Un documento contable o recibo vincula una operación con su justificante: factura recibida o emitida, ticket de caja o prueba de pago. Ordenarlos al recibirlos facilita encontrarlos y explicar los registros. Esta guía se dirige a empresas y autónomos en Alemania; las obligaciones concretas dependen de las normas fiscales y mercantiles aplicables.
Lo esencial
- Establezca un punto de entrada para papel y archivos digitales y relacione pronto cada justificante con la operación.
- Conserve por regla general en formato digital lo recibido digitalmente. Los datos estructurados de una auténtica factura electrónica no se sustituyen por una impresión.
- Los plazos habituales son diez años para libros y cuentas anuales, ocho para documentos contables y facturas, seis para correspondencia comercial. Clasifique primero el documento.
- Garantice legibilidad, protección frente a cambios inadvertidos, copias de seguridad y exportación.
Desde la recepción hasta el archivo
Defina un circuito para correo postal, adjuntos de correo electrónico, facturas descargadas y fotos de documentos en papel tomadas fuera de la oficina. Compruebe todas las páginas, el emisor, la operación y si el documento es una factura o solo una confirmación de pago. Guarde también las facturas emitidas y sus rectificaciones. Un extracto bancario demuestra el pago, pero no sustituye automáticamente la factura.
Use una referencia rastreable: fecha, proveedor o cliente, tipo de documento y número de operación. Las carpetas por año y tipo ayudan a buscar; lo esencial es mantener el vínculo con el asiento. Diferencie gastos privados y profesionales. Compruebe periódicamente el justificante de cada pago contabilizado. No invente una factura perdida: aclare la operación y, si se permite, prepare un documento interno con motivo, fecha e importe.
Papel, escaneo y facturas electrónicas
Bajo las condiciones GoBD, el papel puede capturarse como imagen, incluso mediante foto. Compruebe integridad y legibilidad, documente el proceso y evite cambios inadvertidos. Poder destruir después el papel depende también de otras normas y del caso. Escanee pronto los tickets térmicos que se decoloran y conserve el original mientras haga falta.
Los documentos recibidos electrónicamente deben guardarse, en principio, en el formato recibido. Un PDF o impresión de una auténtica factura electrónica no sustituye sus datos estructurados. Según las GoBD vigentes, generalmente basta conservar la parte estructurada de una factura electrónica conforme a la ley alemana del IVA si se cumplen sus requisitos; también debe mantenerse la información fiscal adicional en otra parte. No todo PDF enviado por correo es una factura electrónica estructurada. Una bandeja de entrada o carpeta modificable por sí sola no constituye un proceso fiable.
¿Cuánto tiempo conservar?
El § 147 AO establece por regla general diez años para libros, inventarios y cuentas anuales, ocho para documentos contables y seis para cartas comerciales y otros documentos indicados. El § 14b UStG exige en general ocho años para facturas emitidas y recibidas. El plazo suele empezar al terminar el año en que se creó el documento o se recibió o envió la carta. Por ello, un documento contable de 2026 normalmente se guarda hasta finales de 2034. Un procedimiento fiscal aún abierto puede ampliarlo; compruebe las excepciones antes de borrar.
Un sistema fiable
Anote quién recibe, comprueba, registra, corrige, respalda y exporta documentos. Identifique programas, permisos de acceso y cambios del procedimiento. Las correcciones deben permitir seguir la operación original. Pruebe búsqueda, legibilidad, copias, restauración y exportación. Tras cambiar de sistema, los datos necesarios para una inspección deben seguir disponibles. Un proveedor de nube o asesor fiscal puede ayudar, pero la empresa conserva la responsabilidad.
Lista de comprobación
- Definir la entrada de papel, correo y descargas.
- Capturar documentos completos y legibles, vinculados a operaciones.
- Conservar originales digitales y datos estructurados de facturas.
- Verificar tipo y plazo antes de eliminar.
- Mantener las rectificaciones rastreables.
- Probar copias, restauración, búsqueda y exportación.
Preguntas frecuentes
¿Basta una foto de un ticket de caja?
Una foto legible puede formar parte de un proceso documentado. Debe estar completa y reproducir visualmente el papel; compruebe si el original se necesita por otros motivos.
¿Es obligatorio utilizar ELSTER?
No. ELSTER sirve principalmente para comunicarse electrónicamente con Hacienda. Lo decisivo es el procedimiento real, no una aplicación concreta.
¿Se aplica también a EÜR o Kleinunternehmerregelung?
Sí, cuando existen las obligaciones correspondientes. Un cálculo simplificado del beneficio o el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) no las elimina de forma general.
Fuentes oficiales y fecha
Comprobado el 17 de septiembre de 2026: § 147 AO · § 14b UStG · Ministerio Federal de Finanzas: modificación GoBD del 14 de julio de 2025 · Preguntas sobre factura electrónica. Información general; consulte su caso con un profesional cualificado.