Kasa fişi, makbuz ve fatura arasındaki fark nedir?

Kasa fişi, ödeme makbuzu ve fatura günlük dilde sık sık aynı anlamda kullanılır. Ancak Alman hukukunda farklı amaçlara hizmet ederler. Belgenin başlığı değil, içeriği belirleyicidir: Bir kasa fişi aynı zamanda fatura sayılabilir; fakat fatura tek başına ödemenin yapıldığını kanıtlamaz.

Bu rehber Almanya’daki kuralları 14 Eylül 2026 tarihi itibarıyla açıklar.

Tek cümlede farkları

• Fatura (Rechnung): Bir mal teslimini veya hizmeti hesaplar ve ödenecek tutarı gösterir. Ödemeden önce ya da sonra düzenlenebilir.
• Ödeme makbuzu (Quittung): Bir edimin, çoğunlukla ödemenin alındığını doğrular. Ödeme yapan kişi, Alman Medeni Kanunu’nun (BGB) 368. maddesi uyarınca kural olarak yazılı bir alındı belgesi isteyebilir.
• Kasa belgesi veya kasa fişi (Kassenbeleg/Kassenbon): Elektronik kasa sistemine kaydedilen işlemi belgeler. İçeriğine göre küçük tutarlı fatura veya tam fatura işlevi de görebilir.

Neden belgenin adı tek başına belirleyici değildir?

Alman Katma Değer Vergisi Kanunu’nun (UStG) 14. maddesine göre, mal teslimi veya hizmetin hesaplandığı her belge, ticari hayatta nasıl adlandırıldığına bakılmaksızın faturadır. Bu nedenle “makbuz”, “belge” veya “kasa fişi” başlıklı bir belge gerekli bilgileri taşıyorsa KDV açısından fatura olabilir.

Tersine, üstünde “fatura” yazması eksik bir belgeyi usulüne uygun hâle getirmez. Girdi KDV’sini indirmek isteyen işletmenin kural olarak UStG 14 ve 14a’ya uygun bir faturaya sahip olması gerekir. Banka ekstresi veya ödeme belgesi paranın ödendiğini gösterebilir, ancak gerekli faturanın yerini genellikle tutmaz.

Kasa fişi ne zaman fatura olarak yeterlidir?

Toplam tutarı KDV dâhil 250 €’yu aşmayan işlemler için UStDV 33’teki küçük tutarlı fatura kuralları geçerlidir. Belgede en az şunlar bulunmalıdır:

• hizmeti veya malı sunan işletmenin tam adı ve adresi,
• düzenleme tarihi,
• malların miktarı ve türü veya hizmetin kapsamı ve türü,
• brüt tutar ile uygulanan KDV oranı ya da vergi istisnasına ilişkin açıklama.

Sıradan bir küçük tutarlı faturada müşterinin adı ve adresi, vergi numarası, fatura numarası ve KDV tutarının ayrıca gösterilmesi zorunlu değildir. Ancak bu kolaylık; topluluk içi teslimler, belirli sınır ötesi uzaktan satışlar ve vergi borcunun alıcıya geçtiği işlemler gibi bazı durumlarda uygulanmaz.

Birçok kasa fişi bu şartları karşılar. Zorunlu bilgiler eksikse veya tutar 250 €’yu aşıyorsa işletme usulüne uygun fatura istemelidir. Dolayısıyla kasa fişi otomatik olarak “daha değersiz” değildir; tutar, işlem ve içerik önemlidir.

Normal bir faturada neler bulunmalıdır?

UStG 14(4) uyarınca kural olarak şu bilgiler gerekir:

• satıcının ve müşterinin tam adı ile adresi,
• satıcının vergi numarası veya KDV kimlik numarası,
• düzenleme tarihi,
• düzenleyen tarafından bir defaya mahsus verilen sıralı fatura numarası,
• malların miktarı ve ticari tanımı veya hizmetin kapsamı ve türü,
• teslim veya hizmet tarihi,
• vergi oranlarına ve istisnalara göre ayrılmış net bedel ile önceden kararlaştırılan indirimler,
• KDV oranı ve tutarı ya da istisna açıklaması,
• gerektiğinde “Gutschrift” veya “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” gibi özel yasal ifadeler.

İfa yeri ve müşterinin KDV kimlik numarası her faturada genel zorunlu bilgi değildir. Özel veya sınır ötesi işlemlerde UStG 14a uyarınca ek bilgiler gerekebilir.

UStG 19’daki küçük işletme istisnasını uygulayanların faturalarında UStDV 34a’daki sadeleştirilmiş bilgiler geçerlidir. Küçük işletme vergi istisnasına açıkça atıf yapılmalı ve KDV ayrıca gösterilmemelidir.

