XRechnung ve ZUGFeRD, Almanya’da yapılandırılmış elektronik fatura alışverişi için kullanılan iki yerleşik formattır. Temel fark paketlemedir: XRechnung yalnızca XML’den oluşur; ZUGFeRD ise yapılandırılmış XML verisini insanlar tarafından okunabilen bir PDF/A-3 dosyasına gömer. Doğru seçim yalnızca “kamu kurumu mu, şirket mi?” sorusuna değil; hukuki duruma, alıcının teknik koşullarına ve kararlaştırılan iletim kanalına bağlıdır.
Bu rehber Almanya’daki kuralları açıklar; somut olay için hukuk veya vergi danışmanlığının yerini tutmaz.
Kısaca açıklama
1 Ocak 2025’ten beri Alman KDV hukuku bakımından e-fatura, otomatik işlemeye imkân veren yapılandırılmış bir elektronik formatta olmalıdır. Sıradan bir PDF bu nedenle e-fatura değil, “diğer fatura”dır.
XRechnung, EN 16931 Avrupa standardının Almanya’daki uygulamasıdır. Yalnızca yapılandırılmış fatura verisi içerir ve UBL ya da UN/CEFACT CII XML sözdizimiyle üretilebilir. Özellikle kamu idaresi için geliştirilmiş olsa da B2B’de de kullanılabilir.
ZUGFeRD/Factur-X, hibrit bir formattır. Yapılandırılmış XML, bir PDF/A-3 dosyasına gömülür. İnsanlar PDF’yi okurken muhasebe sistemleri XML’i işler. ZUGFeRD ile Fransız Factur-X teknik olarak aynıdır.
İnceleme tarihinde XRechnung 3.0 ve Bundle 3.0.2 ile ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2 günceldir. ZUGFeRD 2.5.2, 1 Eylül 2026’dan beri geçerlidir.
En önemli fark
XRechnung yapılandırılmış bir XML dosyasıdır; PDF görünümü formatın parçası değildir. Okumak için bir görüntüleyici gerekir. Alman vergi idaresi de ELSTER üzerinden e-fatura görüntüleyicisi sunar.
ZUGFeRD’de PDF görünümü ile XML kaydı aynı PDF/A-3 kabındadır. İki bölüm çelişirse 2025’ten beri vergisel açıdan yapılandırılmış XML bölümü esas alınır. Bu nedenle PDF ve XML aynı veri kaynağından oluşturulmalı ve gönderimden önce karşılaştırılmalıdır.
XRechnung yalnızca kamuya, ZUGFeRD yalnızca B2B’ye özgü değildir. ZUGFeRD prensip olarak B2B, B2G ve B2C’de kullanılabilir. Ancak kamu faturalarında kabul edilen profil ve iletim yolunu ilgili kurum belirler. Federal idare, ZUGFeRD XRECHNUNG profilini saf XML olarak kabul edebilir; herhangi bir hibrit PDF otomatik olarak yeterli değildir.
Hangi ZUGFeRD profilleri e-faturadır?
ZUGFeRD beş profil içerir: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 ve EXTENDED. Bunlara altıncı referans profil XRECHNUNG eklenir. Alman KDV kuralları bakımından 2.0.1’den sonraki ZUGFeRD sürümleri genel olarak e-fatura sayılır; ancak MINIMUM ve BASIC WL profilleri hariçtir.
Standart yerel faturalar için çoğu zaman EN 16931 uygundur. BASIC daha az veri, EXTENDED ise ek ticari bilgiler taşır. XRECHNUNG profili Alman XRechnung kurallarına yöneliktir. Dosya adı veya logo yeterli kanıt değildir; XML seçilen profile, EN 16931’e ve geçerli iş kurallarına gerçekten uymalıdır.
2026’da hangi kurallar geçerli?
Almanya’da yerleşik işletmeler 1 Ocak 2025’ten beri e-fatura alabilmelidir. B2B’de bir e-posta kutusu yeterli olabilir. Kleinunternehmer statüsündekiler kendi işlemleri için e-fatura düzenleme yükümlülüğünden muaf olsa da e-fatura alabilmelidir.
Düzenleme yükümlülüğü için geçiş süreleri vardır. 31 Aralık 2026’ya kadar yurt içi B2B işlemlerde kâğıt fatura veya alıcının onayıyla sıradan PDF kullanılabilir. Düzenleyenin önceki yıl cirosu 800.000 avroyu aşmıyorsa bu imkân genel olarak 2027 sonuna kadar sürer. İlgili geçiş sona erdikten sonra kapsamdaki yurt içi B2B işlemler e-fatura gerektirir.
Brüt 250 avroya kadar küçük faturalar, ulaşım biletleri, Kleinunternehmer hizmetleri, birçok KDV’den muaf işlem ve B2C işlemleri istisnalar arasındadır.
Kamu alımlarında ayrıca federal, eyalet ve belediye kuralları geçerlidir. Federal E-Fatura Yönetmeliği 27 Kasım 2020’den beri genel bir yükümlülük getirir; 1.000 avroya kadar doğrudan siparişler istisnadır. B2G kuralları B2B geçiş süreleriyle karıştırılmamalıdır.
Doğru formatı seçme ve gönderme
- İşlemi sınıflandırın: B2B, B2G veya B2C durumunu, tarafların yerleşimini ve istisnaları belirleyin.
- Alıcının koşullarını öğrenin: Format, profil, Buyer Reference, Leitweg-ID, sipariş numarası ve iletim kanalını teyit edin.
- Güncel format üretin: Güncel XRechnung sürümü ve desteklenen XML sözdizimini ya da uygun EN-16931 uyumlu ZUGFeRD profilini kullanın.
