Una buena cita con el asesor fiscal no empieza al abrir DATEV, sino con unos datos completos, ordenados y comprensibles. Para los autónomos, esto significa reunir no solo facturas, sino también pagos, contratos y explicaciones sobre operaciones poco habituales. Esta guía muestra cómo preparar el ejercicio o el periodo contable sin duplicados ni búsquedas de última hora.
Importante: esta lista sirve como orientación general para empresas en Alemania. No sustituye el asesoramiento fiscal individual. Aclare siempre con su asesor fiscal qué periodo, método contable, formato y documentos necesita su despacho.
1. Aclare primero el alcance y el canal de entrega
Antes de recopilar archivos, pregunte al despacho:
- qué periodo se va a cerrar;
- si espera una contabilidad de caja, una contabilidad por devengo o solo documentación preparatoria;
- qué mandante y ejercicio de DATEV corresponden;
- si recibirá los datos mediante DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice, una exportación acordada u otro canal seguro;
- qué fecha límite y persona de contacto se aplican;
- y qué operaciones requieren una explicación adicional.
DATEV no es un único formato de archivo. Un PDF, un archivo CSV y una exportación de registros contables cumplen funciones distintas. Por eso conviene acordar el proceso antes de enviar nada.
2. Reúna todas las facturas emitidas
Prepare todas las facturas emitidas durante el periodo, incluidas las anuladas, rectificativas y notas de crédito. Compruebe que la numeración sea continua y explique cada hueco. Incluya también ventas cobradas por plataformas, tiendas en línea, proveedores de pago o en moneda extranjera.
Para cada operación deberían poder identificarse la fecha, el cliente, el importe neto, el IVA, el importe total, la fecha de vencimiento y el estado del cobro. Si aplica el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung), señálelo claramente y no mezcle documentos con y sin IVA sin explicación.
3. Complete los documentos recibidos y los gastos
Cada gasto empresarial necesita un documento contable o recibo legible y atribuible. Reúna facturas de proveedores, recibos, abonos, gastos de viaje, seguros, alquiler, telefonía, software, publicidad, cuotas y formación. Revise especialmente suscripciones y facturas que llegan solo por correo electrónico o por un portal.
No basta una línea bancaria: el extracto demuestra el pago, pero normalmente no sustituye el justificante. Marque los documentos que incluyan gastos privados, conceptos no claros, IVA extranjero o una posible inversión en activos.
4. Realice la conciliación de pagos
La conciliación de pagos conecta facturas y justificantes con los movimientos reales. Descargue los extractos completos de todas las cuentas empresariales, tarjetas de crédito, PayPal y demás proveedores de pago. El periodo debe incluir saldos iniciales y finales, comisiones y reembolsos.
Clasifique por separado:
- pagos todavía abiertos;
- pagos parciales o agrupados;
- transferencias entre cuentas propias;
- aportaciones y retiradas privadas;
- devoluciones y contracargos;
- comisiones descontadas antes del abono;
- operaciones en efectivo;
- y movimientos sin justificante.
No borre movimientos dudosos. Añada una nota breve para que el asesor fiscal pueda decidir su tratamiento.
5. No olvide caja, activos, préstamos y contratos
Si utiliza efectivo, entregue el libro o informe de caja completo y cronológico. El saldo no puede ser negativo y cada movimiento debe tener un justificante. Para compras de larga duración —por ejemplo, ordenadores, máquinas, mobiliario o vehículos— indique fecha de adquisición, precio, uso empresarial y posible uso privado.
Adjunte también nuevos contratos de leasing, préstamo, alquiler o financiación, junto con planes de amortización e intereses. Informe sobre subvenciones, indemnizaciones, ventas de activos, mudanzas, cierre de actividad o cambios de forma jurídica.
6. Personal y remuneraciones
Si tiene personal, recopile contratos y modificaciones, altas y bajas, registros de jornada cuando correspondan, ausencias, bajas médicas, prestaciones en especie y reembolsos. Los pagos a colaboradores externos deben distinguirse de los salarios. No envíe datos sensibles por correo electrónico sin protección; utilice el canal acordado con el despacho.
7. Conserve correctamente las facturas electrónicas
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas nacionales deben poder recibir facturas electrónicas; esta obligación de recepción también afecta a quienes aplican la Kleinunternehmerregelung. Un buzón de correo puede bastar técnicamente para recibirlas, pero el archivo debe conservar el original electrónico de forma íntegra y legible.
