XRechnung y ZUGFeRD son dos formatos consolidados para intercambiar facturas electrónicas estructuradas en Alemania. La diferencia principal está en el contenedor: XRechnung es un archivo XML puro; ZUGFeRD combina XML estructurado con un PDF/A-3 legible. La elección correcta depende de la normativa, de los requisitos técnicos del destinatario y del canal acordado, no de una regla simple como «Administración o empresa».
Esta guía explica los requisitos alemanes y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal para un caso concreto.
En pocas palabras
Desde el 1 de enero de 2025, una factura electrónica a efectos del IVA alemán debe usar un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático. Un PDF normal ya no es una factura electrónica, sino una «factura de otro tipo».
XRechnung es la aplicación alemana de la norma europea EN 16931. Solo contiene datos estructurados y puede utilizar las sintaxis XML UBL o UN/CEFACT CII. Se diseñó principalmente para la Administración, pero también puede usarse entre empresas.
ZUGFeRD/Factur-X es un formato híbrido: integra XML estructurado dentro de un PDF/A-3. Las personas leen el PDF y los programas contables procesan el XML. ZUGFeRD y el estándar francés Factur-X son técnicamente idénticos.
En la fecha de revisión están vigentes XRechnung 3.0 con el bundle 3.0.2 y ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2. ZUGFeRD 2.5.2 es aplicable desde el 1 de septiembre de 2026.
La diferencia esencial
Una XRechnung es XML estructurado. La vista PDF no forma parte del formato y se necesita un visor; la Administración tributaria alemana ofrece uno mediante ELSTER.
En ZUGFeRD, el PDF y el XML comparten un contenedor PDF/A-3. Desde 2025, si existe una discrepancia, los datos estructurados son los determinantes a efectos fiscales. Por ello, ambos componentes deben generarse desde la misma fuente y compararse antes del envío.
XRechnung no es exclusiva de los organismos públicos y ZUGFeRD no se limita al B2B. ZUGFeRD puede utilizarse en principio en B2B, B2G y B2C. Sin embargo, cada organismo establece qué perfil y canal acepta. La Administración federal puede aceptar el perfil ZUGFeRD XRECHNUNG como XML puro; un PDF híbrido cualquiera no basta automáticamente.
¿Qué perfiles ZUGFeRD cuentan como factura electrónica?
ZUGFeRD tiene cinco perfiles: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 y EXTENDED. XRECHNUNG es un sexto perfil de referencia adicional. Para el IVA alemán, ZUGFeRD desde la versión 2.0.1 cumple por regla general, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC WL.
EN 16931 suele ser adecuado para facturas nacionales ordinarias. BASIC contiene menos datos; EXTENDED cubre necesidades empresariales adicionales. XRECHNUNG sigue las reglas nacionales alemanas. El nombre o logotipo no demuestra la conformidad: el XML debe cumplir realmente el perfil, EN 16931 y las reglas de negocio aplicables.
¿Qué se aplica en 2026?
Las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. En B2B puede bastar un buzón de correo electrónico. Los acogidos al régimen alemán de pequeño empresario también deben recibirlas, aunque sus propias operaciones estén exentas de la obligación de emitirlas.
Hay periodos transitorios para la emisión. Hasta el 31 de diciembre de 2026 pueden utilizarse papel o, con el consentimiento del destinatario, un PDF normal en operaciones B2B nacionales. Si la facturación del emisor en el año anterior no superó 800.000 euros, esta opción se prolonga en general hasta finales de 2027. Tras la transición aplicable, las operaciones B2B nacionales incluidas exigen factura electrónica.
Entre las excepciones figuran facturas de hasta 250 euros brutos, billetes de transporte, prestaciones de pequeños empresarios, muchas operaciones exentas y operaciones B2C.
La contratación pública se rige además por normas federales, estatales y municipales. La ordenanza federal exige en general factura electrónica desde el 27 de noviembre de 2020, salvo adjudicaciones directas de hasta 1.000 euros. Estas reglas B2G son distintas de las transiciones B2B.
Cómo elegir y enviar el formato correcto
- Clasifique la operación: B2B, B2G o B2C, establecimiento de las partes, excepción y transición.
- Solicite los requisitos del destinatario: formato, perfil, Buyer Reference, Leitweg-ID, pedido y canal.
- Genere un formato vigente: versión actual de XRechnung y sintaxis admitida, o un perfil ZUGFeRD conforme a EN 16931.
