La factura de una pequeña empresa debe identificar claramente al proveedor, al cliente, los bienes o servicios y su precio. En una operación exenta de IVA conforme al § 19 UStG, no se indica el IVA por separado. En su lugar, se incluye una nota sobre la exención. Esta guía explica los requisitos para operaciones nacionales ordinarias en Alemania y ofrece un modelo de factura adaptable.
Explicado brevemente
Desde 2025, el § 34a UStDV establece requisitos simplificados para las facturas de operaciones exentas de IVA de pequeñas empresas. El número de identificación a efectos de IVA no es obligatorio: el número fiscal Steuernummer asignado por la administración tributaria alemana es una alternativa admitida. El número de factura y la fecha de prestación no forman parte de este mínimo específico, aunque facilitan una contabilidad clara.
El régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) se refiere al IVA; no es una forma jurídica ni una exención de todos los impuestos. Para empresas establecidas en Alemania, el volumen de negocios pertinente no debe superar, por regla general, 25.000 euros en el año natural anterior y 100.000 euros en el actual. Se trata de facturación, no de beneficio. La operación que hace superar el límite del año en curso ya queda excluida íntegramente de la exención del § 19 UStG. En el año de inicio de la actividad se aplica el límite de 25.000 euros. Quien renuncia válidamente al régimen aplica las reglas ordinarias del IVA.
Los requisitos siguientes se refieren a facturas de operaciones realmente exentas conforme al § 19 UStG. Para operaciones internacionales, inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge) o facturas a organismos públicos, revise las reglas adicionales.
Paso a paso
1. Incluya los datos exigidos por ley
Según el artículo 34a UStDV, dicha factura debe contener al menos:
- Su nombre completo o denominación y dirección completa, además de los datos completos del destinatario. En una empresa individual, el nombre comercial por sí solo no basta.
- El Steuernummer asignado por la administración tributaria alemana, el número de identificación a efectos de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) o el número de identificación de pequeña empresa (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer). Basta uno de ellos. El número personal de identificación fiscal no sustituye al Steuernummer de la actividad.
- La fecha en que se emitió la factura.
- Cantidad y tipo de artículos entregados o alcance y tipo de servicio prestado. El “servicio” por sí solo suele ser demasiado impreciso; “Diseñar un logotipo que incluya dos rondas de correcciones” es comprensible.
- La contraprestación total de los bienes o servicios y una nota que indique la aplicación de la exención para pequeñas empresas del § 19 UStG.
- La indicación “Gutschrift” si el destinatario del servicio o un tercero encargado por él emite la factura utilizando el procedimiento Gutschrift acordado. Se trata de facturación por parte del cliente, no de lo que coloquialmente se denomina corrección de factura.
Las simplificaciones especiales de los artículos 33 y 34 UStDV siguen siendo aplicables para facturas de poco valor hasta 250 euros y billetes de viaje. Una plantilla con todos los detalles es práctica incluso para pequeñas cantidades.
2. Agregar la referencia al § 19 UStG
Una posible formulación es:
Esta prestación está exenta de IVA por el régimen de pequeñas empresas conforme al § 19 UStG.
El significado debe ser claro; no se exige una fórmula concreta. No incluya una línea que cobre IVA del 7 o del 19 %. «IVA al 0 %» tampoco es una explicación adecuada, porque puede confundir la exención con un tipo cero. Indique el total a pagar y añada la nota de exención.
Si aun así indica IVA por separado, puede quedar obligado a ingresarlo según el § 14c UStG. Consulte pronto la corrección con su asesor fiscal. El cliente empresarial no puede deducir IVA soportado de una factura correctamente emitida bajo este régimen, porque no se ha cobrado IVA.
3. Utilice información adicional significativa
Un número de factura único, la fecha o el período de prestación, un número de cliente, el vencimiento acordado y sus datos bancarios facilitan la identificación de documentos y el pago. No forman parte del mínimo específico del § 34a UStDV. Siguen vigentes otros requisitos legales, como los datos societarios en la correspondencia comercial, y los acuerdos contractuales.
Asigne números de factura según un sistema comprensible, por ejemplo 2026-0042. Describir los servicios de tal forma que el cliente pueda asignarlos al pedido. Si son varios artículos, la cantidad, el precio individual y el total deben coincidir matemáticamente.
4. Ejemplo práctico de factura para pequeñas empresas
Los siguientes nombres y direcciones son ficticios. Reemplace los marcadores de posición con su información real. El número, la fecha del servicio y la fecha límite de pago se incluyen aquí como información adicional útil.
Factura No. 2026-0042
Emisor: Lara Beispiel · Diseño gráfico · Musterstraße 10 · 10115 Berlin
Número fiscal (Steuernummer): [el número fiscal de su empresa]
Destinatario: Max Muster · Beispielweg 5 · 10117 Berlin
Fecha de la factura: 5 de octubre de 2026
Fecha de servicio: 30 de septiembre de 2026
Servicio: Diseño de un logotipo que incluye dos rondas de correcciones.
Cantidad: 1 ·Precio: 450,00 euros
Importe de la factura: 450,00 EUR
Esta prestación está exenta de IVA por el régimen de pequeñas empresas conforme al § 19 UStG.
Transfiera 450,00 EUR a más tardar el 19.10.2026 a la cuenta acordada: [titular e IBAN]. Indique 2026-0042 en el concepto de la transferencia.
No se agregará ningún IVA. El cliente paga un total de 450,00 euros. El patrón se ajusta a un servicio sencillo que está exento de IVA en Alemania; no es un modelo único para todas las transacciones transfronterizas u otras transacciones específicas.
