Die GoBD heißen ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesfinanzministerium erläutert damit, wie die steuerlichen Ordnungsvorschriften bei digitalen Abläufen anzuwenden sind. Auch wer seinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt oder die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss seine steuerlich relevanten Unterlagen nachvollziehbar aufbewahren. Die GoBD schreiben weder eine bestimmte Software noch ein allgemeines „GoBD-Zertifikat“ vor.
Das Wichtigste in Kürze
- Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, geordnet und nachvollziehbar erfassen; zu jeder Buchung gehört ein auffindbarer Beleg.
- Änderungen so dokumentieren, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Einfaches Überschreiben oder Löschen reicht nicht.
- Digital empfangene Unterlagen grundsätzlich digital im empfangenen Format sichern. Bei einer E-Rechnung ist vor allem der strukturierte Datenteil wichtig.
- Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart unterscheiden: häufig zehn, acht oder sechs Jahre; der Fristbeginn liegt grundsätzlich am Ende des maßgeblichen Kalenderjahres.
Für wen gelten die GoBD?
Die Anforderungen betreffen steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen – unabhängig von der Betriebsgröße. Auch eine kleine Firma ohne Bilanzierung braucht deshalb einen verlässlichen Ablauf für Rechnungen, Kassenbelege, Bankdaten und andere steuerlich relevante Dokumente. Der konkrete Umfang richtet sich nach Tätigkeit, Aufzeichnungspflichten und eingesetzten Systemen. Steuerberatung kann die Abläufe prüfen; die Verantwortung für die eigenen Unterlagen bleibt beim Unternehmen.
Belege zeitnah und nachvollziehbar erfassen
Sammeln Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Zahlungsnachweise an festen Orten und verknüpfen Sie sie mit den zugehörigen Vorgängen. Barvorgänge sind grundsätzlich täglich festzuhalten. Bei nur periodischer Buchung müssen unbare Geschäftsvorfälle zuvor grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen erfasst und die Unterlagen gegen Verlust gesichert sein; das ist keine pauschale Zehn-Tage-Frist für jede Buchung. Eine geordnete Belegablage kann je nach Fall die Grundaufzeichnung unterstützen.
Korrekturen bleiben erkennbar: Erfassen Sie etwa eine Stornierung oder Berichtigung mit Bezug zum ursprünglichen Vorgang. Ein bearbeitbares Verzeichnis ohne Änderungshistorie ist als alleinige Aufbewahrungslösung riskant. Wichtig sind Vollständigkeit, Zugriffsrechte, Protokollierung und eine Verbindung zwischen Beleg und Aufzeichnung.
Digitale Originale und E-Rechnungen bewahren
Eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur auszudrucken und den digitalen Eingang zu verwerfen, genügt grundsätzlich nicht. Bewahren Sie steuerlich relevante elektronische Unterlagen in der Regel im empfangenen Format auf; zulässige Konvertierungen müssen die GoBD-Anforderungen erfüllen. Bei E-Rechnungen nach § 14 UStG reicht für die Aufbewahrung grundsätzlich der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei. Enthält ein zusätzliches menschenlesbares Dokument weitere steuerlich relevante Angaben, muss auch dieser Inhalt erhalten bleiben. Ein PDF-Ausdruck ersetzt die strukturierten Daten nicht.
Papierbelege können unter einem dokumentierten Scanprozess digitalisiert werden. Prüfen Sie Lesbarkeit und Vollständigkeit, beschreiben Sie den Ablauf und beachten Sie, ob das Papieroriginal aus anderen Gründen weiterhin benötigt wird. Eine bloße Fotoablage ohne nachvollziehbaren Prozess ist keine sichere Pauschallösung.
Wie lange aufbewahren?
Nach § 147 AO sind Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Frist von acht Jahren; § 14b UStG verlangt für ein- und ausgehende Rechnungen ebenfalls acht Jahre. Für Handels- und Geschäftsbriefe sowie weitere in § 147 AO genannte Unterlagen gelten häufig sechs Jahre. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung erfolgt oder der Brief empfangen beziehungsweise versandt wurde. Besondere Vorschriften oder ein noch laufendes Besteuerungs- oder Prüfungsverfahren können eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Prüfen Sie den Einzelfall, bevor Sie löschen.
Verfahrensdokumentation, Sicherung und Datenzugriff
Eine Verfahrensdokumentation erklärt, wie Belege ins Unternehmen kommen, geprüft, erfasst, korrigiert, gespeichert, gesichert und bei Bedarf exportiert werden. Nennen Sie die eingesetzten Programme, Rollen und Zugriffsrechte sowie Änderungen am Verfahren. Der Umfang darf zu einem kleinen Betrieb passen, muss den tatsächlichen Ablauf aber verständlich machen. Auch Backups, Wiederherstellung und ein Systemwechsel gehören in die Planung. Ein Cloud-Anbieter oder eine Steuerkanzlei nimmt dem Unternehmen diese Verantwortung nicht ab.
Aufbewahrte Daten müssen während der Frist lesbar und verfügbar bleiben. Bei einer Außenprüfung muss die Finanzverwaltung im gesetzlichen Rahmen auf die relevanten elektronischen Daten zugreifen können. Prüfen Sie deshalb vor einem Softwarewechsel, ob Dokumente, Verknüpfungen und erforderliche Daten exportierbar sind.
Ein einfacher Ablauf für kleine Unternehmen
- Legen Sie fest, wo Papierbelege, E-Mail-Anhänge und E-Rechnungen eingehen.
- Erfassen Sie jeden Vorgang zeitnah und ordnen Sie ihm einen Beleg und eine eindeutige Referenz zu.
- Speichern Sie elektronische Originale und gegebenenfalls die strukturierten Rechnungsdaten in einer geschützten Ablage.
- Korrigieren Sie Fehler nachvollziehbar, statt ältere Datensätze still zu überschreiben.
- Testen Sie regelmäßig Suche, Lesbarkeit, Backup-Wiederherstellung und Datenexport.
- Halten Sie diese Schritte schriftlich fest und aktualisieren Sie die Beschreibung bei Änderungen.
Häufige Fragen
Brauche ich eine zertifizierte GoBD-Software?
Nein. Eine allgemeine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht. Entscheidend sind die tatsächlichen Verfahren und ihre nachprüfbare Umsetzung.
Reicht ein PDF oder ein Ausdruck einer E-Rechnung?
Nein, wenn dadurch der strukturierte Teil verloren geht. Bewahren Sie die steuerlich relevanten Originaldaten der E-Rechnung auf; zusätzliche relevante Informationen im lesbaren Teil ebenfalls.
Gilt das auch bei EÜR oder Kleinunternehmerregelung?
Ja, soweit steuerlich relevante Aufzeichnungen und Unterlagen geführt beziehungsweise aufbewahrt werden müssen. Art und Umfang der Pflichten können sich unterscheiden.
Was passiert bei Mängeln?
Die Folgen hängen vom Einzelfall und vom Gewicht des Mangels ab. Fehlende Nachweise können eine Prüfung erschweren; erhebliche Mängel können die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen infrage stellen und gegebenenfalls zu Schätzungen führen. Nicht jeder Formfehler löst automatisch eine Sanktion aus.