Après l'enregistrement de votre entreprise, le courrier provient souvent du bureau des impôts, de la Chambre de commerce et d'industrie (IHK), de la Chambre des métiers (HWK) ou de l’organisme d’assurance accidents obligatoire (Berufsgenossenschaft). Vous ne devez toutefois pas attendre ces lettres : La transmission de vos données professionnelles ne remplace pas toutes vos propres inscriptions. Ce guide vous montre quelles autorités sont responsables et ce que vous devez faire vous-même.
Qu'est-ce qui se passe automatiquement – et qu'est-ce qui ne se passe pas ?
Le service de déclaration des activités commerciales (Gewerbeamt) transmet les données aux destinataires prévus par la loi. Selon leurs compétences, il s’agit notamment du fisc, de l’IHK ou de la HWK et de l’organisme d’assurance accidents obligatoire. Tous ne vous contactent pas immédiatement ; il n’existe pas d’ordre de réception uniforme dans toute l’Allemagne.
L'enregistrement de l'entreprise ne confirme pas non plus que tous les permis pour votre activité ont été obtenus. Vous devez clarifier vous-même en temps utile les autorisations et enregistrements nécessaires. La base de la transmission des données est § 14 GewO.
Bureau des impôts : soumettez vous-même le questionnaire
Soumettez le Questionnaire d'immatriculation fiscale généralement dans le mois suivant le début de l'activité par voie électronique via ELSTER. N'attendez pas une lettre pour cela. L'obligation existe également si le bureau commercial a déjà informé l'administration fiscale ; Les membres des professions libérales au sens du droit allemand (Freiberufler) déclarent leur activité directement au bureau des impôts. Sont pertinents le § 138 AO et les Informations ELSTER sur la création d'une entreprise.
Pour le questionnaire, vous aurez besoin, entre autres, d'informations sur votre personne, votre activité, votre forme juridique, votre date de début, vos coordonnées bancaires et des estimations réalistes de vos ventes et de vos bénéfices. Le traitement de la TVA et, le cas échéant, le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung) y sont également clarifiés. Créez votre accès ELSTER suffisamment tôt et enregistrez le journal de transmission.
L'administration fiscale peut alors poser des questions, fournir un numéro fiscal d'entreprise et déterminer le paiement anticipé de l'impôt. Vérifiez les avis et les dates d'échéance ; Si les attentes en matière de bénéfices ont changé de manière significative, une demande d'ajustement des paiements anticipés peut être envisagée.
Distinguer Steuernummer, Steuer-ID et USt-IdNr.
- Steuernummer : Numéro attribué par le fisc pour les dossiers fiscaux ; un numéro distinct peut être nécessaire pour votre activité.
- Steuer-ID : Numéro personnel d’identification fiscale d’une personne physique en Allemagne. Il est différent du numéro fiscal de l’activité.
- USt-IdNr. : Numéro distinct d’identification à la TVA, délivré par l’Office central fédéral des impôts, notamment utile pour certaines opérations dans l’UE.
L’USt-IdNr. n’est pas obligatoire sur toutes les factures. Selon les règles générales, il faut indiquer la Steuernummer ou l’USt-IdNr. de l’entreprise qui fournit la prestation ; des règles particulières existent pour certains cas. La Steuer-ID personnelle ne remplace aucun de ces numéros. Voir § 14 UStG.
IHK ou HWK : vérifiez l'adhésion et les cotisations
De nombreuses entreprises commerciales appartiennent légalement à l'IHK ; La HWK est souvent compétente pour les activités artisanales. Les deux chambres peuvent jouer un rôle dans des activités mixtes. L'adhésion n'est pas la même chose que l'adhésion volontaire à une association industrielle.
Une chambre peut vous adresser un formulaire d'inscription ou un avis de contribution. Vérifiez la description de l’activité, la forme juridique et la base de calcul. Des exonérations ou allègements de cotisations sont possibles sous certaines conditions ; Une petite entreprise n’est pas automatiquement exemptée de toutes les exigences de la chambre. L'IHK explique les conditions pour les nouvelles entreprises.