- Incluya los datos obligatorios en la parte estructurada: nombres y direcciones completos, número fiscal o NIF-IVA del proveedor, fecha, número de factura único, descripción y fecha de la prestación, importes netos, tipo y cuota de IVA o referencia a la exención. El caso puede exigir más datos.
- Valide técnicamente: esquema XML, listas de códigos, EN 16931 y reglas del perfil.
- Revise el contenido: la validez técnica no garantiza que cliente, impuesto, totales o cuenta bancaria sean correctos.
- Use el canal prescrito: correo, interfaz o portal en B2B; a menudo portal o Peppol para organismos públicos. Las facturas federales pueden requerir ZRE u OZG-RE.
- Conserve el original estructurado: debe mantenerse íntegro en su formato original. El plazo de conservación del IVA alemán es, por regla general, de ocho años desde el final del año de emisión.
Lista de comprobación
- Operación y reglas B2B/B2G identificadas
- Versión actual de XRechnung o ZUGFeRD seleccionada
- Perfil ZUGFeRD apto para factura electrónica utilizado
- Datos obligatorios completos en la parte estructurada
- Buyer Reference, Leitweg-ID y pedido según destinatario
- IVA, totales, unidades, pago y banco revisados
- XML validado con esquema, códigos y reglas
- PDF de ZUGFeRD comparado con el XML
- Canal correcto usado y estado documentado
- Original estructurado íntegro y procesable archivado
Errores frecuentes
Considerar un PDF normal factura electrónica: no tiene datos estructurados y desde 2025 es una «factura de otro tipo».
Aplicar «XRechnung para la Administración, ZUGFeRD para B2B»: ambos admiten más usos; los requisitos del destinatario deciden la aceptación.
Usar MINIMUM o BASIC WL sin comprobar: no cumplen los requisitos fiscales alemanes de la factura electrónica.
Permitir diferencias entre PDF y XML: en ZUGFeRD prevalece el XML. Un PDF correcto a simple vista no corrige datos XML erróneos.
Exigir siempre firma electrónica cualificada: es una vía posible para garantizar autenticidad e integridad, pero no una obligación general. Una pista de auditoría fiable mediante controles internos también puede bastar.
Guardar solo el PDF visible: debe conservarse íntegra la parte estructurada. También hay que guardar la información fiscal adicional del PDF.
Preguntas frecuentes
¿XRechnung siempre es XML?
Sí. Se transmite en una sintaxis XML admitida, como UBL o CII. Un PDF generado solo es una visualización.
¿Todo ZUGFeRD es factura electrónica?
No. Importan la versión, el perfil y la conformidad real. El Ministerio alemán reconoce en general ZUGFeRD desde 2.0.1, excepto MINIMUM y BASIC WL.
¿Hace falta Leitweg-ID en B2B?
En general, no. Sirve para dirigir facturas a organismos públicos alemanes. En B2B puede usarse otra referencia del comprador en BT-10, según el destinatario.
¿Debe firmarse electrónicamente una factura electrónica?
No siempre. Deben garantizarse origen, integridad y legibilidad, pero la firma cualificada es solo un método posible.
¿Basta la validación técnica?
No. Detecta errores de formato, pero no confirma que la prestación, el IVA, el destinatario o la cuenta bancaria sean correctos.
¿Cuánto tiempo se conservan?
En general, ocho años a efectos del IVA alemán. La parte estructurada debe seguir íntegra, disponible y procesable.
Conclusión
XRechnung es XML estructurado puro; ZUGFeRD combina XML y PDF/A-3. Ambos pueden cumplir los requisitos cuando coinciden versión, perfil, datos obligatorios y condiciones del destinatario. La validación técnica, la revisión del contenido y la conservación del original estructurado evitan la mayoría de rechazos.
Siguiente paso
Antes de la primera factura electrónica real, confirme con el destinatario formato, referencias y canal. Para organizar facturas, presupuestos y justificantes en un solo lugar, puede probar Motorica.io.
Fuentes y fecha de revisión
Revisado el 14 de septiembre de 2026
- Ministerio alemán de Hacienda: preguntas sobre factura electrónica
- Ley alemana del IVA, § 14
- Ley alemana del IVA, § 14b
- Ordenanza federal alemana sobre factura electrónica
- KoSIT: versiones y bundles de XRechnung
- KoSIT: preguntas sobre XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- Ministerio alemán de Hacienda: adaptación GoBD
Este artículo ofrece una visión general de las reglas alemanas y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal individual.