Razlika ukratko
Ponuda predlaže rad, cijenu i uvjete. Račun obračunava isporučenu robu ili uslugu. Ugovor u pravilu nastaje podudarnim očitovanjima volje, primjerice ponudom i prihvatom; račun sam po sebi nije ugovor.
Čemu služi?
- Ponuda: Predlaže posao i njegove uvjete.
- Račun: Obračunava isporuku robe ili uslugu.
Kada nastaje?
- Ponuda: Obično prije sklapanja ugovora.
- Račun: Često nakon izvršenja; moguć je i račun za predujam ili djelomičnu uplatu.
Je li uvijek potreban?
- Ponuda: Ne. Ugovor može nastati i bez pisane ponude.
- Račun: Zakon ga traži u određenim slučajevima, osobito za oporezive isporuke drugim poduzećima.
Kakav je pravni učinak?
- Ponuda: Prihvat dovoljno određene i obvezujuće ponude može sklopiti ugovor.
- Račun: Dokumentira obračun; ne zamjenjuje ponudu ni prihvat.
Kada je ponuda obvezujuća?
Prema § 145 njemačkog Građanskog zakonika (BGB), dovoljno određena ponuda načelno obvezuje ponuditelja ako nije isključio vezanost. Pravodoban prihvat može sklopiti ugovor (§§ 147–148 BGB). Ako kupac bitno promijeni cijenu ili opseg, riječ je o novoj ponudi koju treba prihvatiti (§ 150 st. 2 BGB). Okvirna procjena troška ne mora biti obvezujuća ponuda.
Jasno navedite opseg, količine, cijenu, tretman PDV-a, termin i eventualni rok prihvata. Sačuvajte dokaz prihvata i kasnijih promjena. Dogovor može nastati i e-poštom ili usmeno.
Što je račun i kada ga izdati?
§ 14 st. 1 njemačkog Zakona o PDV-u (UStG) određuje račun po svrsi: dokument koji obračunava robu ili uslugu, bez obzira na naslov. Račun ne zamjenjuje prihvat ponude i sam ne dokazuje suglasnost kupca sa svakim iznosom. Pisana ponuda nije opći preduvjet za izdavanje računa.
Račun često slijedi nakon izvršenja. Dogovoreni predujam ili faza mogu se obračunati ranije. Za neke oporezive isporuke drugim poduzetnicima račun se u pravilu mora izdati u roku šest mjeseci od izvršenja (§ 14 st. 2 UStG).
Obvezni podaci na računu
Redovni račun prema § 14 st. 4 UStG uključuje imena i adrese obiju strana, porezni broj ili identifikacijski broj za PDV izdavatelja, datum, jedinstveni slijedni broj računa, vrstu i količinu robe odnosno vrstu i opseg usluge, datum isporuke, naknadu, stopu i iznos PDV-a ili razlog oslobođenja. Dogovoreni popusti trebaju biti jasni. Za račune do 250 eura i za male poduzetnike vrijede pojednostavljena pravila (§§ 33 i 34a UStDV). Broj ponude koristan je, ali nije opća zakonska obveza.
E-račun u Njemačkoj 2026.
Za mnoge poslove između poduzeća sa sjedištem u Njemačkoj potreban je strukturirani e-račun. Običan PDF to nije. Od 2025. njemački poduzetnici moraju moći primati e-račune. Za izdavanje vrijede prijelazna pravila: druge vrste računa dopuštene su do kraja 2026.; ako promet izdavatelja u prethodnoj godini nije veći od 800.000 eura, načelno do kraja 2027. Papir je u prijelaznom razdoblju dopušten; za jednostavnu elektroničku datoteku poput PDF-a potrebna je suglasnost primatelja. Iznimke, uključujući male poduzetnike, provjeravaju se posebno. Pravilo se odnosi na račun, ne na ponudu.
Mali poduzetnici i čuvanje
U njemačkom režimu oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung) prema § 19 UStG PDV se za obuhvaćene poslove ne iskazuje zasebno. § 34a UStDV zahtijeva napomenu o oslobođenju i dopušta nestrukturirani račun. Prekogranični poslovi mogu imati dodatne porezne zahtjeve.
Kopije izdanih i primljeni računi prema § 14b UStG u pravilu se čuvaju osam godina od kraja godine izdavanja. Druge obveze ili otvoreni postupci mogu biti važni. Čuvajte i ponudu, prihvat te izmjene.
Praktični postupak
- Opišite u ponudi rad, cijenu, porezni tretman i uvjete.
- Zabilježite prihvat ili kupčeve izmjene.
- Dokumentirajte izvedeni rad i dogovorene dodatke.
- Izdajte račun za stvarni rad ili dogovoreni predujam; provjerite podatke i oblik.
- Povežite ponudu, dogovor, račun i uplatu.
Primjer: Nudite popravak za 500 eura uz primjenjivi PDV. Kupac prihvati, a zatim pisano odobri dodatni rad od 80 eura. Možete ga navesti na računu uz dokaz izmjene. Račun sam nije ugovor za dodatak.
Pitanja i česte pogreške
Mogu li izdati račun bez ponude? Da. Pisana ponuda nije opći uvjet; potreban je dogovoren posao i ispravan račun.
Potvrđuje li potpisani račun narudžbu? Ovisi o izjavi i okolnostima; sam račun ne dokazuje prihvat svake cijene.
Mora li svaka ponuda iskazivati PDV? Popis obveznih podataka računa ne vrijedi za ponudu, ali cijena i porez trebaju biti jasni. Za potrošače mogu vrijediti pravila prikaza cijena.
Pogreške su zamjena procjene za obvezujuću ponudu, naplata neodobrenih dodataka, naziv za PDF kao strukturirani e-račun i inzistiranje na PDV broju kad je dovoljan porezni broj.
Službeni izvori i datum
Stanje 17. rujna 2026. Opće informacije o njemačkom pravu; pojedinačne slučajeve treba zasebno provjeriti.