Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Methode zur steuerlichen Gewinnermittlung. Sie ist keine Rechnung an Kunden, keine Umsatzsteuerbefreiung und keine eigene Rechtsform. Vereinfacht gilt: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergeben den Gewinn oder Verlust des Betriebs.
Dieser Ratgeber erläutert die deutschen Regeln mit Stand 16. September 2026. Er gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Kurz erklärt: Was ist eine EÜR?
Nach § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz dürfen Steuerpflichtige ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wenn sie nicht gesetzlich zur Buchführung und zu regelmäßigen Abschlüssen verpflichtet sind und dies auch nicht freiwillig tun.
Die Grundformel lautet:
Betriebseinnahmen − Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust
Die EÜR ermittelt also das steuerliche Ergebnis eines Betriebs für ein Wirtschaftsjahr. Eine Rechnung dokumentiert dagegen eine konkrete Lieferung oder Leistung gegenüber einem Kunden. Beide Begriffe dürfen nicht verwechselt werden.
Wer darf eine EÜR erstellen?
Typische Anwender sind:
- Angehörige freier Berufe, zum Beispiel viele beratende, kreative oder heilberufliche Tätigkeiten;
- Gewerbetreibende, die weder handelsrechtlich noch steuerrechtlich buchführungspflichtig sind;
- bestimmte Personengesellschaften, wenn keine Buchführungspflicht besteht.
Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) erstellen grundsätzlich einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Sie können die EÜR nicht als Ersatz dafür verwenden.
Für gewerbliche Unternehmer kann eine steuerliche Buchführungspflicht entstehen, wenn der Gesamtumsatz mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder der Gewinn mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt. Maßgeblich ist dabei auch die Mitteilung des Finanzamts über den Beginn der Pflicht. Handelsrechtliche Pflichten können unabhängig davon bestehen. Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB nur unter den dort genannten Voraussetzungen von bestimmten handelsrechtlichen Buchführungspflichten befreit.
EÜR und Kleinunternehmerregelung sind zwei verschiedene Dinge
Die EÜR betrifft die Einkommensteuer und die Art der Gewinnermittlung. Die Kleinunternehmerregelung betrifft dagegen die Umsatzsteuer. Deshalb können sowohl Kleinunternehmer als auch regelbesteuerte Unternehmer ihren Gewinn per EÜR ermitteln, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen.
Seit 2025 greift die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Umsatzgrenzen entscheiden jedoch nicht darüber, ob eine EÜR zulässig ist. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist in Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer offen aus und hat regelmäßig keinen Vorsteuerabzug.
Das Zufluss- und Abflussprinzip
Bei der EÜR zählt grundsätzlich der Zeitpunkt der Zahlung:
- Betriebseinnahmen werden in dem Jahr erfasst, in dem das Geld zufließt.
- Betriebsausgaben werden in dem Jahr erfasst, in dem das Geld abfließt.
Das Rechnungsdatum allein entscheidet meist nicht. Wird eine Rechnung im Dezember gestellt, aber erst im Januar bezahlt, gehört die Einnahme grundsätzlich in das neue Jahr. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel gibt es eine enge Ausnahme nach § 11 EStG. Auch Abschreibungen, vorausbezahlte Nutzungsüberlassungen und bestimmte Wirtschaftsgüter folgen Sonderregeln.
Was zählt zu den Betriebseinnahmen?
Zu den Betriebseinnahmen gehören insbesondere:
- Zahlungen von Kunden für Lieferungen und Leistungen;
- erhaltene Anzahlungen und Vorschüsse;
- betriebliche Nebeneinnahmen;
- Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen;
- betriebliche Erstattungen und Zuschüsse, soweit sie steuerpflichtig sind;
- vereinnahmte Umsatzsteuer bei regelbesteuerten Unternehmen;
- Umsatzsteuer-Erstattungen des Finanzamts.
