Almanya’daki bir kamu kurumuna fatura göndermek, normal bir PDF’yi e-postaya eklemekten ibaret değildir. Birçok kamu siparişinde alıcı, otomatik işlenebilen yapılandırılmış XML verisi olan XRechnung ister. Doğru Leitweg-ID, belirtilen gönderim kanalı ve teknik doğrulama da faturanın içeriği kadar önemlidir.
Bu rehber Almanya’daki kamu alıcılarına yönelik kuralları açıklar; sözleşmedeki şartların veya hukuki ve mali danışmanlığın yerini almaz.
Kısa özet
- XRechnung, EN 16931 ve Alman XRechnung kurallarına uygun XML’dir; sıradan PDF XRechnung değildir.
- Eylül 2026’da XRechnung 3.0 yürürlüktedir. Güncel spesifikasyon 3.0.2 ve 31 Ağustos 2026 tarihli KoSIT Bundle 3.0.2’dir. 4.0 yalnızca ön sürümdür.
- Federal idare tedarikçileri için yükümlülük genel olarak 27 Kasım 2020’den beri geçerlidir. ERechV, belirli 1.000 avroya kadar doğrudan siparişler gibi istisnalar içerir; sözleşme yine de e-fatura isteyebilir.
- Eyaletler ve belediyeler farklı portal ve kurallar kullanabilir. Her zaman siparişi ve gerçek alıcının talimatını kontrol edin.
- 2025’te başlayan B2B geçiş süreleri, kamuya ilişkin B2G şartlarını ortadan kaldırmaz.
Her kamu kurumu XRechnung ister mi?
Hayır. Federal doğrudan idare için merkezi giriş OZG-RE platformudur. Eyalet, belediye, üniversite veya kamu şirketlerinde başka portal, biçim ve istisnalar bulunabilir. KoSIT’in eyalet karşılaştırması yardımcıdır; bağlayıcı olan alıcının sipariş ve sözleşme bilgileridir.
ERechV § 3, belirli 1.000 avroya kadar doğrudan siparişler, gizli faturalar ve bazı yurt dışı alımlar için istisnalar öngörür. Ancak bu sınır PDF için genel izin değildir.
Faturadan önce istenecek bilgiler
- kurumun tam adı ve fatura adresi,
- Leitweg-ID veya Buyer Reference,
- varsa tedarikçi numarası ve sipariş numarası,
- sözleşme, proje ve hizmet referansları,
- portal ile izin verilen gönderim kanalı,
- satıcı ve alıcının gerekli elektronik adresleri,
- hizmet tarihi/dönemi, ödeme koşulları, banka bilgileri ve ek kuralları.
Referansları sipariş belgesinden karakter karakter aktarın. Tek bir yanlış işaret otomatik yönlendirmeyi engelleyebilir.
Leitweg-ID doğru nasıl kullanılır?
Leitweg-ID, faturayı yetkili kamu birimine yönlendirir. Federal faturada BT-10 “Buyer reference” alanına yazılır. Kimliği kurum verir; tedarikçi kendisi için Leitweg-ID başvurusu yapmaz. Aynı kurumun birden fazla kimliği olabileceğinden eski numarayı varsayarak kullanmayın.
Leitweg-ID, sipariş numarası ve tedarikçi numarası farklı alanlardır. Yalnızca açıklama metnine veya PDF ekine yazmak çoğu zaman yeterli değildir.
XRechnung içinde bulunması gerekenler
XML; satıcı ve alıcı bilgileri, adresler, düzenleme tarihi, benzersiz fatura numarası, hizmetin türü ve miktarı, hizmet tarihi/dönemi, net tutarlar, vergi kodları ve oranları, vergi tutarı, toplam ve gerekiyorsa vergi istisnası ya da reverse-charge açıklamasını yapılandırılmış biçimde içermelidir.
Federal faturalar için ERechV § 5 ayrıca Leitweg-ID, banka hesabı, ödeme koşulları ve düzenleyenin elektronik iletişim adresini ister. Siparişte verilmişse tedarikçi ve sipariş numarası da eklenir. XRechnung 3.0, öngörülen alanlarda satıcı ve alıcı elektronik adreslerini de zorunlu kılar. Gerekli bilgiler yalnızca ekte bırakılamaz.
XRechnung, ZUGFeRD ve PDF farkı
XRechnung, UBL veya UN/CEFACT CII gibi izin verilen bir XML söz dizimidir. Okunabilir bir görünüm kontrolü kolaylaştırabilir ama XRechnung’ın kendisi değildir. ZUGFeRD genellikle PDF/A-3 ile gömülü XML’i birleştirir; vergi bakımından e-fatura olabilse de kurum bunu kabul etmek zorunda değildir. Basit PDF yapılandırılmış e-fatura değildir.
Motorica ile XRechnung oluşturma
- Kurumu müşteri olarak kaydedin ve alıcı bilgilerini tamamlayın.
- Leitweg-ID, sipariş ve tedarikçi numaralarını siparişten alın.
- Kalemleri, hizmet dönemini, vergiyi, ödeme koşullarını ve banka hesabını girin.
- Okunabilir önizlemeyi kontrol edin.
- E-Fatura ile yapılandırılmış CII-XML XRechnung’ı üretin; ZUGFeRD’i yalnız alıcı kabul ediyorsa seçin.
- XML’i doğrulayın ve yalnız belirtilen kanaldan gönderin.
- XML’i, gönderim makbuzunu, portal durumunu ve ret mesajlarını saklayın.
