Bağlayan yazılım

David Dahncke

David Dahncke AI danışmanı, yazılım mühendisi ve çözüm mimarı olarak çalışır. Şirketlere yazılım mimarisi, yapay zeka ve otomasyon konularında destek verir.

Serbest teknoloji danışmanı olarak Motorica’yı teklifler, faturalar, belge yönetimi, belge analizi, banka eşleştirme ile ELSTER üzerinden KDV beyannamesi ve gelir fazlası hesabı için kullanır.

Başlangıç durumu: hafta sonu muhasebesi

Birçok serbest çalışan gibi David için de muhasebe uzun süre çalışma haftası içinde kalan işlerden biriydi. Sonuç, hafta sonuna tekrarlayan bir bloktu.

David evraklarını toplamak, belgeleri aramak ve her şeyi mali müşavir için hazırlamak için yaklaşık dört-beş saat harcıyordu.

Sorun tek bir büyük görev değildi. Çok sayıda küçük adımdı: belgeleri toplamak, faturaları kontrol etmek, evrakları eşleştirmek, farklı cihazlarda ve farklı arşivlerde bilgiyi yeniden bulmak.

Asıl muhasebe çoğu zaman gerekli belgeler bir araya getirildikten sonra başlıyordu. Motorica ile David bu süreci temelden değiştirdi.

Bugün muhasebe günlük işin içinde oluşuyor

Evrakları günlerce veya haftalarca biriktirmek yerine David ticari işlemlerini artık hemen işler. Çıkış faturalarını doğrudan Motorica’da oluşturur. Böylece baştan itibaren yalnızca bir belge değil, yapılandırılmış bir veri kaydı da olurlar.

Belgeler de artık sonraya bırakılmaz. David bir belge alır almaz Motorica uygulamasıyla tarar ve doğrudan dijital olarak kaydeder.

Böylece muhasebe hafta sonundan çıkıp normal iş gününün içine kayar. Çok sayıda küçük sonradan iş, sürekli bir sürece dönüşür.

• Teklifler
• Faturalar
• Mobil fatura oluşturma
• Belge arşivleme ve tarama
• Belge analizi
• Çıkış faturaları ve belgeler için banka eşleştirme
• ELSTER üzerinden KDV ön beyannamesi
• ELSTER üzerinden gelir fazlası hesabı

Haftada yaklaşık üç saat daha az idari iş

Değişim David için ölçülebilir. Eskiden muhasebe hazırlığına düzenli olarak dört-beş saat ayırırdı. Faturaların ve belgelerin doğrudan kaydedilmesi ve birbirine bağlı süreçler sayesinde kendi tahminine göre bugün haftada yaklaşık üç saat kazanıyor.

Bu yalnızca daha az muhasebe işi demek değildir. Asıl olarak arama ve sonradan tamamlama işinin büyük kısmının ortadan kalkmasıdır. Evraklar ait oldukları yerde olduğu için yeniden bulunmak zorunda kalmaz. Ticari işlemler sonradan yeniden kurulmaz, doğrudan kaydedilir.

Asıl değişim bu yüzden tek bir özellikte değildir. İşin yapıldığı andadır: Eskiden muhasebe biriktirilirdi. Bugün sürekli oluşur. Eskiden belgeler sonra aranırdı. Bugün doğrudan kaydedilir. Eskiden faturalar yalnızca evdeki bilgisayarda yazılırdı. Bugün David onları mobil de oluşturabilir.

• Haftada yaklaşık üç saat daha az idari iş
• Muhasebe hafta sonu yerine sürekli oluşur
• Belgeler sonra aranmak yerine doğrudan kaydedilir
• Faturalar mobil olarak da oluşturulabilir

„Bağlayan yazılım.“

Faturalar artık yalnızca masada değil

Bir başka fark, serbest çalışanların en günlük süreçlerinden birinde görünür: fatura yazmak.

David bunu eskiden yalnızca evde, bilgisayarda yapardı. Bugün Motorica ile faturaları mobil olarak da yazıyor. Burada somut bir zaman kazancı ölçmedi. Onun için avantaj özellikle esneklik.

