Електронні рахунки в Німеччині: що підготувати малому бізнесу?

Із 1 січня 2025 року в Німеччині діють нові правила щодо електронних рахунків. Важливо розрізняти отримання та виставлення: підприємства вже повинні вміти отримувати електронні рахунки, а для їх виставлення ще діють перехідні строки. Цей матеріал відображає стан на 14 вересня 2026 року й відрізняє мале підприємство від податкового статусу “Kleinunternehmer” за § 19 німецького UStG.

1. Яких рахунків стосується нове правило?

Вимога щодо електронного рахунка в німецькому законодавстві про ПДВ загалом стосується операцій між підприємцями, коли і постачальник, і покупець зареєстровані в Німеччині та існує обов’язок виставити рахунок. Тобто йдеться насамперед про внутрішні операції B2B.

Рахунки приватним споживачам не входять до цієї вимоги B2B. Якщо одна зі сторін не має місцезнаходження в Німеччині, внутрішня вимога не застосовується автоматично. Для державних замовників можуть діяти окремі правила B2G.

Сам розмір бізнесу не є вирішальним. Мала компанія може підпадати під правило, тоді як Kleinunternehmer у спеціальному німецькому податковому значенні може користуватися винятком для виставлення.

2. Які строки діють у 2026, 2027 та 2028 роках?

Графік за § 27 абз. 38 UStG:

• З 1 січня 2025 року: усі внутрішні підприємці повинні мати можливість отримувати електронні рахунки, включно з Kleinunternehmer.
• До 31 грудня 2026 року: кожен постачальник ще може використовувати паперові рахунки для внутрішніх B2B-операцій. Звичайний PDF чи інший неструктурований електронний формат можливий за згодою одержувача.
• У 2027 році: перехідне правило зберігається для постачальників, чий загальний оборот у попередньому календарному році не перевищив 800 000 євро. Для інших охоплених постачальників електронний рахунок загалом стає обов’язковим.
• З 1 січня 2028 року: охоплені внутрішні B2B-рахунки загалом мають виставлятися як електронні. Законні винятки залишаються.

Межа 800 000 євро лише відкладає початок обов’язку виставлення у 2027 році. Вона не звільняє від приймання електронних рахунків у 2025 чи 2026 році.

3. Які винятки важливі для малого бізнесу?

Не кожен рахунок треба виставляти електронно. Інша форма рахунка можлива, зокрема, для:

• послуг приватним споживачам,
• рахунків до 250 євро брутто,
• квитків, що визнаються рахунками,
• багатьох звільнених від ПДВ операцій за § 4 пункти 8–29 UStG,
• послуг, які надає Kleinunternehmer за § 19 UStG.

Виняток для Kleinunternehmer при виставленні встановлено в § 34a UStDV. Проте з 2025 року він усе одно повинен уміти отримувати електронні рахунки. Після переходу на звичайне оподаткування може виникнути й обов’язок виставлення.

4. Що є електронним рахунком, а що — ні?

За § 14 UStG електронний рахунок має структурований формат, що дозволяє електронну обробку. Звичайний PDF, скан або фото з 2025 року є лише “іншим рахунком”, а не електронним рахунком у значенні закону.

Поширені допустимі формати:

• XRechnung: структурований XML-файл без вбудованого PDF-зображення,
• ZUGFeRD: читабельний PDF із вбудованими XML-даними; відповідні профілі від версії 2.0.1 виконують вимоги, крім MINIMUM і BASIC-WL,
• інші погоджені формати, якщо обов’язкові дані ПДВ можна правильно й повністю витягти.

Технічна валідація не завжди є умовою податкового визнання, але допомагає виявити помилки формату й змісту до надсилання.

5. Налаштуйте надійне отримання

Для законної можливості отримання загалом достатньо електронної поштової скриньки. На практиці варто:

1. Створити постійну адресу, наприклад rechnung@unternehmen.de.
2. Повідомити постачальників і контролювати спам та карантин.
3. Визначити, хто перевіряє, затверджує й обліковує XML-файли.
4. Перевірити XRechnung і ZUGFeRD у переглядачі; податкова адміністрація надає переглядач ELSTER.
5. Зберігати первинний отриманий файл і пов’язувати його із замовленням, погодженням та оплатою.