Animasyon tüm dillerde aynı kontrollü Backoffice görünümünü kullanır; sayfa başlığı ve e-fatura düğmeleri eksiksiz görünür.
Doğru gönderim kanalı
Geçerli XML’i herhangi bir kurum e-posta adresine göndermek yeterli değildir. OZG-RE; web girişi, yükleme, Peppol ve kendine ait e-posta kanalını destekler. E-posta kanalı platformun verdiği adres ve kurallarla kullanılmalıdır; eklerin XML’e gömülmesi gerekebilir. Eyalet ve belediyelerde başka portallar bulunabilir. Test dosyalarını üretim portalına göndermeyin.
Teknik ve içerik kontrolü
Doğrulama; XML şemasını, EN 16931’i, XRechnung iş kurallarını ve kod listelerini sınar. Güncel bundle ile uyumlu doğrulayıcı kullanın. “Geçerli” sonucu hizmetin gerçekten verildiğini, vergi oranını veya banka hesabını onaylamaz. Sipariş, teslim/performans kanıtı, kabul ve tutarları ayrıca karşılaştırın.
Ekler zorunlu yapılandırılmış verinin yerine geçemez. Dosya türü ve boyut sınırlarına uyun; talep edilmeden ayrı bir e-postayla ek göndermeyin.
Gönderim ve saklama
Gönderilen XML’i değiştirmeden; zaman damgası, kanal, portal/işlem kimliği ve durum mesajıyla birlikte saklayın. Teknik kabul, içerik onayı veya ödeme taahhüdü değildir. Ret halinde kaynak veriyi düzeltip yeni, uygun dosya oluşturun.
Alman KDV kurallarında faturalar genel olarak düzenlendikleri takvim yılının sonundan itibaren sekiz yıl saklanır; başka kurallar daha uzun süre isteyebilir. Yazdırılmış XML veya sadece PDF görünümü elektronik aslı değiştirmez.
Yaygın hatalar
- PDF’yi XRechnung sanmak,
- eski sürüm veya yanlış portal kullanmak,
- Leitweg-ID, sipariş ve tedarikçi numarasını karıştırmak,
- kimliği yalnız serbest metin/ekte göstermek,
- elektronik satıcı veya alıcı adresini atlamak,
- zorunlu bilgiyi sadece PDF ekinde vermek,
- yuvarlama nedeniyle tutarsız toplamlar üretmek,
- genel e-posta adresine göndermek,
- teknik kabulü ödeme onayı sanmak,
- XML ve gönderim kanıtını arşivlememek.
Göndermeden önce kontrol listesi
- Kurum ve fatura adresi doğru
- Güncel Leitweg-ID BT-10 alanında
- Sipariş, tedarikçi, sözleşme ve proje referansları doğru
- Fatura numarası, tarihi ve hizmet dönemi tam
- Kalem, miktar, birim ve açıklamalar anlaşılır
- Vergi kodları, oranlar ve toplamlar uyuşuyor
- Ödeme koşulları, vade ve banka hesabı mevcut
- Satıcı ve alıcı elektronik adresleri girildi
- XML güncel XRechnung kurallarıyla doğrulandı
- Portal, kanal, ek ve boyut sınırları uygun
- Gönderilen dosya ve makbuz arşivlenecek
Sık sorulan sorular
Her kamu siparişinde XRechnung zorunlu mu?
Hayır. Hukuki dayanak, alıcı ve sözleşme belirleyicidir. Federal sistemde genel yükümlülük ve istisnalar vardır; eyalet ve belediye uygulamaları değişir.
PDF gönderebilir miyim?
Yalnız alıcı ve geçerli kurallar izin veriyorsa. Normal PDF XRechnung değildir ve XML’in yerini tutmaz.
Tedarikçinin kendi Leitweg-ID’si gerekir mi?
Hayır. Kurum, ilgili sipariş için kullanılacak kimliği verir; federal faturada BT-10’a girilir.
ZUGFeRD kurumlarda kabul edilir mi?
Alıcının format, profil ve kanal şartlarını karşılıyorsa olabilir. Her ZUGFeRD PDF otomatik kabul edilmez.
Eylül 2026’da hangi sürüm geçerli?
3.0 yürürlüktedir; güncel spesifikasyon 3.0.2 ve 31 Ağustos 2026 bundle’ıdır. 15 Eylül’de yayımlanan 4.0 ön sürümü henüz üretim standardı değildir.
“Teknik olarak kabul edildi” ödeme demek mi?
Hayır. İçerik, sipariş eşleştirmesi ve kurum içi onay daha sonra yapılır.
Resmî kaynaklar ve tarih
Güncelleme: 16 Eylül 2026. Kaynaklar Almancadır.
- KoSIT: XRechnung
- KoSIT: sürümler ve bundle’lar
- Federal ERechV
- UStG § 14 ve § 14b
- BMF e-fatura SSS
- OZG-RE ve faturayı düzenleyenler
- Gönderim kanalları, Leitweg-ID SSS ve eyalet uygulamaları
Sonraki adım
Leitweg-ID, sipariş referansları ve kanalı işi kabul ederken isteyin. Ardından faturayı Motorica’da hazırlayıp XRechnung olarak dışa aktarabilir, doğrulayabilir ve gönderim kanıtıyla saklayabilirsiniz.
Bu yazı genel Alman kurallarını açıklar; kişisel hukuk veya vergi danışmanlığı değildir.