GoBD su smjernice njemačke porezne uprave za vođenje i čuvanje elektroničkih knjiga, evidencija i dokumenata te pristup podacima. Odnose se na porezno važne dokumente i kada poduzeće utvrđuje dobit metodom EÜR ili primjenjuje njemački režim oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung). Ne propisuju određeni program ni opći službeni „GoBD certifikat”.
Najvažnija pravila
- Poslovne događaje bilježite potpuno, točno, uredno i provjerljivo; uz svaki zapis mora se moći pronaći knjigovodstvena isprava ili potvrda.
- Ispravci moraju sačuvati prepoznatljiv izvorni sadržaj. Tiho brisanje ili prepisivanje nije prikladno.
- Digitalno primljene dokumente u pravilu čuvajte digitalno u primljenom formatu. Za e-račun su ključni strukturirani podaci.
- Rok prilagodite vrsti dokumenta: obično deset, osam ili šest godina, uglavnom od kraja odgovarajuće kalendarske godine.
Na koga se GoBD odnosi?
Zahtjevi obuhvaćaju porezno važne knjige, zapise i dokumente bez obzira na veličinu poslovanja. I mala tvrtka treba pouzdan postupak za račune, blagajničke potvrde, bankovne podatke i druge dokumente. Točan opseg ovisi o djelatnosti i obvezama vođenja evidencije. Porezni savjetnik može pregledati postupak, ali odgovornost ostaje na tvrtki.
Evidentirajte dokumente pravodobno
Ulazne i izlazne račune, gotovinske potvrde i dokaze o plaćanju prikupljajte na određenim mjestima i povezujte s događajima. Gotovinske transakcije u pravilu se bilježe svakodnevno. Ako se knjiži samo periodično, bezgotovinske događaje načelno treba prethodno evidentirati u osnovnim evidencijama u roku od deset dana i dokumente zaštititi od gubitka. To nije opći desetodnevni rok za svako knjiženje. Uređena arhiva u odgovarajućim slučajevima može poduprijeti osnovne evidencije.
Storniranja i ispravke zabilježite s poveznicom na izvorni događaj. Slobodno promjenjiva mapa bez povijesti izmjena rizična je kao jedina arhiva. Važni su cjelovitost, pristupna prava, zapis promjena i veza između dokumenta i evidencije.
Čuvajte digitalne originale i e-račune
U pravilu nije dovoljno ispisati račun primljen e-poštom pa izbrisati digitalnu datoteku. Porezno važne elektroničke dokumente obično čuvajte u primljenom formatu; dopuštena pretvorba mora očuvati potrebne informacije. Za e-račun prema § 14 UStG u pravilu je dovoljno sačuvati strukturirani dio, primjerice XML datoteku. Ako čitljivi dio sadrži dodatne porezno važne podatke, sačuvajte i njih. Ispis PDF-a ne zamjenjuje strukturirane podatke.
Papirnati dokumenti mogu se skenirati prema dokumentiranom postupku. Provjerite čitljivost i potpunost te zahtijevaju li drugi propisi papirnati original. Obična mapa s fotografijama nije univerzalno pouzdano rješenje.
Rokovi čuvanja
Prema § 147 AO knjige, inventari i godišnji financijski izvještaji u pravilu se čuvaju deset godina. Za knjigovodstvene isprave opći rok iznosi osam godina; § 14b UStG traži osam godina i za primljene i izdane račune. Poslovna korespondencija i drugi navedeni dokumenti često se čuvaju šest godina. Rok uglavnom počinje krajem godine u kojoj je dokument nastao, napravljen zadnji upis ili pismo primljeno odnosno poslano. Posebna pravila ili postupak i nadzor koji još traju mogu produljiti rok. Provjerite prije brisanja.
Opis postupka, sigurnosne kopije i pristup
Opišite kako dokumenti stižu, kako se provjeravaju, bilježe, ispravljaju, čuvaju, sigurnosno kopiraju i izvoze. Navedite programe, uloge, prava pristupa i promjene postupka. Opseg opisa može odgovarati maloj tvrtki, ali mora prikazati stvarni tijek rada. Planirajte povrat iz sigurnosne kopije i promjenu sustava. Oblak ili porezni ured ne preuzimaju odgovornost tvrtke.
Podaci moraju ostati čitljivi i dostupni tijekom cijelog roka. Pri poreznom nadzoru uprava može pristupiti odgovarajućim elektroničkim podacima u zakonskim granicama. Prije promjene softvera provjerite izvoz dokumenata, veza i potrebnih podataka.
Šest praktičnih koraka
- Odredite kamo stižu papirnati dokumenti, privitci e-pošte i e-računi.
- Pravodobno evidentirajte događaj i dodijelite mu dokument i jedinstvenu oznaku.
- Čuvajte digitalne originale i strukturirane podatke računa u zaštićenoj arhivi.
- Bilježite ispravke umjesto tihog prepisivanja starih zapisa.
- Redovito provjeravajte pretraživanje, čitljivost, obnovu kopije i izvoz.
- Zapišite postupak i ažurirajte ga nakon promjene.
Česta pitanja
Trebam li certificirani GoBD softver?
Ne postoji opća službena GoBD certifikacija softvera. Važno je da stvarni postupak zadovoljava zahtjeve i može se provjeriti.
Je li dovoljan PDF ili ispis e-računa?
Ne ako se time izgubi strukturirani dio. Sačuvajte izvorne porezno važne podatke i dodatne važne informacije iz čitljivog dijela.
Vrijedi li za EÜR i režim malih poduzetnika?
Da, u mjeri u kojoj se porezno važni zapisi i dokumenti moraju voditi i čuvati. Vrsta i opseg obveza mogu se razlikovati.
Što se događa kod nedostataka?
Ovisi o slučaju i težini. Nedostatak dokaza otežava nadzor; ozbiljni propusti mogu dovesti evidenciju u pitanje i do procjene porezne osnovice. Manja formalna pogreška ne znači automatsku kaznu.