5. Elija el formato de factura correcto
Para operaciones exentas conforme al § 19 UStG, el § 34a UStDV permite a las pequeñas empresas seguir emitiendo facturas no estructuradas («sonstige Rechnung»), por ejemplo en papel o como PDF simple. El envío electrónico de ese PDF requiere el consentimiento del destinatario, que también puede deducirse de su conducta. Esta excepción a la obligación de emitir facturas electrónicas estructuradas no es solo una medida transitoria para 2026.
Desde el 1 de enero de 2025, también las pequeñas empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas por sus compras profesionales. En principio basta un buzón de correo electrónico. Un PDF simple no es una factura electrónica estructurada. Los formatos habituales son XRechnung y los perfiles adecuados de ZUGFeRD. Compruebe que puede leer, revisar y conservar los datos estructurados.
Es posible que se apliquen especificaciones independientes de factura electrónica a las facturas a clientes públicos. Si cambia a la tributación estándar, debe volver a examinar los requisitos aplicables, incluidos los posibles períodos de transición.
6. Enviar y almacenar de forma rastreable
Como regla general, conserve una copia de su factura saliente y de las facturas que reciba durante ocho años. El plazo según el § 14b UStG comienza con el final del año calendario en el que se emitió la factura. Para una factura de octubre de 2026, generalmente finaliza el 31 de diciembre de 2034. Las circunstancias fiscales relevantes pueden requerir un almacenamiento más prolongado.
Las facturas digitales deben seguir siendo legibles y verificables durante todo el plazo de conservación. En particular, la parte estructurada de una factura electrónica debe conservarse intacta en su formato original; una impresión en papel no basta. Vincule la factura al pedido y al pago. Documente las correcciones posteriores en lugar de sobrescribir sin dejar rastro la versión ya enviada.
Lista de verificación
- El servicio en realidad está exento de IVA según la Sección 19 UStG.
- Los nombres y direcciones de ambas partes están completos.
- Se proporciona un número fiscal válido para el emisor.
- La fecha de la factura, la descripción del servicio y el monto total son correctos.
- Se incluye la referencia a la exención para las pequeñas empresas.
- No se muestra ningún IVA por separado.
- Se ha comprobado información adicional útil como el número de factura y la fecha de pago.
- Se han aclarado el formato de envío, el almacenamiento y cualquier norma especial.
Errores típicos
- Considerar obligatorio el número de IVA:El Steuernummer de la actividad es una alternativa admitida. No espere innecesariamente un número de IVA si ya dispone de un Steuernummer adecuado.
- Utilizar una plantilla que cobre IVA:Revise conjuntamente las líneas de IVA, los totales y las notas. Una nota de exención no elimina automáticamente las consecuencias de indicar IVA de forma incorrecta.
- Tratar a todas las pequeñas empresas por igual:Kleinunternehmerregelung y Kleingewerbe son conceptos distintos. Lo decisivo es el régimen de IVA aplicable a la operación concreta.
- Servicios imprecisos o datos faltantes del destinatario:Solicite los datos correctos y emita una rectificación que pueda seguirse. Un defecto formal de la factura no extingue automáticamente el derecho a cobrar la operación correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Necesito absolutamente un número de factura consecutivo?
No dentro del mínimo del § 34a UStDV. Aun así, se recomienda un sistema de numeración claro para organizar e identificar los documentos. Los requisitos generales son diferentes en el régimen ordinario del IVA.
¿Puedo redactar una factura en otro idioma?
En principio, es posible facturar en un idioma extranjero. La información debe ser comprensible y completa; La oficina de impuestos puede solicitar una traducción. Una versión alemana o bilingüe suele resultar práctica para los clientes comerciales alemanes. Una traducción no cambia el hecho de que se aplican las normas fiscales alemanas.
¿Es lo mismo una pequeña empresa que trabajar exento de IVA?
No. El régimen afecta al IVA de las operaciones comprendidas en la exención. Siguen existiendo el impuesto sobre la renta, en su caso el impuesto alemán sobre actividades empresariales (Gewerbesteuer) y otras obligaciones. Algunas operaciones internacionales también pueden generar obligaciones de IVA.
¿Qué hago si el cliente solicita una factura con IVA?
No incluya IVA simplemente porque el cliente lo pida. Compruebe primero si la operación está realmente exenta. Renunciar al régimen Kleinunternehmerregelung es una decisión fiscal que afecta a toda la empresa y vincula, por regla general, durante al menos cinco años naturales.
Conclusión
Una buena factura para pequeñas empresas necesita información correcta sobre las partes y los servicios, un número fiscal permitido, la fecha de la factura, el monto total y una referencia al § 19 UStG. Con un número claro, un plazo de pago claro y un almacenamiento confiable, se convierte en un documento que lo ayuda a usted y a su cliente en la vida diaria.
Siguiente paso
Motorica.io le permite organizar facturas e información de clientes en un solo lugar. Antes de enviar por primera vez, verifique si su estado fiscal y la información en su plantilla de factura coinciden con su negocio.
Fuentes y fecha de referencia legal
Situación jurídica: 5 de octubre de 2026. Este artículo proporciona información general sobre la legislación alemana y no sustituye al asesoramiento fiscal o jurídico individual.
- § 34a UStDV – Facturas de pequeñas empresas
- § 19 UStG – Exención de impuestos para pequeñas empresas
- § 14 UStG – Formas de factura y transmisión
- § 14b UStG – Almacenamiento de facturas
- § 14c UStG – IVA indicado incorrectamente o sin derecho en una factura
- BMF – Preguntas y respuestas sobre facturación electrónica
- BMF – nuevas regulaciones para las pequeñas empresas a partir de 2025