Las GoBD son las directrices de la administración tributaria alemana sobre la llevanza y conservación de libros, registros y documentos electrónicos y el acceso a los datos. Abarcan la documentación fiscalmente relevante incluso si se calcula el beneficio mediante EÜR o se utiliza el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung). No exigen un programa concreto ni un «certificado GoBD» oficial de carácter general.
Reglas fundamentales
- Registra las operaciones de forma completa, correcta, ordenada y verificable; cada asiento debe vincularse con un documento contable o recibo localizable.
- Las correcciones deben permitir identificar el contenido original. Sobrescribir o borrar sin dejar rastro no es adecuado.
- Conserva, en principio, los documentos recibidos digitalmente en el formato digital recibido. En la factura electrónica importan los datos estructurados.
- Aplica el plazo según el tipo de documento: normalmente diez, ocho o seis años, contados por regla general desde el final del año natural correspondiente.
¿A quién afectan las GoBD?
Los requisitos se aplican a libros, registros y documentos relevantes a efectos fiscales con independencia del tamaño de la empresa. También un pequeño negocio necesita un proceso fiable para facturas, recibos de caja, datos bancarios y otros justificantes. El alcance concreto depende de la actividad y de las obligaciones de registro. Un asesor fiscal puede revisar el proceso, pero la responsabilidad sigue siendo de la empresa.
Registra y relaciona los documentos a tiempo
Reúne las facturas recibidas y emitidas, los recibos de efectivo y las pruebas de pago en lugares definidos y relaciónalos con cada operación. Las operaciones en efectivo deben registrarse, en principio, a diario. Si la contabilización se hace solo periódicamente, las operaciones sin efectivo deben anotarse previamente, por lo general, en registros básicos dentro de diez días y los documentos deben protegerse contra pérdidas. No es un plazo universal de diez días para cualquier asiento. Un archivo ordenado puede apoyar los registros básicos cuando corresponda.
Documenta anulaciones y correcciones con referencia a la operación original. Una carpeta libremente editable y sin historial es arriesgada como único archivo. Importan la integridad, los permisos de acceso, el registro de cambios y el vínculo entre justificante y asiento.
Conserva los originales digitales y las facturas electrónicas
Por lo general, no basta con imprimir una factura recibida por correo y eliminar el archivo digital. Conserva los documentos electrónicos fiscalmente relevantes en el formato recibido, salvo conversiones permitidas que preserven la información exigida. Para una factura electrónica conforme al § 14 UStG, suele bastar con guardar la parte estructurada, como el archivo XML. Si la parte legible contiene información fiscal adicional, consérvala también. Una impresión PDF no sustituye los datos estructurados.
Los documentos en papel pueden escanearse mediante un procedimiento documentado. Comprueba legibilidad e integridad y si otra norma obliga a conservar el original en papel. Una simple carpeta de fotos no es una solución general fiable.
Plazos de conservación
Según el § 147 AO, los libros, inventarios y cuentas anuales se conservan, en principio, diez años. Los justificantes contables suelen tener un plazo de ocho años; el § 14b UStG también exige ocho años para las facturas recibidas y emitidas. La correspondencia comercial y otros documentos enumerados suelen conservarse seis años. El plazo empieza normalmente al finalizar el año en que se creó el documento, se hizo el último asiento o se recibió o envió la carta. Normas especiales o procedimientos tributarios e inspecciones en curso pueden ampliarlo. Comprueba el caso antes de borrar.
Documentación del proceso, copias y acceso
Describe cómo llegan, se revisan, registran, corrigen, guardan, respaldan y exportan los documentos. Indica aplicaciones, funciones, permisos y cambios del procedimiento. El detalle puede ser proporcional a un negocio pequeño, pero debe reflejar el trabajo real. Planifica la recuperación de copias y un cambio de sistema. Un servicio en la nube o una asesoría fiscal no asumen la responsabilidad de la empresa.
Los datos deben mantenerse legibles y disponibles durante todo el plazo. En una inspección, la administración puede acceder a los datos electrónicos relevantes dentro del marco legal. Antes de cambiar de software, verifica la exportación de documentos, vínculos y datos necesarios.
Seis pasos prácticos
- Define dónde llegan los documentos de papel, adjuntos y facturas electrónicas.
- Registra cada operación a tiempo y asígnale un documento y referencia única.
- Guarda originales digitales y datos estructurados de facturas en un archivo protegido.
- Registra las correcciones en vez de sobrescribir en silencio los asientos anteriores.
- Comprueba periódicamente búsqueda, legibilidad, recuperación y exportación.
- Deja el proceso por escrito y actualízalo cuando cambie.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa GoBD certificado?
No existe una certificación GoBD oficial general para programas. Importa que el proceso real cumpla los requisitos y sea verificable.
¿Basta un PDF o una impresión de la factura electrónica?
No, si se pierde la parte estructurada. Conserva los datos fiscales originales y la información adicional relevante de la parte legible.
¿Se aplica a EÜR y al régimen de pequeñas empresas?
Sí, en la medida en que deban llevarse y conservarse registros y documentos fiscales. El tipo y alcance de los deberes pueden variar.
¿Qué ocurre si hay deficiencias?
Depende del caso y su gravedad. La falta de pruebas dificulta la inspección; los defectos importantes pueden cuestionar los registros y llevar a estimaciones. Un error formal menor no causa automáticamente una sanción.