Kassenbeleg, Quittung und Rechnung werden im Alltag oft gleichgesetzt. Rechtlich erfüllen sie jedoch unterschiedliche Aufgaben. Entscheidend ist nicht die Überschrift des Dokuments, sondern sein Inhalt: Ein Kassenbon kann zugleich eine Rechnung sein, eine Rechnung beweist aber nicht automatisch, dass sie bezahlt wurde.
Dieser Überblick bezieht sich auf Deutschland und den Rechtsstand vom 14. September 2026.
Der Unterschied in einem Satz
- Rechnung: Sie rechnet über eine Lieferung oder Leistung ab und nennt den geschuldeten Betrag. Sie kann vor oder nach der Zahlung ausgestellt werden.
- Quittung: Sie bestätigt den Empfang einer Leistung, meistens einer Zahlung. Wer bezahlt hat, kann grundsätzlich ein schriftliches Empfangsbekenntnis verlangen (§ 368 BGB).
- Kassenbeleg oder Kassenbon: Er dokumentiert einen an einem elektronischen Kassensystem erfassten Geschäftsvorfall. Je nach Inhalt kann er zugleich eine Kleinbetragsrechnung oder eine vollständige Rechnung sein.
Warum die Bezeichnung allein nicht entscheidet
Nach § 14 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – unabhängig davon, wie das Dokument heißt. Deshalb kann auch ein als „Quittung“, „Beleg“ oder „Kassenbon“ bezeichnetes Dokument umsatzsteuerlich eine Rechnung sein, wenn es die erforderlichen Angaben enthält.
Umgekehrt macht die Überschrift „Rechnung“ ein unvollständiges Dokument nicht automatisch ordnungsgemäß. Für den Vorsteuerabzug muss der Unternehmer grundsätzlich eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG besitzen. Ein Kontoauszug oder Zahlungsbeleg weist zwar eine Zahlung nach, ersetzt aber die erforderliche Rechnung regelmäßig nicht.
Wann genügt ein Kassenbon als Rechnung?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto gelten die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. Der Beleg muss mindestens enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- Bruttobetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer, Rechnungsnummer und ein gesondert ausgewiesener Steuerbetrag sind bei einer gewöhnlichen Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich. Die Vereinfachung gilt jedoch unter anderem nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, bestimmte grenzüberschreitende Fernverkäufe und Fälle der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Viele Kassenbons erfüllen diese Anforderungen. Fehlt eine Pflichtangabe oder liegt der Betrag über 250 €, sollte ein Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung anfordern. Ein Kassenbon ist also nicht grundsätzlich „weniger wert“ als eine Rechnung; es kommt auf Betrag, Geschäftsfall und Inhalt an.
Was muss auf einer regulären Rechnung stehen?
Für eine reguläre Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 UStG grundsätzlich:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vorab vereinbarte Entgeltminderungen,
- Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung,
- gegebenenfalls weitere gesetzlich vorgeschriebene Hinweise, etwa „Gutschrift“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Der Leistungsort und die Umsatzsteuer-ID des Kunden gehören nicht pauschal zu den allgemeinen Pflichtangaben. Bei besonderen oder grenzüberschreitenden Fällen können allerdings zusätzliche Angaben nach § 14a UStG nötig sein.
Für Umsätze eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG gelten die vereinfachten Angaben des § 34a UStDV. Wichtig ist insbesondere der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt; Umsatzsteuer darf dann nicht gesondert ausgewiesen werden.
Was bestätigt eine Quittung?
Eine Quittung ist nach § 368 BGB ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Typischerweise bestätigt der Gläubiger damit, dass er einen bestimmten Betrag erhalten hat. Sinnvolle Angaben sind:
- Name von Zahlendem und Empfänger,
- Betrag und Währung,
- Zweck beziehungsweise zugehörige Rechnung,
- Datum und Ort,
- Unterschrift des Empfängers.
Eine Quittung beantwortet also vor allem die Frage „Wurde bezahlt?“. Eine Rechnung beantwortet die Frage „Wofür wird welcher Betrag abgerechnet?“. Enthält eine Quittung zugleich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, kann sie zusätzlich als Rechnung gelten. Ohne diese Angaben ist sie lediglich Zahlungsnachweis.
Was ist beim Kassenbeleg zusätzlich wichtig?
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Beteiligten grundsätzlich unmittelbar einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Der Beleg kann auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – elektronisch bereitgestellt werden.
§ 6 KassenSichV verlangt unter anderem Angaben zu Unternehmer, Zeitpunkt, Leistung, Transaktionsnummer, Betrag und Steuersatz sowie zum Kassensystem und zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Diese kassentechnischen Angaben ersetzen nicht die umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen; beide Regelwerke können gleichzeitig gelten.
Kunden müssen einen angebotenen Kassenbon im gewöhnlichen Verkauf nicht mitnehmen. Der Betrieb muss ihn aber ausstellen und zur Verfügung stellen, soweit keine behördliche Befreiung von der Belegausgabepflicht vorliegt.
E-Rechnung: Was gilt 2026?
Eine E-Rechnung ist seit 2025 nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Übliche zulässige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Für inländische B2B-Umsätze gilt:
- Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen.
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen verwenden.
- Im Jahr 2027 gilt diese Übergangsregel noch für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz sowie für bestimmte EDI-Verfahren.
- Ab 2028 ist die E-Rechnung im betroffenen inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen dennoch empfangen können. Für Rechnungen an Behörden gelten daneben eigene B2G-Regeln.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Unternehmer müssen ein Doppel ihrer Ausgangsrechnungen und ihre Eingangsrechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Auch Buchungsbelege wie betriebliche Kassenbons und Quittungen sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Sie kann länger laufen, wenn die Unterlagen noch für nicht abgeschlossene Steuerverfahren von Bedeutung sind.