Private Einlagen sind keine Betriebseinnahmen. Ein Geldtransfer zwischen zwei eigenen betrieblichen Konten erzeugt ebenfalls keine Einnahme. Durchlaufende Posten, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, bleiben nach § 4 Absatz 3 EStG außer Ansatz.
Was zählt zu den Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind. Typische Beispiele sind:
- Wareneinkauf, Material und Fremdleistungen;
- Miete, Energie und betriebliche Versicherungen;
- Software, Telefon, Internet und Büromaterial;
- Löhne, Gehälter und Arbeitgeberanteile;
- Beratung, Fortbildung und Fachliteratur;
- Fahrt-, Reise- und Bewirtungskosten im steuerlich zulässigen Umfang;
- betriebliche Zinsen und Gebühren;
- gezahlte Vorsteuer und Umsatzsteuer-Zahlungen bei regelbesteuerten Unternehmen;
- Abschreibungen auf länger nutzbare Wirtschaftsgüter.
Private Ausgaben sind nicht abziehbar. Bei gemischter Nutzung darf nur der nachweisbare betriebliche Anteil berücksichtigt werden. Für einige Ausgaben gelten Abzugsverbote, Höchstbeträge oder besondere Aufzeichnungspflichten.
Umsatzsteuer in der EÜR richtig behandeln
Wer der Regelbesteuerung unterliegt, erfasst Umsätze in der Anlage EÜR grundsätzlich netto; die vereinnahmte Umsatzsteuer wird zusätzlich als Betriebseinnahme ausgewiesen. Abziehbare Vorsteuer und an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer sind grundsätzlich Betriebsausgaben, Erstattungen grundsätzlich Betriebseinnahmen.
Kleinunternehmer haben regelmäßig keinen Vorsteuerabzug. Sie erfassen ihre Einnahmen und Ausgaben deshalb grundsätzlich mit den tatsächlich gezahlten Bruttobeträgen. Sonderfälle wie Reverse Charge, innergemeinschaftliche Erwerbe oder ein Wechsel der Besteuerungsform sollten mit einem Steuerberater geklärt werden.
Anschaffungen, GWG und Abschreibung
Eine größere Anschaffung ist nicht automatisch im Zahlungsjahr vollständig abziehbar. Abnutzbare Wirtschaftsgüter, die länger als ein Jahr genutzt werden, sind grundsätzlich über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.
Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgezogen werden, wenn ihre maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 Euro nicht übersteigen. Bei Vorsteuerabzugsberechtigung ist dafür regelmäßig der Nettobetrag maßgeblich, andernfalls grundsätzlich der Betrag einschließlich nicht abziehbarer Umsatzsteuer. Für bestimmte Wirtschaftsgüter ist ein laufendes Anlageverzeichnis erforderlich.
Welche Unterlagen und Aufzeichnungen braucht man?
Auch eine EÜR kommt nicht ohne geordnete Aufzeichnungen aus. Für jeden Geschäftsvorfall sollte ein nachvollziehbarer Beleg vorhanden sein. Dazu gehören insbesondere:
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen;
- Quittungen und sonstige Buchungsbelege;
- Bank- und Zahlungsnachweise;
- Kassenaufzeichnungen bei Bargeschäften;
- Verträge, Gutschriften und Stornierungen;
- Anlagenverzeichnis und Abschreibungsunterlagen;
- Nachweise für Fahrt-, Reise- oder Bewirtungskosten.
Digitale Unterlagen müssen vollständig, lesbar, verfügbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Nachträgliche Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; für andere Unterlagen können zehn- oder sechsjährige Fristen gelten. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist.
Anlage EÜR und elektronische Übermittlung
Die EÜR wird grundsätzlich als amtlich vorgeschriebener Datensatz elektronisch übermittelt. In Mein ELSTER oder kompatibler Software heißt das Formular Anlage EÜR. Je nach Sachverhalt können weitere Anlagen erforderlich sein, zum Beispiel AVEÜR für das Anlagevermögen, SZ für nicht abziehbare Schuldzinsen oder Ergänzungs- und Sonderrechnungen bei Mitunternehmerschaften.
