Eine offene Rechnung ist ärgerlich, aber kein Grund für hektische oder drohende Nachrichten. Am sichersten ist ein dokumentierter Ablauf: zuerst die eigenen Unterlagen prüfen, dann klar kommunizieren und erst danach die passende Eskalationsstufe wählen. Dieser Ratgeber bezieht sich auf Forderungen nach deutschem Recht und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
1. Rechnung, Vertrag und Zahlungsstand prüfen
Bevor Sie den Kunden anschreiben, schließen Sie einen eigenen Fehler aus. Prüfen Sie mindestens:
- Stimmen Firmenname, Rechnungsanschrift und Ansprechpartner?
- Sind Leistung, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag nachvollziehbar?
- Was wurde im Vertrag, Auftrag oder bestätigten Angebot zur Zahlung vereinbart?
- Ist die Rechnung nachweisbar zugegangen?
- Gab es eine Gutschrift, Teilzahlung oder Reklamation?
- Ist die Zahlung unter einem anderen Verwendungszweck eingegangen?
Maßgeblich ist nicht nur, was auf der Rechnung steht. Prüfen Sie, ob ein Zahlungsdatum oder eine Frist tatsächlich vereinbart wurde oder sich aus den Umständen ergibt. Ein erstmals auf der Rechnung genanntes Zahlungsziel sollte nicht ungeprüft wie eine vertragliche Vereinbarung behandelt werden. Fehlt eine besondere Regelung, ist die Leistung nach § 271 BGB grundsätzlich sofort fällig. Bei Werkleistungen können zum Beispiel Abnahme, Mängel oder Gegenansprüche eine Rolle spielen.
2. Freundliche Zahlungserinnerung senden
Kurz nach Ablauf der maßgeblichen Frist ist eine sachliche Erinnerung oft der beste erste Schritt. Rechnungen bleiben liegen, landen im falschen Postfach oder werden in einer Freigabe übersehen. Nennen Sie Rechnung, offenen Betrag und ein konkretes neues Datum.
Beispiel für eine Zahlungserinnerung
Guten Tag Frau/Herr …, zu unserer Rechnung Nr. 2026-123 vom 01.09.2026 konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Der offene Betrag beträgt … Euro. Bitte prüfen Sie die Rechnung und überweisen Sie den Betrag bis zum 24.09.2026. Falls Sie bereits gezahlt haben oder Rückfragen zur Leistung bestehen, genügt eine kurze Nachricht. Vielen Dank.
Versenden Sie die Erinnerung über einen belegbaren Kanal und speichern Sie Versanddatum und Antwort. Für eine Mahnung ist keine besondere Überschrift vorgeschrieben; entscheidend ist, dass die fällige Zahlung eindeutig verlangt wird.
3. Verzug richtig einordnen
Der Zahlungsverzug ist wichtig, weil daran Verzugszinsen und mögliche weitere Schäden anknüpfen. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner grundsätzlich durch eine Mahnung in Verzug, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Kein Verzug tritt ein, solange die Nichtzahlung auf einem Umstand beruht, den der Schuldner nicht zu vertreten hat.
Eine Mahnung kann entbehrlich sein, etwa wenn für die Zahlung vertraglich ein bestimmtes Kalenderdatum festgelegt ist. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Bei Unternehmen gibt es zusätzlich eine Regel für den Fall, dass der Zugang der Rechnung unsicher ist.
Verlassen Sie sich nicht vorschnell auf eine Ausnahme. Dokumentieren Sie Fälligkeit und Zugang und senden Sie eine eindeutige Mahnung. Das macht den Ablauf auch für Rechtsbeistand oder Gericht nachvollziehbar.
4. Eine klare Mahnung formulieren
Bleibt die Erinnerung ohne Ergebnis, sollte die nächste Nachricht unmissverständlich sein. Eine gesetzlich vorgeschriebene Folge aus erster, zweiter und dritter Mahnung gibt es nicht. Rechtlich entscheidend sind unter anderem Fälligkeit, Zugang, Mahnung und Verzug.
Eine Mahnung sollte enthalten:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
- offenen Betrag und verbuchte Teilzahlungen,
- maßgebliches Fälligkeitsdatum,
- eine konkrete neue Zahlungsfrist,
- Bankverbindung und Verwendungszweck,
- Kontaktmöglichkeit für sachliche Einwände,
- den angekündigten nächsten Schritt.
Beispiel für eine Mahnung
Guten Tag Frau/Herr …, trotz unserer Zahlungserinnerung vom … ist die Rechnung Nr. 2026-123 weiterhin offen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von … Euro bis spätestens 01.10.2026 auf das unten genannte Konto. Sollten Sie die Forderung ganz oder teilweise bestreiten, teilen Sie uns bitte innerhalb dieser Frist den konkreten Grund mit. Nach fruchtlosem Ablauf prüfen wir die weitere Durchsetzung der Forderung.
Bleiben Sie bei überprüfbaren Tatsachen. Erfundene Gebühren, öffentlicher Druck oder pauschale Drohungen können neue rechtliche Probleme schaffen.
5. Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale prüfen
Liegt Verzug vor, regelt § 288 BGB die gesetzlichen Verzugszinsen. Im Regelfall beträgt der Satz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli neu bestimmt. Verwenden Sie deshalb für jeden Zeitraum den von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Basiszinssatz, nicht einen dauerhaft gespeicherten Wert.
