¿Has empezado a trabajar por tu cuenta, pero aún no tienes un número fiscal alemán para la actividad? El cuestionario de registro fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) sirve para comunicar la actividad a la oficina tributaria y facilitar los datos necesarios para determinar su tratamiento fiscal. No es la declaración anual ni una simple lista de números existentes. Esta guía se dirige a empresas individuales en Alemania, incluida la actividad liberal (freiberufliche Tätigkeit).
1. Cumple el plazo de un mes
Como regla general, envía el cuestionario dentro del mes siguiente al inicio de la actividad, sin esperar una carta. El registro de la actividad comercial no lo sustituye. Según ELSTER, incluso actos preparatorios, como alquilar un local, pueden constituir el inicio de la actividad. Comprueba la fecha real y reserva tiempo para registrarte. La base legal es el § 138, apartados 1b y 4, AO.
2. Elige el acceso ELSTER y el formulario correcto
En Mein ELSTER selecciona el cuestionario para empresas individuales; las UG o GmbH utilizan otro formulario. Si no tienes número fiscal de la actividad, elige solicitar uno nuevo. No lo confundas con tu identificador fiscal personal ni con el número de identificación a efectos del IVA (USt-IdNr.). ELSTER ofrece también un registro por correo electrónico exclusivamente para enviar este cuestionario. Más adelante tendrás que ampliar esa cuenta limitada para utilizar otros formularios fiscales. La presentación electrónica es la regla; presentar en papel por dificultades excesivas requiere una solicitud y la aprobación de la oficina tributaria.
3. Reúne primero los datos
Prepara datos personales, identificador fiscal, direcciones, datos bancarios, fecha de inicio y una descripción precisa de la actividad. Escribe, por ejemplo, «traducción de manuales técnicos», en lugar de solo «servicios». Añade información sobre empleados y empresas existentes cuando corresponda. Si no está clara la clasificación como actividad comercial o liberal, consulta a un asesor fiscal.
4. Estima por separado facturación y beneficio
Prepara una previsión justificada para el año de inicio y el siguiente. La facturación son los ingresos por servicios; el beneficio queda después de los gastos de la actividad. Ejemplo simplificado sin IVA: 12.000 euros de ingresos menos 4.000 euros de gastos corrientes deducibles dejan 8.000 euros de beneficio. No introduzcas 12.000 euros en todas las casillas. Ten en cuenta los meses reales de actividad del primer año y conserva tus supuestos. Las estimaciones pueden influir en los pagos anticipados de impuestos.
5. Decide sobre el IVA con conocimiento
Comprueba por separado el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung). En el año de creación, el límite de facturación es de 25.000 euros; la propia operación que lo supera ya tributa en el régimen general. Para empresas existentes, el § 19 UStG establece 25.000 euros el año anterior y 100.000 euros el año en curso. La exención excluye, en general, deducir el IVA soportado. La renuncia voluntaria vincula durante al menos cinco años naturales. Si tienes operaciones internacionales o inversiones importantes, consulta antes a un asesor fiscal.
6. Revisa, envía y guarda la prueba
Revisa fecha, oficina competente, importes y opción de IVA. Guarda la versión enviada y el justificante de transmisión. Un borrador guardado no equivale a una presentación. La oficina revisa los datos y comunica el número fiscal; no se garantiza su asignación inmediata. Responde a las consultas y comenta los cambios importantes en las previsiones con la oficina o tu asesor.
Errores frecuentes
No esperes a la primera factura ni a disponer ya de un número fiscal para la actividad. No confundas facturación con beneficio ni copies sin comprobar las opciones de IVA de otra persona. El número de IVA no es un requisito general para rellenar el cuestionario.
Lista final
- Inicio y plazo de un mes comprobados.
- Acceso ELSTER y formulario individual elegidos.
- Datos y previsiones separadas preparados.
- Decisión sobre IVA revisada.
- Formulario realmente enviado y justificante guardado.
Ante una clasificación dudosa o decisiones fiscales, consulta a un asesor fiscal. Esta guía explica el procedimiento alemán y no sustituye el asesoramiento individual.
Fuentes oficiales
- ELSTER: inicio de actividad y número fiscal
- ELSTER: instrucciones para empresas individuales
- § 138 AO: comunicación y plazo
- § 19 UStG: exención de IVA para pequeñas empresas
- Administración tributaria de Renania del Norte-Westfalia: pequeñas empresas y año de inicio
- § 37 EStG: pagos anticipados del impuesto sobre la renta
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