Desde el 1 de enero de 2025 se aplican en Alemania nuevas reglas para las facturas electrónicas. Es esencial distinguir entre recepción y emisión: las empresas ya deben poder recibir facturas electrónicas, mientras que para emitirlas siguen existiendo periodos transitorios. Esta guía refleja la situación a 14 de septiembre de 2026 y diferencia una pequeña empresa del estatus fiscal alemán “Kleinunternehmer” conforme al § 19 UStG.
1. ¿A qué facturas se aplica la nueva regla?
La obligación alemana de factura electrónica a efectos del IVA se aplica, en principio, a operaciones entre empresas cuando tanto el proveedor como el cliente están establecidos en Alemania y existe obligación fiscal de emitir factura. Por tanto, afecta principalmente a operaciones B2B nacionales.
Las facturas a consumidores privados no entran en esta obligación B2B. Si una parte no está establecida en Alemania, la obligación nacional no se aplica automáticamente. Para clientes públicos pueden existir reglas B2G separadas.
El tamaño de la empresa no es decisivo por sí solo. Una pequeña empresa puede estar afectada, mientras que un Kleinunternehmer en el sentido fiscal alemán específico puede acogerse a una excepción para la emisión.
2. ¿Qué plazos rigen en 2026, 2027 y 2028?
El calendario del § 27 apartado 38 UStG es:
- Desde el 1 de enero de 2025: todos los empresarios nacionales deben poder recibir facturas electrónicas, incluidos los Kleinunternehmer.
- Hasta el 31 de diciembre de 2026: cualquier emisor puede seguir usando facturas en papel para operaciones B2B nacionales. Un PDF simple u otro formato electrónico no estructurado es posible con el consentimiento del destinatario.
- Durante 2027: la transición continúa para emisores cuyo volumen de negocio total del año natural anterior no superó 800.000 euros. Para los demás emisores afectados, la factura electrónica pasa a ser obligatoria con carácter general.
- Desde el 1 de enero de 2028: las facturas B2B nacionales afectadas deben emitirse generalmente como facturas electrónicas. Se mantienen las excepciones legales.
El umbral de 800.000 euros solo aplaza el inicio de la obligación de emisión en 2027. No elimina la obligación de recepción en 2025 o 2026.
3. ¿Qué excepciones importan a las pequeñas empresas?
No toda factura debe emitirse electrónicamente. Puede seguir utilizándose otra forma, en particular para:
- operaciones con consumidores privados,
- facturas de pequeño importe, hasta 250 euros brutos,
- billetes de transporte que valen como factura,
- muchas operaciones exentas conforme al § 4 números 8–29 UStG,
- servicios prestados por Kleinunternehmer conforme al § 19 UStG.
La excepción del Kleinunternehmer para emitir figura en el § 34a UStDV. Sin embargo, desde 2025 también debe poder recibir facturas electrónicas. Al pasar al régimen ordinario de IVA puede surgir la obligación de emisión.
4. ¿Qué es una factura electrónica y qué no lo es?
Según el § 14 UStG, una factura electrónica utiliza un formato estructurado que permite el procesamiento electrónico. Desde 2025, un PDF corriente, un escaneo o una fotografía es solo “otra factura”, no una factura electrónica en el sentido legal.
Formatos habituales admitidos:
- XRechnung: archivo XML estructurado sin imagen PDF incorporada,
- ZUGFeRD: PDF legible con datos XML integrados; los perfiles adecuados desde la versión 2.0.1 cumplen los requisitos, salvo MINIMUM y BASIC-WL,
- otros formatos acordados si los datos obligatorios del IVA pueden extraerse correcta e íntegramente.
La validación técnica no siempre es requisito para el reconocimiento fiscal, pero ayuda a detectar errores antes del envío.
5. Organizar ya una recepción fiable
Para la capacidad legal de recepción suele bastar un buzón de correo electrónico. En la práctica conviene:
- Establecer una dirección permanente, por ejemplo
rechnung@unternehmen.de. - Informar a los proveedores y vigilar spam y cuarentena.