Ödeme makbuzu neyi kanıtlar?

Quittung, BGB 368’e göre yazılı bir alındı belgesidir. Genellikle alacaklının belirli bir tutarı aldığını doğrular. Şu bilgiler faydalıdır:

• ödeyen ve alan kişinin adı,
• tutar ve para birimi,
• ödeme amacı veya ilgili fatura,
• tarih ve yer,
• alıcının imzası.

Makbuz öncelikle “Ödeme yapıldı mı?” sorusunu yanıtlar. Fatura ise “Hangi işlem için ne kadar hesaplandı?” sorusunu yanıtlar. Makbuz aynı zamanda tüm KDV fatura bilgilerini içeriyorsa iki işlevi birden görebilir. Aksi hâlde yalnızca ödeme kanıtıdır.

Kasa belgesinde ayrıca ne önemlidir?

Kayıt zorunluluğu bulunan işlemleri elektronik kayıt sistemiyle kaydeden işletme, AO 146a(2) uyarınca kural olarak hemen bir belge düzenleyip ilgili kişiye sunmalıdır. Belge kâğıt üzerinde veya alıcının onayıyla elektronik olarak verilebilir.

KassenSichV 6; işletme, işlem zamanları, mal veya hizmet, işlem numarası, tutar ve vergi oranı ile kasa ve sertifikalı teknik güvenlik sistemi bilgilerini ister. Bu teknik kasa bilgileri KDV faturası şartlarının yerini almaz; iki düzenleme aynı anda uygulanabilir.

Müşteri normal bir perakende satışta sunulan fişi almak zorunda değildir. Ancak vergi dairesi muafiyet tanımadıysa işletme fişi düzenleyip sunmak zorundadır.

E-fatura: 2026 yılında hangi kurallar geçerli?

2025’ten beri E-Rechnung, yalnızca elektronik işlemeye elverişli yapılandırılmış elektronik formattaki faturadır. Basit PDF, e-fatura değil “diğer fatura”dır. XRechnung ve ZUGFeRD 2.0.1 ve üzeri – MINIMUM ve BASIC-WL profilleri hariç – yaygın uygun formatlardır.

Almanya içindeki B2B işlemlerinde:

• 1 Ocak 2025’ten beri yerli işletmeler e-fatura alabilmelidir; bir e-posta kutusu yeterli olabilir.
• 31 Aralık 2026’ya kadar tüm düzenleyenler kâğıt fatura veya alıcının onayıyla basit PDF kullanabilir.
• 2027’de geçiş kuralı, önceki yıl cirosu 800.000 €’yu aşmayan düzenleyenler ve belirli EDI yöntemleri için devam eder.
• 2028’den itibaren kapsama giren Almanya içi B2B işlemlerinde e-fatura kural olarak zorunludur.

250 €’ya kadar küçük tutarlı faturalar, yolcu biletleri ve küçük işletmelerin sunduğu hizmetler istisnalar arasındadır. Küçük işletmeler yine de e-fatura alabilmelidir. Kamu kurumlarına faturalar için ayrıca B2G kuralları vardır.

Belgeler ne kadar süre saklanmalıdır?

İşletmeler, düzenledikleri faturaların kopyalarını ve aldıkları faturaları UStG 14b uyarınca kural olarak sekiz yıl saklamalıdır. İşletmeye ait kasa fişleri ve makbuzlar gibi muhasebe belgeleri de AO 147 uyarınca genellikle sekiz yıl saklanır. Süre çoğunlukla faturanın düzenlendiği veya muhasebe belgesinin oluştuğu takvim yılının sonunda başlar. Devam eden bir vergi işlemi açısından önem taşıyorsa süre uzayabilir.

Belgeler tüm süre boyunca eksiksiz, okunabilir, erişilebilir ve izlenebilir kalmalıdır. E-faturada en az yapılandırılmış orijinal bölüm değişmeden saklanmalıdır; yalnızca PDF görüntüsü yeterli değildir. Termal kâğıt solabileceği için okunabilir dijital görüntü zamanında ve düzenli biçimde kaydedilmelidir. Kâğıdın sonradan imha edilip edilemeyeceği, belgelenmiş GoBD uyumlu sürece ve vergi dışındaki yükümlülüklere bağlıdır.

