Una factura impagada resulta molesta, pero no justifica mensajes precipitados o amenazantes. Lo más seguro es seguir un proceso documentado: primero revisar los propios datos, después comunicarse con claridad y solo entonces elegir el nivel de reclamación adecuado. Esta guía se refiere a créditos sujetos al derecho alemán y no sustituye el asesoramiento jurídico para un caso concreto.
1. Comprueba la factura, el contrato y el pago
Antes de contactar con el cliente, descarta un error propio. Comprueba al menos:
- la empresa, la dirección de facturación y la persona de contacto;
- el servicio, su fecha, el número de factura y el importe;
- lo acordado sobre el pago en el contrato, pedido o presupuesto aceptado;
- si puedes demostrar que la factura llegó al cliente;
- si existe un abono, pago parcial o reclamación;
- si el pago entró con otra referencia.
No solo importa lo que figure en la factura. Comprueba si se acordó realmente una fecha o un plazo, o si este se deriva de las circunstancias. Una fecha indicada por primera vez en la factura no debe considerarse automáticamente un acuerdo contractual. Si no hay una regla especial, la prestación es en principio exigible de inmediato conforme al § 271 BGB. En determinados contratos también pueden influir la aceptación, los defectos o las contrademandas.
2. Envía un recordatorio amistoso
Poco después del plazo aplicable, un recordatorio objetivo suele ser el mejor primer paso. La factura puede haberse olvidado, llegado a un buzón equivocado o quedado pendiente de aprobación. Indica la factura, el saldo y una nueva fecha concreta.
Ejemplo de recordatorio
Buenos días, Sra./Sr. …: todavía no hemos recibido el pago de la factura n.º 2026-123 de 1 de septiembre de 2026. El importe pendiente es de … euros. Por favor, revise la factura y transfiera el importe antes del 24 de septiembre de 2026. Si ya ha pagado o tiene alguna consulta sobre el servicio, basta con un breve mensaje. Gracias.
Utiliza un canal que puedas acreditar y conserva la fecha de envío y la respuesta. El derecho alemán no exige un título concreto para el requerimiento; lo decisivo es reclamar de forma inequívoca el pago ya exigible.
3. Determina cuándo existe mora
La mora es importante porque de ella pueden depender los intereses y otros daños. Según el § 286 BGB, el deudor entra normalmente en mora tras recibir un requerimiento realizado una vez vencida la deuda. No hay mora mientras el impago se deba a una circunstancia de la que el deudor no sea responsable.
El requerimiento puede ser innecesario, por ejemplo si el contrato fija una fecha concreta de calendario. En las deudas de dinero, la mora se produce como máximo 30 días después del vencimiento y la recepción de la factura. Frente a consumidores, esta regla solo se aplica si la factura advierte expresamente de esa consecuencia. Existe una regla adicional para empresas cuando la recepción de la factura no es segura.
No confíes demasiado pronto en una excepción. Documenta el vencimiento y la recepción y envía un requerimiento claro. Así el expediente también resultará comprensible para un abogado o un tribunal.
4. Redacta un requerimiento claro
Si el recordatorio no da resultado, el siguiente mensaje debe ser inequívoco. El derecho alemán no obliga a enviar un primer, segundo y tercer recordatorio. Entre los factores relevantes están el vencimiento, la recepción, el requerimiento y la mora.
Incluye:
- número y fecha de la factura;
- saldo y pagos parciales contabilizados;
- fecha de vencimiento aplicable;
- nueva fecha concreta de pago;
- datos bancarios y referencia;
- contacto para objeciones de fondo;
- siguiente paso previsto.
Ejemplo de requerimiento
Buenos días, Sra./Sr. …: pese a nuestro recordatorio de …, la factura n.º 2026-123 sigue pendiente. Transfiera el saldo de … euros a la cuenta indicada antes del 1 de octubre de 2026. Si impugna total o parcialmente la deuda, indíquenos el motivo concreto dentro de este plazo. Si no se produce el pago, estudiaremos las siguientes medidas de reclamación.
Limítate a hechos verificables. Los cargos inventados, la presión pública o las amenazas generales pueden crear nuevos problemas jurídicos.
5. Comprueba los intereses y los 40 euros
Cuando existe mora, el § 288 BGB regula el interés legal. El tipo normal es cinco puntos porcentuales por encima del tipo básico. Para créditos de pago derivados de operaciones en las que no participa ningún consumidor, son nueve puntos por encima del tipo básico.
