Softver koji povezuje

David Dahncke

David Dahncke radi kao AI konzultant, softverski inženjer i solution architect. Podržava tvrtke u softverskoj arhitekturi, umjetnoj inteligenciji i automatizaciji.

Kao samostalni tehnološki savjetnik Motoricu koristi za ponude, račune, upravljanje priznanicama, analizu dokumenata, bankovno usklađivanje te PDV i EÜR putem ELSTER-a.

Početna situacija: knjigovodstvo vikendom

Kao i kod mnogih samostalaca, knjigovodstvo je Davidu dugo ostajalo među zadacima koji se tijekom radnog tjedna nisu stigli. Rezultat je bio ponavljajući blok vikendom.

Otprilike četiri do pet sati trošio je na skupljanje dokumenata, traženje priznanica i pripremu svega za poreznog savjetnika.

Problem nije bio jedan veliki zadatak, nego mnogo malih koraka: skupiti priznanice, provjeriti račune, povezati dokumente, pronaći informacije na različitim uređajima i u različitim arhivama.

Pravo knjigovodstvo često je počinjalo tek kad su dokumenti uopće bili skupljeni. S Motoricom je David taj proces temeljito promijenio.

Danas knjigovodstvo nastaje u svakodnevici

Umjesto da dokumente skuplja danima ili tjednima, David poslovne transakcije sada obrađuje odmah. Izlazne račune stvara izravno u Motorici. Tako od početka postoje ne samo kao dokument, nego i kao strukturirani skup podataka.

Ni priznanice se više ne ostavljaju za kasnije. Čim primi priznanicu, skenira je Motorica aplikacijom i odmah je digitalno arhivira.

Knjigovodstvo se tako seli s vikenda u uobičajeni radni dan. Mnogo malih naknadnih poslova postaje kontinuirani proces.

• Ponude
• Računi
• Mobilno izdavanje računa
• Arhiviranje i skeniranje priznanica
• Analiza dokumenata
• Bankovno usklađivanje za izlazne račune i priznanice
• PDV prijava putem ELSTER-a
• EÜR putem ELSTER-a

Oko tri sata manje administracije tjedno

Promjena je za Davida mjerljiva. Ranije je redovito ulagao četiri do pet sati u pripremu knjigovodstva. Izravnim unosom računa i priznanica te povezanim procesima, prema vlastitoj procjeni, danas štedi oko tri sata tjedno.

To nije samo manje knjigovodstva. Prije svega nestaje velik dio traženja i naknadnog rada. Dokumente ne treba ponovno pronalaziti jer već leže tamo gdje pripadaju. Poslovne transakcije se ne rekonstruiraju naknadno, nego se bilježe odmah.

Prava promjena stoga nije jedna funkcija. To je trenutak kad se posao obavi: ranije se knjigovodstvo skupljalo; danas nastaje stalno. Ranije su se priznanice tražile kasnije; danas se unose odmah. Ranije su se računi pisali samo na kućnom računalu; danas ih David može izraditi i mobilno.

• Oko tri sata manje administracije tjedno
• Knjigovodstvo nastaje stalno umjesto vikendom
• Priznanice se unose odmah umjesto da se kasnije traže
• Računi se mogu izraditi i mobilno

„Softver koji povezuje.“

Računi više nisu samo za stolom

Još jedna razlika vidi se u jednom od najsvakodnevnijih procesa samostalca: pisanju računa.

David je to ranije radio isključivo kod kuće na računalu. Danas račune s Motoricom piše i mobilno. Konkretnu uštedu vremena tu nije mjerio. Prednost mu je prije svega fleksibilnost.

Račun više ne mora čekati dok se ne vrati za stol. Može ga izraditi tamo gdje se posao odvija. Za samostalce to mijenja odnos prema uredskom radu: administracija više nije zaseban termin na kraju dana, nego se obavlja kad ima smisla.

Ponude i računi u jednom procesu

David Motoricu koristi za izradu ponuda i računa. Ti koraci ne stoje izolirano jedan pored drugog.

Informacije iz svakodnevnog posla mogu se dalje koristiti u neprekinutom procesu. To smanjuje dvostruki rad i osigurava da relevantni poslovni podaci već postoje u strukturiranom obliku.

Za Davida je upravo ta povezanost različitih područja središnja prednost softvera.

Priznanice unijeti odmah umjesto ih kasnije tražiti

Taj pristup posebno je jasan kod arhiviranja priznanica. Stari tok bio je reaktivan: vikendom je David morao razmišljati koji dokumenti trebaju postojati i gdje su odloženi.

Danas proces radi obrnuto. Priznanica stigne. David je skenira. Zatim je u digitalnoj arhivi i može se dalje obraditi. Kasnije traženje uglavnom otpada.

Uz to koristi analizu dokumenata Motorice kako bi dokumente digitalno obradio i relevantne informacije učinio upotrebljivima. Statičan dokument postaje dio digitalnog poslovnog procesa.

Bankovno usklađivanje za račune i priznanice

I plaćanja za Davida pripadaju tom povezanom procesu. Motorica koristi bankovne transakcije da poslovne događaje spoji s pripadajućim dokumentima.

Bankovno usklađivanje koristi osobito za izlazne račune i priznanice. Tako se vidi koja uplata pripada kojem događaju, bez da se sve uspoređuje ručno između računa, fakture i priznanice.

Upravo tu se vidi što misli pod „softver koji povezuje“: račun nije samo PDF. Dio je događaja. I taj događaj ne završava slanjem računa, nego se proteže na uplatu, povezivanje i knjigovodstvo.

PDV i EÜR izravno preko Motorice i ELSTER-a

David Motoricu koristi i za porezne procese. Prijavu PDV-a i EÜR može pripremiti, validirati i poslati preko ELSTER veze Motorice.

Ni ovdje ne nastaje izolirani proces izvan uredskog softvera. Podaci koji tijekom godine ionako nastaju iz računa, priznanica i plaćanja čine osnovu porezne obrade. Za Davida to znači manje prekida i manje ručne pripreme.

Softver koji povezuje

David sam razvija softver i profesionalno se bavi umjetnom inteligencijom, softverskom arhitekturom i automatizacijom. Zahtjevi prema digitalnim alatima stoga su visoki.

Za njega dobar softver nije što više funkcija jednu pored druge. Bitno je stvaraju li pojedine funkcije smislen cjeloviti proces.

U tome vidi snagu Motorice: „Softver koji povezuje.“ Računi se povezuju s uplatama. Priznanice s poslovnim događajima. Poslovni podaci s poreznim procesima. Administracija postaje dio normalnog radnog dana umjesto da se skuplja vikendom.

Za Davida to danas prije svega znači: oko tri sata manje administracije tjedno i znatno više fleksibilnosti u samostalnom radu.