Una factura para una administración alemana no es un PDF normal enviado a cualquier correo. Muchos contratos públicos exigen una XRechnung, es decir, XML estructurado procesable automáticamente. También son esenciales el Leitweg-ID correcto, el canal indicado y la validación.
Esta guía explica las reglas B2G alemanas; no sustituye el contrato ni el asesoramiento jurídico o fiscal.
Lo esencial
- XRechnung es XML conforme a EN 16931 y a las reglas alemanas; un PDF ordinario no es XRechnung.
- En septiembre de 2026 rige XRechnung 3.0, especificación 3.0.2 y Bundle KoSIT 3.0.2 de 31 de agosto de 2026. La 4.0 es solo una versión preliminar.
- Para proveedores federales, la obligación existe en general desde el 27 de noviembre de 2020. ERechV prevé excepciones, como ciertos encargos directos de hasta 1.000 euros, pero el contrato puede exigir e-factura.
- Estados federados y municipios pueden tener otros portales y reglas. Mandan los documentos del destinatario.
- Las transiciones B2B desde 2025 no anulan los requisitos B2G.
¿Toda administración exige XRechnung?
No. OZG-RE es la entrada central de la administración federal directa. Estados, municipios, universidades y empresas públicas pueden usar otros portales, formatos y excepciones. La sinopsis de KoSIT orienta, pero pedido y contrato son vinculantes.
El § 3 ERechV incluye algunos encargos directos de hasta 1.000 euros, facturas reservadas y determinadas compras exteriores. No es un permiso general para PDF.
Datos que deben pedirse antes
- nombre completo y dirección de facturación,
- Leitweg-ID o Buyer Reference,
- número de proveedor y pedido, si existen,
- referencias del contrato, proyecto y encargo,
- portal y canal exacto,
- direcciones electrónicas requeridas de vendedor y comprador,
- periodo del servicio, condiciones de pago, cuenta y reglas de adjuntos.
Copia las referencias exactamente: un carácter erróneo puede impedir el enrutamiento.
Introducir bien el Leitweg-ID
El Leitweg-ID dirige la factura a la unidad competente. En la factura federal va en BT-10 “Buyer reference”. Lo proporciona la administración; el proveedor no necesita uno propio. Una entidad puede tener varios identificadores.
Leitweg-ID, número de pedido y número de proveedor son campos distintos. Indicarlos solo en texto o PDF suele ser insuficiente.
Contenido obligatorio
El XML debe contener estructurados vendedor y comprador con direcciones, fecha y número único, tipo y cantidad del servicio, fecha/periodo, importes netos, categorías y tipos de IVA, impuesto, total y las menciones necesarias de exención o inversión del sujeto pasivo.
Para el nivel federal, el § 5 ERechV exige además Leitweg-ID, datos bancarios, condiciones de pago y contacto electrónico del emisor. Los números de proveedor y pedido se incluyen si se comunicaron. XRechnung 3.0 requiere también direcciones electrónicas de ambas partes. Los datos obligatorios no pueden quedar solo en un adjunto.
XRechnung, ZUGFeRD y PDF
XRechnung es XML UBL o UN/CEFACT CII. Una vista legible ayuda a revisar, pero no es la XRechnung. ZUGFeRD suele combinar PDF/A-3 y XML; una administración no tiene que aceptarlo aunque sea válido fiscalmente. Un PDF simple no es factura electrónica estructurada.
Creación en Motorica
- Crea la administración como cliente y completa el destinatario.
- Copia Leitweg-ID y números de pedido y proveedor.
- Introduce líneas, periodo, impuestos, condiciones de pago y cuenta.
- Revisa la vista legible.
- Con Factura electrónica, exporta XRechnung CII XML; usa ZUGFeRD solo si se acepta.
- Valida y envía por el canal indicado.
- Conserva XML, acuse, estado y posibles rechazos.
Todos los idiomas muestran el mismo marco controlado de Backoffice, con título y controles completos.
Canal, validación y adjuntos
No basta enviar XML a un correo general. OZG-RE ofrece entrada web, carga, Peppol y su canal de correo con dirección y reglas propias; puede ser necesario incrustar adjuntos. Otras entidades pueden usar otros portales. No envíes pruebas a producción.
La validación comprueba esquema XML, EN 16931, reglas XRechnung y códigos con el Bundle vigente. “Valid” no confirma servicio, IVA ni cuenta: compara pedido, prueba, aceptación e importes. Un adjunto no sustituye los datos estructurados.
Envío y conservación
Conserva el XML enviado sin cambios con hora, canal, ID de transacción y estado. La aceptación técnica no es aprobación ni promesa de pago. Tras un rechazo, corrige los datos fuente y genera un archivo nuevo.
A efectos del IVA alemán, las facturas se conservan generalmente ocho años desde el final del año de emisión; otras reglas pueden exigir más. Imprimir XML o guardar solo el PDF no sustituye el original electrónico.
Errores habituales
- llamar XRechnung a un PDF,
- versión antigua o portal incorrecto,
- confundir Leitweg-ID, pedido y proveedor,
- ID solo en texto/adjunto,
- omitir una dirección electrónica,
- datos obligatorios solo en PDF,
- totales incoherentes por redondeo,
- correo general en vez del portal,
- confundir recepción técnica y pago,
- no archivar XML y acuse.
Lista de comprobación
- Administración y dirección correctas
- Leitweg-ID actual en BT-10
- Referencias en los campos correctos
- Número, fecha y periodo completos
- Líneas, cantidades, unidades y descripciones claras
- Categorías IVA, tipos, importes y totales coinciden
- Condiciones, vencimiento y cuenta incluidos
- Direcciones electrónicas de ambas partes presentes
- XML validado con reglas actuales
- Portal, canal, adjuntos y límites conformes
- Archivo y acuse se archivarán
Preguntas frecuentes
¿Todo contrato público exige XRechnung?
No. Depende de base jurídica, destinatario y contrato; federación, estados y municipios difieren.
¿Puedo enviar un PDF?
Solo si está permitido. Un PDF simple no sustituye el XML.
¿Necesita el proveedor su propio Leitweg-ID?
No. La administración da el del encargo; en la factura federal va en BT-10.
¿Se acepta ZUGFeRD?
A veces, si perfil, contenido y canal cumplen los requisitos. No automáticamente.
¿Qué versión rige en septiembre de 2026?
XRechnung 3.0, especificación 3.0.2 y Bundle de 31 de agosto de 2026. La preliminar 4.0 aún no es el estándar de producción.
¿“Aceptada técnicamente” significa pagada?
No. Después se revisan contenido, correspondencia con el pedido y aprobación interna.
Fuentes oficiales y fecha
Actualizado el 16 de septiembre de 2026. Fuentes primarias en alemán.
- KoSIT: XRechnung y versiones
- ERechV
- § 14 UStG y § 14b
- Preguntas del BMF
- OZG-RE para emisores y canales
- FAQ Leitweg-ID e implantación en los estados
Siguiente paso
Pide Leitweg-ID, referencias y canal al aceptar el trabajo. Después crea la factura en Motorica, exporta XRechnung, valídala y consérvala con el acuse.
Esta información general sobre Alemania no constituye asesoramiento individual.