El tipo básico se fija de nuevo el 1 de enero y el 1 de julio. Usa para cada periodo el tipo publicado por el Deutsche Bundesbank, no un valor guardado permanentemente.
Para un crédito de pago contra un deudor que no sea consumidor, el § 288 BGB prevé además una cantidad fija de 40 euros. No debe cargarse automáticamente a consumidores privados. Otros gastos de reclamación solo son recuperables si se cumplen los requisitos legales; la cantidad fija se imputa a la indemnización debida por esos gastos. En caso de duda, haz revisar el cálculo.
6. Aclara primero las objeciones del cliente
Si el cliente impugna la factura, enviarla automáticamente a una agencia de cobro no suele ser el mejor primer paso. Aclara:
- qué partida se discute;
- si falta aceptación o prueba del servicio;
- si solo se impugna parte del importe;
- si se acordó corregir la prestación;
- si puede pagarse de inmediato la parte no discutida.
Confirma por escrito las llamadas y fija un plazo para documentos o respuesta. Una corrección o un abono justificado es mejor que una escalada innecesaria. Si existe una disputa seria sobre contrato, defectos o contrademandas, el asesoramiento de un abogado suele ser más apropiado que un proceso monitorio estandarizado.
7. Acuerda los pagos a plazos por escrito
Si el cliente quiere pagar pero temporalmente no puede hacerlo, un plan de pagos puede tener sentido comercial. Documenta la deuda total, importes y fechas, forma de pago, tratamiento de intereses y costes y consecuencias de una cuota impagada. Imputa cada pago a la deuda concreta.
Valora el retraso y el riesgo de pérdida. Para importes altos, dudas sobre solvencia o efectos inciertos sobre el reconocimiento y la prescripción, conviene que un profesional revise el acuerdo.
8. Elige recobro, abogado o proceso monitorio alemán
Si la deuda es exigible, está documentada y no se discute seriamente, hay tres vías posibles:
Empresa de recobro: útil para delegar la comunicación y el cobro. Comprueba el proveedor, sus tarifas y su inscripción en el registro oficial de servicios jurídicos.
Abogado: adecuado para importes altos, objeciones jurídicas, pruebas inciertas, prescripción cercana u otras pretensiones.
Proceso monitorio judicial alemán (gerichtliches Mahnverfahren): procedimiento simplificado para créditos dinerarios. La solicitud puede prepararse en el portal oficial de los Mahngerichte. Al expedir el requerimiento, el tribunal no comprueba por completo si la deuda existe. Si el deudor se opone, puede seguir un procedimiento contencioso. Sin oposición, el acreedor puede solicitar un título ejecutivo.
Vigila la prescripción. El plazo general es de tres años conforme al § 195 BGB y, bajo las condiciones del § 199 BGB, empieza normalmente al final del año correspondiente. Un recordatorio o requerimiento ordinario no suspende automáticamente la prescripción. La notificación judicial del requerimiento puede suspenderla conforme al § 204 BGB. Busca asesoramiento con tiempo si el plazo está cerca.
9. Prepara el expediente de reclamación
Ten disponibles:
- contrato, pedido o presupuesto aceptado;
- pruebas de prestación, entrega y aceptación;
- factura y prueba de recepción;
- extractos bancarios y pagos parciales;
- recordatorios y requerimientos con fecha de envío;
- correos, notas de llamadas y reclamaciones;
- cálculo comprensible de intereses y costes.
Un programa de oficina puede reunir plazos, saldos y documentos. No sustituye la comprobación del crédito ni el asesoramiento jurídico.
10. Lista breve
- Comprueba pago, contrato, factura y vencimiento.
- Envía y documenta un recordatorio con fecha concreta.
- Si no llega el pago, formula un requerimiento inequívoco.
- Comprueba correctamente mora, intereses y cantidad fija.
- Separa las objeciones de los importes parciales no discutidos.
- Acuerda los plazos de forma clara y por escrito.
- Comprueba la prescripción; los recordatorios no la suspenden automáticamente.
- Elige recobro, abogado o procedimiento judicial según la deuda.
Fuentes y aviso legal
Fuentes revisadas: § 271 BGB — tiempo de la prestación, § 286 BGB — mora, § 288 BGB — intereses, §§ 195 y 199 BGB — prescripción y § 204 BGB — suspensión por reclamación judicial. También: Deutsche Bundesbank, Mahngerichte y registro de servicios jurídicos.
Revisado el 14 de septiembre de 2026. Este artículo ofrece información general para la actividad empresarial, no asesoramiento jurídico. Consulta a un profesional para créditos discutidos, elevados o próximos a prescribir.