Während der gesamten Frist müssen die Unterlagen vollständig, lesbar, verfügbar und nachvollziehbar bleiben. Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Originalteil unversehrt aufzubewahren; eine PDF-Ansicht allein genügt nicht. Thermopapier kann verblassen. Deshalb sollte ein lesbares digitales Abbild zeitnah und geordnet gesichert werden. Ob das Papieroriginal anschließend vernichtet werden darf, hängt vom dokumentierten, GoBD-konformen Verfahren und möglichen außersteuerlichen Anforderungen ab.
Praktische Entscheidungshilfe
- Zahlung nachweisen: Benötigst du den Beleg dafür, dass bezahlt wurde, ist eine Quittung oder ein anderer Zahlungsnachweis wichtig.
- Leistung und Steuer nachweisen: Benötigst du eine ordnungsgemäße Abrechnung oder möchtest du Vorsteuer abziehen, prüfe die Rechnungsangaben.
- Betrag prüfen: Bis einschließlich 250 € brutto kann ein vollständiger Kassenbon als Kleinbetragsrechnung genügen.
- Sonderfall prüfen: Bei grenzüberschreitenden Umsätzen, Reverse Charge, Kleinunternehmern, Bewirtung oder Rechnungen an Behörden gelten zusätzliche Regeln.
- E-Rechnung prüfen: Kläre, ob der Umsatz in den inländischen B2B-Anwendungsbereich fällt und ob 2026 noch eine Übergangsregel genutzt wird.
- Geordnet archivieren: Verknüpfe Rechnung, Zahlungsnachweis und gegebenenfalls Bewirtungs- oder Leistungsunterlagen, ohne Originaldaten zu verändern.
Typische Fehler
„Die Rechnung beweist, dass bezahlt wurde.“ Nein. Eine offene Rechnung dokumentiert zunächst die Abrechnung. Die Zahlung wird zum Beispiel durch Quittung, Kontoauszug oder den Status im Zahlungssystem belegt.
„Ein Kassenbon reicht nie für den Vorsteuerabzug.“ Zu pauschal. Bis 250 € brutto kann er als Kleinbetragsrechnung genügen, wenn alle Angaben nach § 33 UStDV vorhanden sind und kein ausgeschlossener Sonderfall vorliegt.
„Eine Quittung ersetzt immer die Rechnung.“ Nein. Sie bestätigt die Zahlung, enthält aber nicht zwingend die erforderlichen Rechnungsangaben.
„Ein PDF ist eine E-Rechnung.“ Seit 2025 nicht mehr. Ein einfaches PDF ist unstrukturiert und gilt als sonstige Rechnung.
„Eingangsrechnungen muss man fünf, Ausgangsrechnungen zehn Jahre behalten.“ Das ist falsch. Für beide gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Häufige Fragen
Kann ich nach einer Barzahlung eine Quittung verlangen?
Ja. Nach § 368 BGB kann der Schuldner bei Empfang der Leistung grundsätzlich ein schriftliches Empfangsbekenntnis verlangen. In vielen Kassensituationen übernimmt der Kassenbon diese Nachweisfunktion praktisch mit.
Kann ein Kassenbon gleichzeitig eine Rechnung sein?
Ja. Bis 250 € brutto genügt häufig ein Kassenbon mit den Angaben einer Kleinbetragsrechnung. Über 250 € muss er die regulären Rechnungsangaben enthalten, sofern keine andere Sonderregel greift.
Reicht ein Kontoauszug für den Vorsteuerabzug?
Ein Kontoauszug belegt die Zahlung, ist aber regelmäßig keine Rechnung. Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich den Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus.
Muss auf jeder Rechnung die Umsatzsteuer-ID stehen?
Nein. Bei regulären Rechnungen genügt grundsätzlich die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist beides grundsätzlich nicht erforderlich. Sonderfälle können abweichende Angaben verlangen.
Muss ich eine E-Rechnung auch bei Barzahlung ausstellen?
Die Zahlungsart ändert die E-Rechnungsregeln nicht. Bei einem inländischen B2B-Umsatz über 250 € kann auch bei Barzahlung eine E-Rechnung nötig sein, sobald keine Übergangsregel oder Ausnahme greift.
Fazit
Rechnung, Quittung und Kassenbeleg sind keine starren Gegensätze. Die Rechnung dokumentiert die Abrechnung, die Quittung den Empfang der Zahlung und der Kassenbeleg den Kassenvorgang. Ein Dokument kann mehrere Funktionen gleichzeitig erfüllen, wenn es die jeweils vorgeschriebenen Angaben enthält.
Prüfe deshalb nicht nur die Überschrift, sondern Betrag, Geschäftsfall und Pflichtangaben. Für den betrieblichen Alltag ist es sinnvoll, Rechnung und Zahlungsnachweis miteinander zu verknüpfen und beide nachvollziehbar aufzubewahren.
Nächster Schritt
Mit Motorica.io kannst du Rechnungen, Zahlungen und Belege an einem Ort organisieren und offene Nachweise leichter erkennen.
Quellen und Stand
Stand: 14. September 2026
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG – zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 146a AO – elektronische Aufzeichnungssysteme und Belegausgabepflicht
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 6 KassenSichV – Anforderungen an den Beleg
- § 368 BGB – Quittung
- BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage in Deutschland und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfe besondere Sachverhalte mit einer Steuerberatung oder einer anderen qualifizierten Stelle.