- Zorunlu bilgileri yapılandırılmış bölüme yazın: Tam ad ve adresler, satıcının vergi numarası veya KDV kimliği, tarih, benzersiz fatura numarası, hizmet açıklaması ve tarihi, net tutarlar, KDV oranı ve tutarı ya da muafiyet açıklaması bunlara dâhildir. Somut durumda ek bilgiler gerekebilir.
- Teknik doğrulama yapın: XML şemasını, kod listelerini, EN 16931’i ve profil iş kurallarını kontrol edin.
- İçeriği ayrıca inceleyin: Teknik geçerlilik, alıcının, verginin, toplamların veya banka hesabının doğru olduğunu garanti etmez.
- Doğru kanalı kullanın: B2B’de e-posta, arayüz veya portal kullanılabilir. Kamu kurumları çoğu zaman portal ya da Peppol belirler; federal faturalar ZRE veya OZG-RE gerektirebilir.
- Yapılandırılmış aslı saklayın: Yapılandırılmış bölüm özgün ve değişmemiş biçimde tutulmalıdır. Alman KDV hukuku bakımından süre genel olarak sekiz yıldır ve fatura yılının sonunda başlar.
Kontrol listesi
- İşlem ve geçerli B2B/B2G kuralı belirlendi
- Güncel XRechnung veya ZUGFeRD sürümü seçildi
- E-faturaya uygun ZUGFeRD profili kullanıldı
- Zorunlu bilgiler yapılandırılmış bölümde eksiksiz
- Buyer Reference, Leitweg-ID ve sipariş numarası alıcıya uygun
- Vergi, toplamlar, birimler ve ödeme bilgileri kontrol edildi
- XML şema, kod listesi ve iş kurallarıyla doğrulandı
- ZUGFeRD PDF görünümü XML ile karşılaştırıldı
- Doğru kanal kullanıldı ve durum belgelendi
- Yapılandırılmış asıl değişmeden, makinece okunabilir saklandı
Yaygın hatalar
Sıradan PDF’yi e-fatura saymak: Yapılandırılmış veri içermez ve 2025’ten beri “diğer fatura”dır.
“XRechnung kamuya, ZUGFeRD B2B’ye” diye kesin kural koymak: Her iki formatın kullanım alanı daha geniştir; kabul koşullarını alıcı belirler.
MINIMUM veya BASIC WL’yi kontrolsüz kullanmak: Bu profiller Alman KDV kurallarındaki e-fatura koşullarını karşılamaz.
PDF ile XML’in çelişmesi: ZUGFeRD’de XML esas alınır; doğru görünen PDF yanlış XML’i düzeltmez.
Her e-faturada nitelikli imza aramak: Nitelikli elektronik imza, kaynağın gerçekliği ve içeriğin bütünlüğü için mümkün yöntemlerden biridir; genel bir zorunluluk değildir. Güvenilir iç kontrol izi de yeterli olabilir.
Yalnızca PDF’yi arşivlemek: Yapılandırılmış bölüm özgün biçimde saklanmalıdır. PDF’de ek vergisel bilgi varsa o da korunur.
Sık sorulan sorular
XRechnung her zaman XML midir?
Evet. UBL veya CII gibi onaylı bir XML sözdizimiyle iletilir. Sonradan üretilen PDF yalnızca görüntüdür.
Her ZUGFeRD dosyası e-fatura mıdır?
Hayır. Sürüm, profil ve gerçek uygunluk belirleyicidir. BMF, 2.0.1’den itibaren ZUGFeRD’ü genel olarak kabul eder; MINIMUM ve BASIC WL hariçtir.
B2B’de Leitweg-ID gerekir mi?
Genel olarak hayır. Leitweg-ID kamu alıcısını adreslemek içindir. B2B’de BT-10 alanında başka bir Buyer Reference kullanılabilir; alıcının şartları saklıdır.
E-fatura elektronik imza ister mi?
Her durumda istemez. Kaynak, bütünlük ve okunabilirlik güvence altına alınmalıdır; nitelikli imza seçeneklerden yalnızca biridir.
Teknik doğrulama yeterli midir?
Hayır. Format hatalarını bulur, fakat hizmetin, verginin, alıcının veya banka hesabının fiilen doğru olduğunu kanıtlamaz.
E-faturalar ne kadar saklanır?
Alman KDV hukuku bakımından genel olarak sekiz yıl. Yapılandırılmış bölüm bozulmadan, erişilebilir ve makinece okunabilir kalmalıdır.
Sonuç
XRechnung saf XML’dir; ZUGFeRD ise XML ile PDF/A-3’ü birleştirir. Güncel sürüm, uygun profil, eksiksiz zorunlu bilgiler ve alıcı koşulları birlikte karşılandığında her iki format da e-fatura gerekliliklerini yerine getirebilir. Teknik doğrulama, ayrıca içerik kontrolü ve yapılandırılmış aslın doğru arşivlenmesi en sık ret nedenlerini önler.
Sonraki adım
İlk gerçek e-faturadan önce formatı, zorunlu referansları ve kanalı alıcıyla teyit edin. Fatura, teklif ve belgeleri merkezi biçimde düzenlemek için Motorica.io’yu deneyebilirsiniz.
Kaynaklar ve inceleme tarihi
İnceleme: 14 Eylül 2026
- Almanya Maliye Bakanlığı: zorunlu e-fatura SSS
- Alman KDV Kanunu § 14
- Alman KDV Kanunu § 14b
- Federal E-Fatura Yönetmeliği
- KoSIT: XRechnung sürümleri ve paketleri
- KoSIT: XRechnung SSS
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- BMF: e-faturalar için GoBD değişikliği
Bu yazı Almanya’daki kurallara genel bakış sunar; bireysel hukuk veya vergi danışmanlığı değildir.