Право B2B не встановлює єдиного каналу передавання. Можливі електронна пошта, інтерфейс, портал або погоджений канал. Загального обов’язку отримувати формальне підтвердження кожного електронного рахунка немає.

6. Підготуйте виставлення та основні дані

Навіть якщо у 2026 році ви користуєтеся перехідним правилом, проведіть тест. Перевірте, чи програма створює XRechnung або належний профіль ZUGFeRD і чи всі обов’язкові відомості містяться у структурованій частині. Залежно від випадку це назви й адреси, податковий номер або номер ПДВ, дата, унікальний номер рахунка, вид і час постачання, суми нетто, ставка й сума податку або посилання на звільнення.

Зафіксуйте бажані канали отримання бізнес-клієнтів. Leitweg-ID зазвичай не потрібен у звичайному B2B; він переважно стосується державних органів. Протестуйте обмін із важливими клієнтами завчасно.

7. Зберігайте рахунки вісім років

Рахунки потрібно зберігати вісім років за § 14b UStG. Строк починається наприкінці календарного року, в якому рахунок було виставлено.

Щонайменше структурована частина електронного рахунка має залишатися неушкодженою в первинній формі. Тому XRechnung не можна зберігати лише як екранне зображення або друкований PDF. У ZUGFeRD вирішальними є вбудовані структуровані дані; при розбіжностях XML загалом має перевагу над візуальною частиною. Доступ, зміни й етапи обробки мають бути простежуваними.

8. Окремо перевіряйте державний сектор і міжнародні операції

Вимога B2B щодо ПДВ не замінює правил рахунків для державних замовників. Федеральні, земельні та муніципальні органи можуть вимагати портал, Leitweg-ID, пороги й місцеві правила. Перевірте документи замовлення та E-Rechnung Bund.

Не застосовуйте автоматично внутрішню норму до міжнародних операцій. Можуть діяти інші правила ПДВ, спеціальні реквізити й вимоги іноземної держави. За потреби зверніться до податкового консультанта.

9. Практичний план на 30 днів

• Тиждень 1: з’ясуйте свій режим ПДВ чи статус Kleinunternehmer, види B2B-операцій і потрібну дату.
• Тиждень 2: налаштуйте скриньку, відповідальних осіб, переглядач і незмінне зберігання первинних файлів.
• Тиждень 3: виправте дані компанії та клієнтів, створіть тестові XRechnung і ZUGFeRD.
• Тиждень 4: перевірте файли, узгодьте процес із бухгалтерією або консультантом і протестуйте обмін із постачальником та клієнтом.

Коротко задокументуйте отримання, перевірку, виправлення, затвердження, оплату й архівування рахунків, щоб процес не залежав від однієї людини.

10. Уникайте типових помилок

• “Ми малі, тому це нас не стосується.” Мале підприємство — не те саме, що Kleinunternehmer за § 19 UStG.
• “Наш PDF уже є електронним рахунком.” Без структурованих машинозчитуваних даних це лише інший рахунок.
• “Можна чекати до 2028 року.” Отримання потрібне з 2025 року; для більших постачальників виставлення може стати обов’язковим у 2027 році.
• “Достатньо видимого PDF.” Первинну структуровану частину треба зберігати.
• “XRechnung лише для органів влади.” Його можна використовувати і в B2B; B2G має додаткові правила.
• “Програма автоматично зробить усе правильним.” Перевірка формату не замінює правильних даних компанії, послуги та податку.

Motorica підтримує створення XRechnung і ZUGFeRD та організацію даних і архіву. Класифікація конкретної операції залишається відповідальністю підприємства й, за потреби, податкового консультанта.

Джерела та фахове застереження

Основні джерела: FAQ Федерального міністерства фінансів, березень 2026, лист BMF від 15 жовтня 2025 року, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG і § 34a UStDV.

Станом на 14.09.2026. Матеріал містить загальну інформацію про німецькі правила й не є податковою або юридичною консультацією. Перевірте свій випадок і подальші зміни з кваліфікованим фахівцем або компетентним органом.