Der ermittelte Gewinn wird außerdem in die passende Steuererklärung übernommen, zum Beispiel in die Anlage S bei selbstständiger Arbeit oder die Anlage G bei Gewerbebetrieb. Eine Abgabe auf Papier ist nur möglich, wenn das Finanzamt auf Antrag wegen unbilliger Härte auf die elektronische Übermittlung verzichtet.
Einfaches Beispiel
Ein selbstständiger Dienstleister erhält im Jahr 2026 Kundenzahlungen von 48.000 Euro. Seine im selben Jahr bezahlten, sofort abziehbaren Betriebsausgaben betragen 19.000 Euro. Zusätzlich werden 2.000 Euro Abschreibung berücksichtigt.
48.000 Euro − 19.000 Euro − 2.000 Euro = 27.000 Euro Gewinn
Eine noch offene Kundenrechnung zählt grundsätzlich erst bei Zahlung als Einnahme. Eine private Entnahme mindert den Gewinn nicht. Ebenso kann der Kontostand vom steuerlichen Gewinn abweichen, etwa wegen privater Einlagen, Entnahmen, Darlehen oder Abschreibungen.
Schritt für Schritt zur vollständigen EÜR
- Prüfen, ob die EÜR als Gewinnermittlungsart zulässig ist.
- Alle betrieblichen Konten, Kassen und Zahlungswege vollständig erfassen.
- Jede Zahlung einem Beleg und einer steuerlichen Kategorie zuordnen.
- Private Vorgänge, Einlagen, Entnahmen und durchlaufende Posten trennen.
- Umsatzsteuer und Vorsteuer entsprechend der eigenen Besteuerungsform behandeln.
- Anlagevermögen, geringwertige Wirtschaftsgüter und Abschreibungen prüfen.
- Offene oder unklare Buchungen vor dem Jahresabschluss klären.
- Anlage EÜR und erforderliche Zusatzanlagen erstellen.
- Werte mit den Steuererklärungen und Umsatzsteuerdaten abstimmen.
- Datensatz prüfen und fristgerecht elektronisch übermitteln.
Typische Fehler
- EÜR mit einer Rechnung verwechseln: Die EÜR ermittelt den Jahresgewinn; eine Rechnung rechnet eine einzelne Leistung ab.
- Kleinunternehmerregelung gleichsetzen: Die umsatzsteuerliche Regelung entscheidet nicht über die EÜR-Berechtigung.
- Rechnungsdatum statt Zahlungstag verwenden: Bei der EÜR gilt grundsätzlich das Zufluss- und Abflussprinzip.
- Umsatzsteuerbewegungen vergessen: Vereinnahmte Umsatzsteuer, Vorsteuer, Zahlungen und Erstattungen müssen korrekt zugeordnet werden.
- Private Ausgaben abziehen: Nur betrieblich veranlasste Aufwendungen mindern den Gewinn.
- Anschaffungen sofort voll abziehen: Für Anlagevermögen gelten Abschreibungs- und Verzeichnisregeln.
- Kontobewegungen ungeprüft übernehmen: Darlehen, Einlagen, Entnahmen und Umbuchungen sind nicht automatisch Einnahmen oder Ausgaben.
- Belege oder Kassenaufzeichnungen lückenhaft führen: Die Finanzverwaltung muss die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können.
