Software, die verbindet

David Dahncke

David Dahncke arbeitet als AI Consultant, Software Engineer und Solution Architect. Er unterstützt Unternehmen bei Softwarearchitektur, künstlicher Intelligenz und Automatisierung.

Als selbstständiger Technologieberater nutzt er Motorica für Angebote, Rechnungen, Belegverwaltung, Dokumentanalyse, Bankingabgleich sowie UStVA und EÜR über ELSTER.

Die Ausgangssituation: Buchhaltung am Wochenende

Wie bei vielen Selbstständigen gehörte Buchhaltung für David lange zu den Aufgaben, die während der eigentlichen Arbeitswoche liegen blieben. Das Ergebnis war ein wiederkehrender Block am Wochenende.

Etwa vier bis fünf Stunden verbrachte David damit, seine Unterlagen zusammenzustellen, Belege zu suchen und alles für den Steuerberater vorzubereiten.

Das Problem war dabei nicht eine einzelne große Aufgabe. Es waren die vielen kleinen Schritte: Belege zusammensuchen. Rechnungen kontrollieren. Unterlagen zuordnen. Informationen auf verschiedenen Geräten und in unterschiedlichen Ablagen wiederfinden.

Die eigentliche Buchhaltung begann damit oft erst, nachdem die notwendigen Dokumente überhaupt zusammengesucht waren. Mit Motorica hat David diesen Prozess grundlegend verändert.

Heute entsteht die Buchhaltung direkt im Alltag

Statt Unterlagen über mehrere Tage oder Wochen zu sammeln, verarbeitet David seine Geschäftsvorgänge heute unmittelbar. Ausgangsrechnungen erstellt er direkt in Motorica. Dadurch liegen sie von Anfang an nicht nur als Dokument, sondern auch als strukturierter Datensatz vor.

Belege werden ebenfalls nicht mehr für später aufgehoben. Sobald David einen Beleg erhält, scannt er ihn mit der Motorica App ein und legt ihn direkt digital ab.

Damit verschiebt sich die Buchhaltung weg vom Wochenende und hinein in den normalen Arbeitsablauf. Aus vielen kleinen Nacharbeiten wird ein kontinuierlicher Prozess.

• Angebote
• Rechnungen
• Mobile Rechnungserstellung
• Belegablage und Scan
• Dokumentanalyse
• Bankingabgleich für Ausgangsrechnungen und Belege
• Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER
• Einnahmenüberschussrechnung über ELSTER

Rund drei Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Woche

Die Veränderung ist für David messbar. Früher investierte er regelmäßig vier bis fünf Stunden in die Vorbereitung seiner Buchhaltung. Durch die direkte Erfassung von Rechnungen und Belegen und die miteinander verbundenen Prozesse spart er heute nach eigener Einschätzung rund drei Stunden pro Woche.

Das entspricht nicht einfach nur weniger Buchhaltungsarbeit. Es bedeutet vor allem, dass ein großer Teil der Suche und Nachbereitung entfällt. Unterlagen müssen nicht erst wiedergefunden werden, weil sie bereits dort liegen, wo sie hingehören. Geschäftsvorgänge werden nicht im Nachhinein rekonstruiert, sondern direkt erfasst.

Die eigentliche Veränderung besteht deshalb nicht in einer einzelnen Funktion. Es ist der Zeitpunkt, an dem die Arbeit erledigt wird: Früher wurde Buchhaltung gesammelt. Heute entsteht sie laufend. Früher mussten Belege später gesucht werden. Heute werden sie direkt erfasst. Früher mussten Rechnungen am heimischen PC geschrieben werden. Heute kann David sie mobil erstellen.

• Rund drei Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Woche
• Buchhaltung entsteht laufend statt am Wochenende
• Belege werden direkt erfasst statt später gesucht
• Rechnungen können auch mobil erstellt werden

„Software, die verbindet.“

Rechnungen nicht mehr nur am Schreibtisch

Ein weiterer Unterschied zeigt sich bei einem der alltäglichsten Prozesse eines Selbstständigen: dem Schreiben von Rechnungen.

Früher erledigte David das ausschließlich zu Hause am PC. Heute schreibt er Rechnungen mit Motorica auch mobil. Eine konkrete Zeitersparnis hat er dabei nicht gemessen. Für ihn liegt der Vorteil vor allem in der Flexibilität.