Bir faturanın yeniden masaya oturana kadar beklemesi gerekmez. İşi olduğu yerde oluşturabilir. Özellikle serbest çalışanlar için bu, ofis işine bakışı değiştirir: idari iş günün sonundaki ayrı bir randevu olmaktan çıkar, anlamlı olduğu anda yapılabilir.

Teklifler ve faturalar tek süreçte

David Motorica’yı tekliflerini ve faturalarını oluşturmak için kullanır. İki işlem birbirinden kopuk durmaz.

Günlük işten gelen bilgiler kesintisiz bir süreç içinde yeniden kullanılabilir. Bu çift işi azaltır ve ilgili ticari verilerin baştan yapılandırılmış olmasını sağlar.

David için yazılımın asıl avantajı tam da bu farklı alanların birbirine bağlanmasıdır.

Belgeleri sonra aramak yerine hemen kaydetmek

Bu yaklaşım belge arşivlemede özellikle net görünür. Eski akış tepkiseldi: hafta sonunda David hangi evrakların olması gerektiğini ve nerede durduklarını düşünmek zorundaydı.

Bugün süreç tersine işler. Bir belge gelir. David tarar. Belge ardından dijital arşivindedir ve işlenebilir. Sonraki arama büyük ölçüde ortadan kalkar.

Ayrıca David, belgeleri dijital işlemek ve içlerindeki ilgili bilgileri kullanılabilir kılmak için Motorica’nın belge analizini kullanır. Statik bir belge böylece dijital iş sürecinin bir parçası olur.

Faturalar ve belgeler için banka eşleştirme

Ödeme işlemleri de David için bu bağlı sürecin parçasıdır. Motorica, ticari işlemleri ilgili evraklarla birleştirmek için banka işlemlerini kullanır.

David banka eşleştirmeyi özellikle çıkan faturaları ve belgeleri için kullanır. Böylece hangi ödemenin hangi işleme ait olduğu, banka hesabı, fatura ve belge arasında her şeyi yalnızca elle karşılaştırmadan görülebilir.

David’in “bağlayan yazılım” cümlesi tam burada anlam kazanır: bir fatura yalnızca PDF dosyası değildir. Bir işlemin parçasıdır. Ve bu işlem faturanın gönderilmesiyle bitmez; ödeme, eşleştirme ve muhasebeye kadar uzanır.

KDV beyannamesi ve gelir fazlası hesabı Motorica ve ELSTER ile

David Motorica’yı vergi süreçleri için de kullanır. KDV ön beyannamesini ve gelir fazlası hesabını Motorica’da hazırlayabilir, doğrulayabilir ve ELSTER bağlantısı üzerinden iletebilir.

Burada da ofis yazılımının dışında kopuk bir süreç oluşmaz. Yıl boyunca zaten faturalardan, belgelerden ve ödemelerden doğan veriler, vergi işlemenin temelini oluşturur. David için bu daha az kopukluk ve daha az elle hazırlık demektir.

Bağlayan yazılım

David kendisi yazılım geliştirir ve mesleki olarak yapay zeka, yazılım mimarisi ve otomasyonla ilgilenir. Dijital araçlara yönelik beklentileri bu yüzden yüksektir.

Onun için iyi yazılım, mümkün olduğunca çok özelliği yan yana sunmak değildir. Asıl olan, tek tek özelliklerden anlamlı bir bütün süreç çıkıp çıkmadığıdır.

Motorica’nın gücünü tam burada görür: “Bağlayan yazılım.” Faturalar ödemelerle bağlanır. Belgeler ticari işlemlerle bağlanır. Ticari veriler vergi süreçleriyle bağlanır. İdari iş ise hafta sonunda birikmek yerine normal iş gününün parçası olur.

David için bu bugün öncelikle şunu ifade eder: haftada yaklaşık üç saat daha az idari iş ve serbest çalışmasında belirgin biçimde daha fazla esneklik.