- Definir quién revisa, aprueba y contabiliza los archivos XML.
- Probar XRechnung y ZUGFeRD con un visor; la administración tributaria ofrece el visor ELSTER.
- Conservar el archivo original recibido y vincularlo con pedido, aprobación y pago.
La ley B2B no prescribe un canal único de transmisión. Se permiten correo, interfaz, portal u otra vía acordada. No existe una obligación general de obtener confirmación formal de recepción para cada factura electrónica.
6. Preparar la emisión y los datos maestros
Aunque en 2026 utilice una regla transitoria, haga una prueba. Compruebe que el programa genera XRechnung o un perfil ZUGFeRD adecuado y que todos los datos obligatorios están en la parte estructurada. Según el caso incluyen nombres y direcciones, número fiscal o de IVA, fecha, número único de factura, tipo y fecha de la prestación, importes netos, tipo y cuota de IVA o indicación de exención.
Registre también los canales preferidos de los clientes profesionales. Leitweg-ID no suele ser necesaria en B2B ordinario; es relevante sobre todo para autoridades. Pruebe el intercambio con clientes importantes antes del vencimiento.
7. Conservar las facturas durante ocho años
Las facturas deben conservarse ocho años según el § 14b UStG. El plazo comienza al final del año natural en el que se emitió la factura.
Al menos la parte estructurada debe permanecer íntegra en su forma original. XRechnung no puede conservarse únicamente como vista en pantalla o PDF impreso. En ZUGFeRD son decisivos los datos estructurados integrados; si XML y parte visual difieren, suele prevalecer la parte estructurada. Accesos, cambios y procesamiento deberían ser trazables.
8. Revisar por separado sector público y extranjero
La obligación fiscal B2B no sustituye las reglas de facturación pública. Las administraciones federal, regional o municipal pueden exigir portales, Leitweg-ID, umbrales y normas locales. Revise los documentos del encargo y E-Rechnung Bund.
No aplique automáticamente la regla nacional a operaciones transfronterizas. Pueden regir otras normas de IVA, datos especiales y requisitos extranjeros. Revise estos casos por separado y solicite asesoramiento fiscal si hace falta.
9. Un plan práctico de 30 días
- Semana 1: determine régimen ordinario o Kleinunternehmer, operaciones B2B y plazo aplicable.
- Semana 2: configure buzón, responsabilidades, visor y conservación inalterada de originales.
- Semana 3: corrija datos de empresa y clientes y genere una prueba XRechnung y otra ZUGFeRD.
- Semana 4: valide archivos, coordine con contabilidad o asesoría y pruebe el intercambio con un proveedor y un cliente.
Documente brevemente recepción, revisión, corrección, aprobación, pago y archivo para que el proceso no dependa de una sola persona.
10. Evitar errores frecuentes
- “Somos pequeños, no nos afecta.” Pequeña empresa y Kleinunternehmer según el § 19 UStG no son lo mismo.
- “Nuestro PDF ya es factura electrónica.” Sin datos estructurados legibles por máquina es solo otra factura.
- “Podemos esperar hasta 2028.” La recepción es necesaria desde 2025; para emisores mayores, la emisión puede ser obligatoria en 2027.
- “Basta guardar el PDF visible.” Debe conservarse la parte estructurada original.
- “XRechnung es solo para autoridades.” También puede utilizarse en B2B; B2G añade requisitos.
- “El software hace correcta cualquier factura.” La validación del formato no sustituye datos empresariales, fiscales y de prestación correctos.
Motorica permite crear XRechnung y ZUGFeRD y organizar datos y archivo. La clasificación de la operación concreta sigue siendo responsabilidad de la empresa y, en su caso, de su asesor fiscal.
Fuentes y aviso profesional
Fuentes principales: FAQ del Ministerio Federal de Finanzas, marzo de 2026, carta del BMF del 15 de octubre de 2025, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG y § 34a UStDV.
Actualizado a 14.09.2026. Este artículo ofrece información general sobre las reglas alemanas y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Compruebe su caso y cambios posteriores con un profesional cualificado o la autoridad competente.