Guarde una factura estructurada en su formato original, por ejemplo XML, y no únicamente como impresión o captura. En formatos híbridos, conserve los componentes exigidos por las reglas aplicables. Evite convertir, sobrescribir o renombrar de manera confusa el archivo antes de archivarlo.
8. Respete los plazos de conservación
Los plazos dependen del tipo de documento. Como regla general, libros, inventarios, balances y determinadas cuentas se conservan diez años; los justificantes contables y las facturas, ocho años; y otros documentos comerciales o fiscales relevantes, seis años. El plazo suele comenzar al finalizar el año natural en que se creó o recibió el documento. Procedimientos abiertos pueden prolongarlo.
No elimine archivos basándose solo en esta síntesis. Compruebe con su asesor fiscal la categoría, el inicio del plazo y cualquier suspensión aplicable.
9. Prepare la entrega a DATEV de forma verificable
Utilice nombres de archivo coherentes, evite duplicados y separe los periodos. Una estructura sencilla puede incluir facturas-emitidas, facturas-recibidas, banco, caja, personal, contratos y preguntas. Añada una lista de control con el número de archivos o registros por carpeta.
Motorica.io ayuda a organizar facturas, documentos y pagos y a preparar exportaciones de DATEV. La transferencia directa de todos los documentos a DATEV está en fase beta o de preparación y no está disponible de forma general. Confirme con su asesor fiscal el canal final antes de dar la entrega por completada.
10. Plan práctico de siete días
Empiece una semana antes: confirme alcance y acceso; exporte bancos y proveedores de pago; reúna ingresos; complete gastos; concilie pagos; documente excepciones; y realice una última comprobación. Entregue después un paquete único y estable. Si corrige algo posteriormente, envíe una versión claramente identificada y explique el cambio.
Lista de comprobación antes de la cita
- Periodo, fecha límite, método contable y canal acordados
- Todas las facturas emitidas, anulaciones y abonos incluidos
- Todos los documentos recibidos y recibos legibles
- Extractos completos de bancos, tarjetas y proveedores de pago
- Pagos abiertos, parciales y agrupados identificados
- Aportaciones, retiradas y gastos privados explicados
- Caja revisada sin saldos negativos
- Activos, préstamos, leasing y contratos documentados
- Datos de personal completos y enviados de forma segura
- Facturas electrónicas conservadas en el formato original
- Duplicados eliminados y excepciones anotadas
- Entrega final y recepción confirmadas por el despacho
Errores frecuentes
Los problemas más habituales son confiar solo en el extracto bancario, enviar varias versiones sin indicar cuál es la vigente, olvidar cuentas secundarias, conservar una factura electrónica únicamente como PDF o captura, mezclar operaciones privadas y empresariales sin nota y asumir que una carpeta subida equivale a una importación correcta en DATEV.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta de DATEV?
No siempre. Depende del proceso del despacho. Puede proporcionarle acceso a DATEV Unternehmen online, aceptar un Buchungsdatenservice o acordar otro canal seguro.
¿Puedo enviar los documentos por correo electrónico?
Solo si el despacho lo permite y la protección de datos es adecuada. Para grandes cantidades y datos personales suele ser preferible un portal seguro.
¿Qué hago si falta un justificante?
Solicite un duplicado y marque el movimiento mientras tanto. Un justificante propio debe ser excepcional y no garantiza que el gasto o el IVA sean aceptados.
¿Debo llevar originales en papel?
Depende del documento y del proceso. No destruya originales hasta que se haya aclarado la conservación legal y la calidad del archivo digital.
Conclusión
La mejor preparación para DATEV no consiste en una carpeta enorme, sino en una cadena comprobable: operación, justificante, pago, clasificación y explicación. Con datos completos, una conciliación limpia y un canal acordado, su asesor fiscal puede dedicar más tiempo al análisis y menos a perseguir documentos.
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Fuentes oficiales consultadas
- DATEV: colaboración digital con el despacho fiscal
- DATEV: servicios de datos y Buchungsdatenservice
- BMF: preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
- § 147 AO: conservación de documentos
- § 257 HGB: conservación de documentos
- BMF: GoBD, modificación de 14 de julio de 2025
Revisión editorial y factual: 5 de octubre de 2026. La normativa y la situación individual pueden cambiar.