Checkliste vor der Abgabe
- EÜR-Berechtigung und mögliche Buchführungspflicht geprüft
- Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst
- Zahlungsdaten statt nur Rechnungsdaten kontrolliert
- Private und betriebliche Vorgänge getrennt
- Umsatzsteuer, Vorsteuer und Finanzamtszahlungen abgestimmt
- Anlagevermögen und Abschreibungen vollständig
- Belege und Kassenaufzeichnungen nachvollziehbar
- Anlage EÜR und erforderliche Zusatzanlagen ausgefüllt
- Ergebnis mit Anlage S oder G und weiteren Erklärungen abgestimmt
- Elektronische Übermittlung protokolliert und Unterlagen archiviert
Häufige Fragen
Ist die EÜR nur für Kleinunternehmer?
Nein. Die EÜR und die Kleinunternehmerregelung betreffen unterschiedliche Steuerarten. Auch ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer kann eine EÜR erstellen, wenn keine Buchführungspflicht besteht.
Ist eine EÜR dasselbe wie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Nein. Eine EÜR ist eine jährliche Gewinnermittlung. Eine Rechnung ohne offenen Umsatzsteuerausweis kann beispielsweise im Rahmen der Kleinunternehmerregelung ausgestellt werden, ist aber keine EÜR.
Muss ich die Anlage EÜR elektronisch abgeben?
Grundsätzlich ja. § 60 Absatz 4 EStDV verlangt die Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Nur bei anerkannter unbilliger Härte kann das Finanzamt auf Antrag eine Papierabgabe zulassen.
Wann zählt eine Einnahme?
Grundsätzlich im Jahr des tatsächlichen Zuflusses. Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen rund um den Jahreswechsel und einige weitere Sachverhalte gelten Sonderregeln.
Kann ich meinen Laptop sofort absetzen?
Das hängt unter anderem von den Anschaffungskosten, der selbstständigen Nutzbarkeit, der Vorsteuerberechtigung und den jeweils anwendbaren Abschreibungsregeln ab. Nicht jede Zahlung ist sofort vollständig abziehbar.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Für Bücher, Aufzeichnungen und bestimmte weitere Unterlagen gelten zum Teil zehn Jahre, für Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen häufig sechs Jahre. Längere Fristen können gelten, wenn die Unterlagen noch für offene Steuerverfahren bedeutsam sind.
Welche Abgabefrist gilt?
Ohne steuerliche Beratung endet die reguläre Frist grundsätzlich sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs, regelmäßig am 31. Juli des Folgejahrs. Bei Vertretung durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe gelten grundsätzlich längere Fristen. Gesetzliche Sonderfristen, Vorabanforderungen oder gewährte Verlängerungen sind gesondert zu prüfen.
Unterstützt Motorica die EÜR?
Motorica strukturiert Rechnungen, Zahlungen und Belege für die Steuerdatenvorbereitung, berechnet EÜR-Daten aus den gepflegten Vorgängen und kann sie mit ERIC prüfen sowie nach Freigabe über ELSTER übermitteln. Die steuerliche Einordnung und Kontrolle bleibt bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater.
Fazit
Die EÜR ist eine vereinfachte, aber keineswegs formlose Gewinnermittlung. Entscheidend sind die Berechtigung zur EÜR, die vollständige Erfassung der tatsächlichen Zahlungen, die richtige Behandlung von Umsatzsteuer und Anlagevermögen sowie nachvollziehbare Belege. Wer diese Bereiche laufend sauber pflegt, muss den Jahresabschluss nicht aus ungeordneten Kontobewegungen rekonstruieren.
Quellen und Stand
Stand: 16. September 2026
- § 4 EStG – Gewinnbegriff und EÜR
- § 11 EStG – Zufluss und Abfluss
- § 6 EStG – geringwertige Wirtschaftsgüter
- § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung
- § 141 AO – steuerliche Buchführungspflicht
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 149 AO – Abgabefristen
- § 238 HGB – Buchführungspflicht
- § 241a HGB – Befreiung für bestimmte Einzelkaufleute
- § 60 EStDV – elektronische Übermittlung der EÜR
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung
- ELSTER – Anleitung zur Anlage EÜR 2025
- BMF – GoBD
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.