Pratik karar rehberi

1. Ödemeyi kanıtla: Ödemenin yapıldığını göstermek için makbuz veya başka ödeme kaydı sakla.
2. İşlemi ve KDV’yi kanıtla: Usulüne uygun hesaplama veya girdi KDV indirimi gerekiyorsa fatura bilgilerini kontrol et.
3. Tutarı kontrol et: KDV dâhil 250 €’ya kadar eksiksiz kasa fişi küçük tutarlı fatura olabilir.
4. Özel durumu kontrol et: Sınır ötesi işlem, reverse charge, küçük işletme, ağırlama gideri veya kamu faturasında ek kurallar olabilir.
5. E-faturayı kontrol et: İşlemin Almanya içi B2B kapsamına girip girmediğini ve 2026 geçiş kuralının kullanılıp kullanılmadığını belirle.
6. Düzenli arşivle: Faturayı ödeme belgesi ve gerektiğinde ağırlama ya da hizmet belgeleriyle ilişkilendir; orijinal verileri değiştirme.

Sık yapılan hatalar

“Fatura ödendiğini kanıtlar.” Hayır. Fatura önce borçlandırmayı gösterir. Ödeme; makbuz, banka ekstresi veya ödeme sistemi kaydıyla kanıtlanabilir.

“Kasa fişiyle asla girdi KDV indirilemez.” Fazla geneldir. 250 €’ya kadar UStDV 33 şartlarını karşılayan ve istisna dışı olmayan fiş yeterli olabilir.

“Makbuz her zaman faturanın yerini alır.” Hayır. Ödemeyi doğrular ancak zorunlu fatura bilgilerini içermeyebilir.

“PDF e-faturadır.” 2025’ten beri değildir. Basit PDF yapılandırılmamış “diğer fatura” sayılır.

“Gelen faturalar beş, giden faturalar on yıl saklanır.” Yanlış. Her ikisi için genel KDV saklama süresi sekiz yıldır.

Sık sorulan sorular

Nakit ödeme yaptıktan sonra makbuz isteyebilir miyim?

Evet. BGB 368’e göre borçlu, edim alındığında kural olarak yazılı alındı belgesi isteyebilir. Birçok kasa işleminde kasa fişi bu kanıt işlevini pratikte görür.

Kasa fişi aynı zamanda fatura olabilir mi?

Evet. KDV dâhil 250 €’ya kadar küçük tutarlı faturanın tüm bilgilerini içeren fiş çoğu zaman yeterlidir. 250 € üzerinde, başka özel kural yoksa normal fatura bilgileri gerekir.

Banka ekstresi girdi KDV indirimi için yeterli mi?

Banka ekstresi ödemeyi kanıtlar, ancak kural olarak fatura değildir. Girdi KDV indirimi genellikle geçerli faturaya sahip olmayı gerektirir.

Her faturada KDV kimlik numarası olmak zorunda mı?

Hayır. Normal faturada satıcının vergi numarası veya KDV kimlik numarası yeterlidir. 250 €’ya kadar sıradan küçük tutarlı faturada ikisi de zorunlu değildir. Özel durumlar farklı olabilir.

Nakit ödemede de e-fatura gerekir mi?

Ödeme şekli e-fatura kurallarını değiştirmez. 250 € üzerindeki Almanya içi B2B işlemde geçiş kuralı veya istisna kalmadığında e-fatura gerekebilir.

Sonuç

Fatura, ödeme makbuzu ve kasa fişi birbirini dışlayan belgeler değildir. Fatura hesaplamayı, makbuz ödemeyi ve kasa fişi kasa işlemini belgeler. Gerekli bilgileri taşıyan tek belge birden fazla işlev görebilir.

Bu nedenle yalnızca başlığa değil, tutara, işleme ve zorunlu bilgilere bak. Günlük işlerde faturayı ödeme belgesiyle ilişkilendir ve her ikisini izlenebilir biçimde sakla.

Sonraki adım

Motorica.io ile faturaları, ödemeleri ve belgeleri tek yerde düzenleyebilir, eksik kanıtları daha kolay fark edebilirsin.

Motorica’yı dene

Kaynaklar ve tarih

Bilgiler 14 Eylül 2026 itibarıyla günceldir.

• UStG 14 – faturaların düzenlenmesi
• UStG 14a – özel durumlarda ek yükümlülükler
• UStG 14b – faturaların saklanması
• UStG 15 – girdi KDV indirimi
• UStDV 33 – küçük tutarlı faturalar
• UStDV 34a – küçük işletme faturaları
• AO 146a – elektronik kayıt sistemleri ve belge verme yükümlülüğü
• AO 147 – belgelerin saklanması
• KassenSichV 6 – kasa belgesi şartları
• BGB 368 – makbuz
• Almanya Maliye Bakanlığı – E-fatura soru ve cevapları, Mart 2026

Bu makale Alman hukukuna genel bakış sağlar; bireysel vergi veya hukuk danışmanlığı değildir. Özel durumları vergi danışmanı ya da başka nitelikli bir uzmanla değerlendirin.