügt nicht. Die Bundesplattform OZG-RE bietet je nach Registrierung Weberfassung, Upload, Peppol und einen eigenen E-Mail-Kanal. Beim Upload wird die XML-Datei übertragen. Für den E-Mail-Kanal gelten die von der Plattform mitgeteilte Adresse und eigene Regeln; zusätzliche Anlagen müssen gegebenenfalls in die XRechnung eingebettet werden.
Für Länder und Kommunen können andere Portale gelten. Nutze immer den Kanal aus Bestellung oder Rechnungshinweis. Testdateien gehören in eine angebotene Testumgebung, nicht in das Produktivportal.
Vor dem Versand technisch und fachlich prüfen
Eine technische Validierung prüft XML-Schema, EN-16931-Regeln, XRechnung-Geschäftsregeln und Codelisten. Sie findet beispielsweise unzulässige Codes, fehlende elektronische Adressen oder rechnerisch widersprüchliche Summen. Verwende die zum geltenden Bundle passenden Validatorregeln.
Die Validierung bestätigt nicht, dass der Auftrag erfüllt, der richtige Steuersatz gewählt oder die korrekte Bankverbindung eingetragen wurde. Vergleiche deshalb zusätzlich Bestellung, Leistungsnachweis, Abnahme, Steuerfall und Zahlungsdaten. Ein „valide“ gemeldeter Datensatz kann fachlich trotzdem abgelehnt werden.
Anlagen richtig behandeln
Verträge, Stundenzettel oder Leistungsnachweise können als eingebettete Anlagen zulässig sein. Beachte die akzeptierten Dateitypen, Größenlimits und Portalregeln. Sende nicht parallel ungefragt separate E-Mails mit Anlagen; dadurch können Dokumente und Rechnung auseinanderfallen.
Die Anlage darf strukturierte Pflichtangaben nicht ersetzen. Eine Leistungsbeschreibung wie „siehe PDF“ ist riskant, wenn die XML-Position den abgerechneten Inhalt nicht ausreichend beschreibt.
Versand, Ablehnung und Korrektur dokumentieren
Speichere die tatsächlich übermittelte XML-Datei unverändert zusammen mit Zeitstempel, Kanal, Transaktions- oder Portal-ID und Statusmeldung. Eine technische Annahme bedeutet nur, dass die Datei den Eingang passiert hat; sie ist noch keine sachliche Freigabe oder Zahlungszusage.
Wird die Rechnung abgelehnt, lies den Fehlercode und die Nachricht des Empfängers. Korrigiere den beanstandeten Inhalt im Rechnungssystem, erzeuge eine neue konforme Datei und übermittle sie nach den Vorgaben der Behörde. Ändere die gesendete XML-Datei nicht heimlich nachträglich.
XRechnung aufbewahren
Bewahre den strukturierten Originaldatensatz so auf, dass Inhalt und Lesbarkeit erhalten bleiben und eine maschinelle Auswertung möglich ist. Umsatzsteuerlich gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Frist von acht Jahren ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; andere Vorschriften können im Einzelfall längere Fristen verlangen. Eine ausgedruckte XML-Datei oder nur die PDF-Visualisierung ersetzt das elektronische Original nicht.
Typische Fehler
- eine PDF hochladen und sie „XRechnung“ nennen,
- eine alte oder für den Empfänger unzulässige Version verwenden,
- Leitweg-ID, Bestellnummer oder Lieferantennummer verwechseln,
- die richtige Leitweg-ID nur in Freitext oder Anlage notieren,
- elektronische Adressen von Verkäufer oder Käufer auslassen,
- Pflichtdaten nur in einer PDF-Anlage angeben,
- Netto-, Steuer- und Bruttosummen mit unterschiedlichen Rundungen erzeugen,
- die Datei an eine allgemeine E-Mail-Adresse statt über das Portal senden,
- technische Annahme mit sachlicher Rechnungsfreigabe verwechseln,
- XML, Versandbeleg oder Ablehnungsstatus nicht archivieren.
Checkliste vor dem Absenden
- Behörde, Rechnungsanschrift und zuständige Empfangsstelle stimmen
- Leitweg-ID aus dem aktuellen Auftrag steht in BT-10
- Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Projektreferenzen sind richtig zugeordnet
- Rechnungsnummer, -datum und Leistungszeitraum sind vollständig
- Positionen, Mengen, Einheiten und Leistungsbeschreibungen sind verständlich
- Steuerkennzeichen, Steuersätze, Steuerbeträge und Summen stimmen
- Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel und Bankverbindung sind enthalten
- Verkäufer- und Käuferadresse für die elektronische Zustellung sind eingetragen
- XML wurde gegen die aktuellen XRechnung-Regeln validiert
- Portal, Kanal, Anlagen und Dateigrenzen entsprechen dem Auftrag
- Gesendete Datei und Einlieferungs- oder Portalnachweis werden archiviert
Häufige Fragen
Braucht jeder öffentliche Auftrag eine XRechnung?
Nein. Rechtsgrundlage, Empfänger und Auftrag entscheiden. Beim Bund bestehen eine grundsätzliche Pflicht und definierte Ausnahmen; Länder und Kommunen regeln die Umsetzung unterschiedlich. Vertragliche Vorgaben können weitergehen.
Kann ich stattdessen eine PDF senden?
Nur wenn der Empfänger und die anwendbaren Regeln das erlauben. Eine gewöhnliche PDF ist keine XRechnung. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt die strukturierte XML-Datei nicht.
Brauche ich als Lieferant eine eigene Leitweg-ID?
Nein. Die Behörde teilt dir die für diesen Auftrag zu verwendende Leitweg-ID mit. Sie wird bei Bundesrechnungen als Buyer Reference in BT-10 eingetragen.
Ist ZUGFeRD bei Behörden erlaubt?
Das kann möglich sein, wenn Format, Profil, Inhalt und Übertragungsweg den Empfängervorgaben entsprechen. Eine beliebige ZUGFeRD-PDF wird jedoch nicht automatisch angenommen. Frage die Behörde vor dem Versand.
Welche XRechnung-Version gilt im September 2026?
XRechnung 3.0 bleibt in Kraft; aktuell ist der Standard 3.0.2 mit dem Bundle vom 31. August 2026. Die am 15. September 2026 veröffentlichte Vorabversion 4.0 dient der Vorbereitung und ist noch nicht der geltende Produktionsstandard.
Bedeutet „technisch angenommen“, dass die Rechnung bezahlt wird?
Nein. Danach folgen inhaltliche Prüfung, Zuordnung zum Auftrag und Freigabe. Dokumentiere deshalb sowohl den technischen Eingang als auch spätere Status- oder Fehlermeldungen.
Amtliche Quellen und Stand
Stand: 16. September 2026
- KoSIT: XRechnung – Standard und Konformität
- KoSIT: Versionen und Bundles der XRechnung
- E-Rechnungsverordnung des Bundes
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- Bund: Informationen für Rechnungssteller und OZG-RE
- Bund: Übertragungskanäle der OZG-RE
- Bund: FAQ zur Leitweg-ID und Einreichung
- Bund: Umsetzung in den Bundesländern
Nächster Schritt
Fordere Leitweg-ID, Bestellreferenzen und Übertragungsweg schon bei Auftragsannahme an. Danach kannst du die Rechnung in Motorica erfassen, als XRechnung exportieren, validieren und zusammen mit dem Versandnachweis geordnet aufbewahren.
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Dieser Artikel erläutert allgemeine deutsche Anforderungen und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.