Pour exercer à son compte un métier artisanal soumis à autorisation, l’inscription à la Handwerksrolle doit être effective avant le début de l’activité. N’attendez pas la lettre de bienvenue de la HWK. Des obligations de déclaration et d’inscription existent aussi pour les métiers artisanaux non soumis à autorisation et les activités assimilées. Clarifiez votre activité avec la HWK suffisamment tôt ; le texte applicable est le Code allemand de l’artisanat.
Berufsgenossenschaft : importante même sans salariés
La Berufsgenossenschaft est responsable de l'assurance accident légale. En principe, une nouvelle entreprise doit être annoncée à l'assureur-accidents compétent dans un délai d'une semaine après sa création. Si l'enregistrement de l'entreprise a été déposé au cours de cette semaine, cette obligation d'annonce est considérée comme remplie. Une deuxième annonce de création d'entreprise identique n'est alors généralement pas nécessaire. Ceci est réglementé par le § 192 SGB VII.
Néanmoins, répondez aux questions sur l’activité, les employés et le périmètre des opérations. Une entreprise sans salariés peut également être enregistrée. Que vous soyez vous-même assuré obligatoirement ou que vous puissiez vous assurer volontairement dépend, entre autres, du secteur et des statuts du prestataire. L'enregistrement de votre entreprise ne signifie pas automatiquement que vous disposez d'une assurance personnelle contre les accidents. Si la responsabilité n'est pas claire, les informations de la DGUV sur la déclaration d’entreprise peut vous aider.
Clarifiez vous-même les assurances maladie et retraite
Informez votre caisse d’assurance maladie ou votre assureur de votre activité indépendante. Précisez notamment si vous êtes indépendant à temps plein ou à temps partiel et quel impact cela a sur l'assurance maladie et dépendance. Dans le cas de l'assurance légale facultative, les cotisations peuvent être calculées dans un premier temps provisoirement, puis définitivement sur la base de l’avis d’imposition sur le revenu. Prévoyez d’éventuels versements supplémentaires ; TK explique la procédure.
Les travailleurs indépendants ne sont pas tous dispensés de l’assurance retraite obligatoire. Par exemple, certaines professions enseignantes et infirmières, artisans et indépendants qui travaillent durablement et principalement pour un seul client et n'emploient pas régulièrement de salariés soumis à assurance peuvent être concernés. Pour certains groupes obligatoirement assurés, l'inscription dans les trois mois suivant le début de l'activité s'applique. Demandez à la Deutsche Rentenversicherung de vérifier le classement à un stade précoce. La question de l’assurance retraite obligatoire doit être distinguée d’un éventuel faux travail indépendant.
Salariés, permis et séjour : ce qui s'applique également
Si vous embauchez, vous avez généralement besoin d’un numéro d’établissement (Betriebsnummer) pour les déclarations sociales. Demandez-le à temps au service compétent de l’Agence fédérale pour l’emploi. Le numéro d’entreprise (Unternehmensnummer) délivré par l’assurance accidents obligatoire est généralement nécessaire à cette démarche. Ces deux numéros sont différents. Obtenir une Betriebsnummer ne déclare pas vos salariés : la paie, les déclarations sociales et les éventuelles déclarations immédiates doivent être organisées séparément.
Selon l'activité, d’autres organismes peuvent être compétents, comme ceux d'inspection des aliments, d'autorités sanitaires ou d'autorités de délivrance des licences. Vérifiez les exigences spécifiques à l’industrie avant de commencer. L'enregistrement d'une entreprise ne remplace pas un permis nécessaire ou une inscription au registre du commerce qui peut être exigée.
