Oprogramowanie, które łączy

David Dahncke

David Dahncke pracuje jako konsultant AI, inżynier oprogramowania i solution architect. Wspiera firmy w architekturze oprogramowania, sztucznej inteligencji i automatyzacji.

Jako niezależny doradca technologiczny używa Motoriki do ofert, faktur, zarządzania dokumentami, analizy dokumentów, uzgadniania bankowego oraz VAT i EÜR przez ELSTER.

Punkt wyjścia: księgowość w weekend

Jak u wielu samozatrudnionych, księgowość długo należała u Davida do zadań, które w tygodniu pracy zostawały na później. Efektem był powtarzający się blok w weekend.

Około czterech–pięciu godzin spędzał na zbieraniu dokumentów, szukaniu paragonów i przygotowywaniu wszystkiego dla doradcy podatkowego.

Problemem nie było jedno wielkie zadanie, lecz wiele małych kroków: zbierać dokumenty, sprawdzać faktury, przypisywać akta, odnajdywać informacje na różnych urządzeniach i w różnych teczkach.

Właściwa księgowość często zaczynała się dopiero po zebraniu dokumentów. Z Motoricą David gruntownie zmienił ten proces.

Dziś księgowość powstaje w codziennej pracy

Zamiast zbierać dokumenty przez kilka dni lub tygodni, David przetwarza teraz operacje biznesowe od razu. Faktury sprzedażowe wystawia bezpośrednio w Motorice. Od początku istnieją więc nie tylko jako dokument, ale też jako uporządkowany zestaw danych.

Dokumentów też nie odkłada już na później. Gdy tylko otrzyma paragon, skanuje go aplikacją Motorica i od razu archiwizuje cyfrowo.

Księgowość przesuwa się więc z weekendu do zwykłego dnia pracy. Wiele małych prac nadrabianych później staje się procesem ciągłym.

• Oferty
• Faktury
• Mobilne wystawianie faktur
• Archiwizacja i skan dokumentów
• Analiza dokumentów
• Uzgadnianie bankowe dla faktur sprzedażowych i dokumentów
• Deklaracja VAT przez ELSTER
• EÜR przez ELSTER

Około trzech godzin mniej administracji tygodniowo

Zmiana jest dla Davida mierzalna. Wcześniej regularnie poświęcał cztery–pięć godzin na przygotowanie księgowości. Dzięki natychmiastowemu rejestrowaniu faktur i dokumentów oraz powiązanym procesom szacuje, że dziś oszczędza około trzech godzin tygodniowo.

To nie tylko mniej księgowości. Przede wszystkim znika duża część szukania i nadrabiania. Dokumentów nie trzeba ponownie odnajdywać, bo już leżą tam, gdzie powinny. Operacje nie są odtwarzane po fakcie – są rejestrowane od razu.

Prawdziwa zmiana nie polega więc na jednej funkcji. Chodzi o moment, w którym praca jest wykonywana: wcześniej księgowość się zbierała; dziś powstaje na bieżąco. Wcześniej dokumenty szukano później; dziś rejestruje się je od razu. Wcześniej faktury pisano tylko na domowym komputerze; dziś David może je wystawiać także mobilnie.

• Około trzech godzin mniej administracji tygodniowo
• Księgowość powstaje na bieżąco, a nie w weekend
• Dokumenty są rejestrowane od razu zamiast szukane później
• Faktury można wystawiać także mobilnie

„Oprogramowanie, które łączy.“

Faktury już nie tylko przy biurku

Kolejna różnica widać w jednym z najbardziej codziennych procesów samozatrudnionego: wystawianiu faktur.

David robił to wyłącznie w domu, na komputerze. Dziś wystawia faktury w Motorice także mobilnie. Konkretnej oszczędności czasu tu nie mierzył. Dla niego przewagą jest przede wszystkim elastyczność.

Faktura nie musi już czekać, aż wróci do biurka. Może ją utworzyć tam, gdzie akurat pracuje. Dla samozatrudnionych to zmienia podejście do pracy biurowej: administracja nie jest już osobnym terminem na koniec dnia, tylko dzieje się wtedy, gdy ma to sens.

Oferty i faktury w jednym procesie

David używa Motoriki do tworzenia ofert i faktur. Oba kroki nie stoją obok siebie w izolacji.

Informacje z codziennej pracy można ponownie wykorzystać w ciągłym procesie. To ogranicza podwójną pracę i sprawia, że istotne dane biznesowe są już ustrukturyzowane.

Dla Davida właśnie to połączenie różnych obszarów jest kluczową zaletą oprogramowania.

Rejestrować dokumenty od razu, zamiast szukać ich później

To podejście widać szczególnie przy archiwizacji dokumentów. Stary przebieg był reaktywny: w weekend David musiał się zastanawiać, jakie dokumenty powinny istnieć i gdzie leżą.

Dziś proces działa odwrotnie. Przychodzi dokument. David go skanuje. Potem jest w cyfrowym archiwum i można go dalej przetwarzać. Późniejsze szukanie w dużej mierze znika.

Dodatkowo używa analizy dokumentów Motoriki, by cyfrowo przetwarzać dokumenty i wykorzystywać z nich istotne informacje. Statyczny dokument staje się częścią cyfrowego procesu biznesowego.

Uzgadnianie bankowe faktur i dokumentów

Także płatności należą dla Davida do tego powiązanego procesu. Motorica wykorzystuje transakcje bankowe, by łączyć zdarzenia biznesowe z odpowiednimi dokumentami.

Uzgadnianie bankowe stosuje zwłaszcza do faktur sprzedażowych i dokumentów. Dzięki temu widać, która płatność należy do którego zdarzenia, bez ręcznego porównywania konta, faktury i dokumentu.

Właśnie tu widać, co ma na myśli mówiąc „oprogramowanie, które łączy”: faktura to nie tylko plik PDF. To część zdarzenia. A to zdarzenie nie kończy się na wysłaniu faktury – obejmuje płatność, przypisanie i księgowość.

VAT i EÜR bezpośrednio przez Motoricę i ELSTER

David używa Motoriki także do procesów podatkowych. Zaliczkę VAT oraz EÜR może przygotować, zweryfikować i przesłać przez połączenie ELSTER w Motorice.

I tu nie powstaje izolowany proces poza oprogramowaniem biurowym. Dane, które i tak powstają w ciągu roku z faktur, dokumentów i płatności, stanowią podstawę przetwarzania podatkowego. Dla Davida to mniej przerw i mniej ręcznego przygotowania.

Oprogramowanie, które łączy

David sam tworzy oprogramowanie i zawodowo zajmuje się sztuczną inteligencją, architekturą oprogramowania i automatyzacją. Jego wymagania wobec narzędzi cyfrowych są więc wysokie.

Dla niego dobre oprogramowanie to nie jak najwięcej funkcji obok siebie. Decyduje to, czy z pojedynczych funkcji powstaje spójny proces całościowy.

W tym widzi siłę Motoriki: „Oprogramowanie, które łączy.” Faktury łączą się z płatnościami. Dokumenty ze zdarzeniami biznesowymi. Dane biznesowe z procesami podatkowymi. A praca administracyjna staje się częścią zwykłego dnia pracy, zamiast zbierać się w weekend.

Dla Davida oznacza to dziś przede wszystkim: około trzech godzin mniej administracji tygodniowo i wyraźnie więcej elastyczności w samozatrudnieniu.