Bei einer Entgeltforderung gegen einen Schuldner, der kein Verbraucher ist, sieht § 288 BGB außerdem eine Pauschale von 40 Euro vor. Gegen private Verbraucher darf sie nicht pauschal berechnet werden. Weitere Rechtsverfolgungskosten sind nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen ersatzfähig; die Pauschale wird auf einen geschuldeten Ersatz solcher Kosten angerechnet. Lassen Sie die Berechnung im Zweifel prüfen.
6. Einwände des Kunden zuerst klären
Bestreitet der Kunde die Rechnung, ist ein automatisches Weiterschicken an Inkasso meist nicht der richtige erste Schritt. Klären Sie:
- Welche Position wird beanstandet?
- Fehlt eine Abnahme oder ein Leistungsnachweis?
- Wird nur ein Teilbetrag bestritten?
- Gibt es eine vereinbarte Nachbesserung?
- Kann der unstreitige Teil sofort bezahlt werden?
Fassen Sie Telefonate schriftlich zusammen und setzen Sie eine Frist für Unterlagen oder Rückmeldung. Eine berechtigte Korrektur oder Gutschrift ist besser als eine unnötige Eskalation. Bei ernsthaftem Streit über Vertrag, Mängel oder Gegenforderungen ist anwaltlicher Rat meist geeigneter als ein standardisiertes Mahnverfahren.
7. Ratenzahlung nur klar und schriftlich vereinbaren
Ist der Kunde zahlungswillig, aber vorübergehend nicht zahlungsfähig, kann eine Ratenvereinbarung wirtschaftlich sinnvoll sein. Halten Sie Gesamtforderung, Ratenhöhe, Termine, Zahlungsweg, Zins- und Kostenregelung sowie die Folgen einer ausbleibenden Rate schriftlich fest. Verbuchen Sie jede Rate gegen die konkrete Forderung.
Prüfen Sie Zeitverlust und Ausfallrisiko. Bei hohen Beträgen, Zweifeln an der Zahlungsfähigkeit oder rechtlich unklaren Anerkenntnis- und Verjährungswirkungen sollte die Vereinbarung professionell geprüft werden.
8. Inkasso, Anwalt oder gerichtliches Mahnverfahren wählen
Ist die Forderung fällig, dokumentiert und nicht ernsthaft bestritten, kommen drei Wege in Betracht:
Inkassodienstleister: geeignet, wenn Sie Kommunikation und Beitreibung abgeben möchten. Prüfen Sie Anbieter, Kostenmodell und Registrierung im amtlichen Rechtsdienstleistungsregister.
Rechtsanwalt: sinnvoll bei hohen Beträgen, rechtlichen Einwänden, unklarer Beweislage, drohender Verjährung oder weiteren Ansprüchen.
Gerichtliches Mahnverfahren: ein vereinfachtes Verfahren für Geldforderungen. Den Antrag können Sie über das offizielle Portal der Mahngerichte vorbereiten. Das Gericht prüft beim Erlass des Mahnbescheids nicht vollständig, ob die Forderung inhaltlich besteht. Widerspricht der Schuldner, kann ein streitiges Gerichtsverfahren folgen. Ohne Widerspruch kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden.
Behalten Sie die Verjährung im Blick. Die regelmäßige Frist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt unter den Voraussetzungen des § 199 BGB grundsätzlich mit dem Schluss des betreffenden Jahres. Eine normale Erinnerung oder Mahnung hemmt die Verjährung nicht automatisch. Die Zustellung eines Mahnbescheids kann sie nach § 204 BGB hemmen. Bei Fristdruck sollten Sie rechtzeitig Rechtsrat einholen.
9. Unterlagen für die Durchsetzung vorbereiten
Halten Sie griffbereit:
- Vertrag, Auftrag oder bestätigtes Angebot,
- Leistungs-, Liefer- und Abnahmenachweise,
- Rechnung und Nachweis ihres Zugangs,
- Kontoauszüge und Teilzahlungen,
- Erinnerungen und Mahnungen mit Versanddatum,
- E-Mails, Gesprächsnotizen und Reklamationen,
- nachvollziehbare Berechnung von Zinsen und Kosten.
Eine Bürosoftware kann Fristen, offene Posten und Dokumente zusammenhalten. Sie ersetzt weder die Prüfung des Anspruchs noch eine Rechtsberatung.
10. Kompakte Checkliste
- Zahlungseingang, Vertrag, Rechnung und Fälligkeit prüfen.
- Erinnerung mit konkretem Datum senden und dokumentieren.
- Bei ausbleibender Zahlung eindeutig mahnen.
- Verzug, Zinsen und mögliche Pauschale korrekt prüfen.
- Einwände und unstreitige Teilbeträge getrennt behandeln.
- Ratenzahlung nur schriftlich und klar vereinbaren.
- Verjährungsfrist prüfen; Mahnungen hemmen sie nicht automatisch.
- Inkasso, Anwalt oder gerichtliches Mahnverfahren passend auswählen.
Quellen und rechtlicher Hinweis
Geprüfte Grundlagen: § 271 BGB – Leistungszeit, § 286 BGB – Verzug, § 288 BGB – Verzugszinsen, §§ 195, 199 BGB – Verjährung und § 204 BGB – Hemmung durch Rechtsverfolgung. Ergänzend: Deutsche Bundesbank, Mahngerichte und Rechtsdienstleistungsregister.
Stand: 14.09.2026. Der Beitrag bietet allgemeine Informationen für den Geschäftsalltag und keine Rechtsberatung. Bei bestrittenen, hohen oder verjährungsnahen Forderungen sollten Sie professionellen Rechtsrat einholen.