L'autorité chargée de l'immigration n'est pas non plus une étape générale après chaque démarrage. Les ressortissants de l’UE et de l’EEE n’ont généralement pas besoin d’un permis de séjour pour exercer une activité indépendante ; Des règles particulières en matière de liberté de circulation s'appliquent aux Suisses. Pour les ressortissants de pays tiers, le permis de séjour existant doit permettre de travailler à son compte ou l'autorisation nécessaire doit être obtenue avant de commencer. Le titre de séjour et ses conditions sont cruciaux, pas seulement la nationalité. Les informations officielles sur le visa et la création d’entreprise et le permis de séjour pour travailleurs indépendants fournissent des indications.
Traitez le courrier du gouvernement en toute sécurité
Pour chaque lettre, indiquez l'expéditeur, le numéro de dossier, la date de réception, la date limite et l'étape suivante. Sécurisez également les avis numériques et les preuves d’expédition. Une demande d’explication ne prolonge pas automatiquement un délai ; demandez expressément et en temps utile une éventuelle prolongation.
Ne payez pas simplement parce qu'une lettre semble officielle. Les offres d’annuaires privés payants ne constituent pas une obligation officielle. Vérifiez l'expéditeur, la base juridique et le compte du destinataire à l'aide de coordonnées officielles trouvées de manière indépendante. Si vous avez des doutes, n'ignorez pas une véritable décision, mais clarifiez-la dans les délais.
Votre liste de contrôle après l'enregistrement de votre entreprise
- Déclaration d’activité et autorisations ou inscriptions nécessaires conservées.
- Accès ELSTER créé et questionnaire transmis dans un délai d’un mois.
- Steuernummer, Steuer-ID et éventuelle USt-IdNr. correctement distinguées.
- Chambre compétente et allègements de cotisations éventuels clarifiés.
- Organisme d’assurance accidents et notification dans les délais vérifiés ; réponses aux demandes fournies.
- Assurance maladie informée et obligation d’assurance retraite vérifiée.
- En cas d’embauche : Unternehmensnummer, Betriebsnummer et déclarations organisées.
- Si nécessaire : droit de séjour autorisant l’activité clarifié avant son début.
- Courrier officiel, échéances et justificatifs classés au même endroit.
Questions fréquemment posées
Dois-je attendre que le bureau des impôts m'écrive ?
Non. Vous devez généralement transmettre le questionnaire de votre propre initiative dans le mois suivant le début de l’activité. Cette obligation demeure même si vous ne recevez aucune lettre.
Cela s'applique-t-il également à une entreprise secondaire ou à une petite entreprise ?
Oui, les exigences de base en matière de création d’entreprise et de déclaration s’appliquent toujours. Le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung) concerne la TVA ; il ne remplace pas l’enregistrement des entreprises ou l’enregistrement fiscal.
Qu'est-ce qui s'applique aux indépendants ?
Une activité relevant exclusivement des professions libérales au sens du droit allemand (freiberufliche Tätigkeit) ne nécessite généralement pas de Gewerbeanmeldung. L’immatriculation fiscale ainsi que la vérification des obligations d’assurance et, éventuellement, de chambre professionnelle restent nécessaires. Pour une activité mixte ou difficile à classer, demandez un avis qualifié.
Que dois-je faire si je manque une date limite ?
Effectuez rapidement la déclaration nécessaire, contactez l’organisme compétent et conservez sa réponse. Les conséquences dépendent de l’obligation et des circonstances ; il n’est pas possible d’annoncer une sanction identique dans tous les cas.
Organiser les documents au quotidien
Avec Motorica.io, vous pouvez gérer les factures, les devis et les pièces comptables ou reçus au quotidien. Cette aide à l’organisation ne remplace pas les déclarations requises ni l’examen de votre situation par une autorité ou un conseiller fiscal.
Cet article fournit des conseils généraux pour démarrer une entreprise en Allemagne. Si vous avez des doutes sur le droit fiscal, juridique ou sur le séjour, clarifiez votre cas spécifique auprès du bureau compétent ou d'un conseiller qualifié. Les sources officielles liées et les informations des institutions responsables vous aideront.