Eine Rechnung muss nicht mehr warten, bis er wieder am Schreibtisch sitzt. Er kann sie dort erstellen, wo die Arbeit gerade stattfindet. Gerade für Selbstständige verändert das den Umgang mit Büroarbeit erheblich: Verwaltung wird nicht mehr zu einem eigenen Termin am Ende des Tages, sondern kann dann erledigt werden, wenn es sinnvoll ist.

Angebote und Rechnungen in einem Prozess

David nutzt Motorica für die Erstellung seiner Angebote und Rechnungen. Dabei stehen beide Vorgänge nicht isoliert nebeneinander.

Informationen aus dem täglichen Geschäft können innerhalb eines durchgängigen Prozesses weiterverwendet werden. Das reduziert doppelte Arbeit und sorgt dafür, dass relevante Geschäftsdaten bereits strukturiert vorliegen.

Für David ist genau diese Verbindung der unterschiedlichen Bereiche ein zentraler Vorteil der Software.

Belege direkt erfassen statt später suchen

Besonders deutlich wird dieser Ansatz bei der Belegablage. Der alte Ablauf war reaktiv: Am Wochenende musste David überlegen, welche Unterlagen vorhanden sein müssten und wo sie abgelegt waren.

Heute funktioniert der Prozess umgekehrt. Ein Beleg kommt an. David scannt ihn ein. Der Beleg befindet sich anschließend direkt in seiner digitalen Ablage und kann weiterverarbeitet werden. Die spätere Suche entfällt damit weitgehend.

Zusätzlich nutzt David die Dokumentanalyse von Motorica, um Dokumente digital zu verarbeiten und relevante Informationen daraus nutzbar zu machen. Aus einem statischen Dokument wird dadurch ein Bestandteil des digitalen Geschäftsprozesses.

Bankingabgleich für Rechnungen und Belege

Auch Zahlungsvorgänge gehören für David zu diesem zusammenhängenden Prozess. Motorica nutzt Banktransaktionen, um Geschäftsvorgänge mit den entsprechenden Unterlagen zusammenzuführen.

David verwendet den Bankingabgleich insbesondere für seine ausgehenden Rechnungen und Belege. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Zahlung zu welchem Vorgang gehört, ohne die Informationen ausschließlich manuell zwischen Bankkonto, Rechnung und Beleg abgleichen zu müssen.

Gerade hier zeigt sich, was David mit seinem Satz „Software, die verbindet“ meint: Eine Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF-Datei. Sie ist Teil eines Vorgangs. Und dieser Vorgang endet nicht beim Versand der Rechnung, sondern erstreckt sich über Zahlung, Zuordnung und Buchhaltung.

UStVA und EÜR direkt über Motorica und ELSTER

David nutzt Motorica außerdem für seine steuerlichen Prozesse. Seine Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die Einnahmenüberschussrechnung kann er über Motorica vorbereiten, validieren und über die ELSTER-Anbindung übermitteln.

Damit entsteht auch hier kein isolierter Prozess außerhalb der eigentlichen Bürosoftware. Die Daten, die während des Jahres ohnehin bei Rechnungen, Belegen und Zahlungen entstehen, bilden die Grundlage für die steuerliche Verarbeitung. Für David bedeutet das weniger Medienbrüche und weniger manuelle Vorbereitung.

Software, die verbindet

David entwickelt selbst Software und beschäftigt sich beruflich mit künstlicher Intelligenz, Softwarearchitektur und Automatisierung. Seine Anforderungen an digitale Werkzeuge sind deshalb entsprechend hoch.

Für ihn besteht gute Software nicht darin, möglichst viele Funktionen nebeneinander anzubieten. Entscheidend ist, ob aus einzelnen Funktionen ein sinnvoller Gesamtprozess entsteht.

Genau darin sieht er die Stärke von Motorica: „Software, die verbindet.“ Rechnungen verbinden sich mit Zahlungen. Belege verbinden sich mit Geschäftsvorgängen. Geschäftsdaten verbinden sich mit steuerlichen Prozessen. Und Verwaltungsarbeit wird zu einem Bestandteil des normalen Arbeitsalltags, statt sich am Wochenende anzusammeln.

Für David bedeutet das heute vor allem eines: rund drei Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Woche und deutlich mehr Flexibilität in seiner Selbstständigkeit.